Dans de nombreuses entreprises, il y a un service qui n\u00e9gocie les prix de l\u2019acier avec les fournisseurs. Et il y a une maintenance qui, le vendredi apr\u00e8s-midi, valide la facture de quarante euros d\u2019un joint. Les deux rel\u00e8vent des achats. Mais un seul retient l\u2019attention.<\/p>\n
Cet article montre ce qui fait partie des achats indirects, pourquoi ils sont si difficiles \u00e0 piloter et quels leviers ont fait leurs preuves dans la pratique.<\/p>\n
Les achats indirects regroupent tous les biens et services dont une entreprise a besoin, mais qui n\u2019entrent pas dans le produit final. Les achats directs se procurent les mati\u00e8res premi\u00e8res et les composants pour la production. Les achats indirects se procurent tout le reste.<\/p>\n
Les cat\u00e9gories typiques sont :<\/p>\n
Dans cet article, nous nous concentrons sur la partie technique, c\u2019est-\u00e0-dire le MRO et les articles de classe C. C\u2019est l\u00e0 que le levier est g\u00e9n\u00e9ralement le plus important dans les entreprises industrielles.<\/p>\n
Une grande partie des commandes dans les achats indirects a une faible valeur. En m\u00eame temps, elle g\u00e9n\u00e8re une grande partie de toutes les op\u00e9rations de commande. Le rapport est inverse de celui des achats directs : peu d\u2019argent, beaucoup de travail.<\/p>\n
Souvent, ce ne sont pas les achats qui commandent, mais la maintenance, l\u2019atelier ou un chef d\u2019\u00e9quipe. Chacun a ses fournisseurs habituels. Personne n\u2019a de vue d\u2019ensemble.<\/p>\n
Les commandes en texte libre comme \u00ab roulement pour pompe 3 \u00bb sont pratiquement inexploitables. Celui qui ne sait pas ce qu\u2019il ach\u00e8te ne peut pas non plus le regrouper.<\/p>\n
Ce qu\u2019on appelle le tail spend, c\u2019est-\u00e0-dire les nombreuses petites d\u00e9penses aupr\u00e8s de nombreux petits fournisseurs, cro\u00eet en silence. Chaque nouveau fournisseur ponctuel est en soi inoffensif. Au total, on obtient une liste que plus personne ne peut entretenir.<\/p>\n
Dans les achats indirects, le probl\u00e8me n\u2019est pas le prix. Le probl\u00e8me, c\u2019est tout ce qui se passe autour du prix.<\/p><\/blockquote>\n
Les cat\u00e9gories et leurs leviers<\/h2>\n
Toutes les cat\u00e9gories des achats indirects ne n\u00e9cessitent pas le m\u00eame traitement. Une orientation g\u00e9n\u00e9rale :<\/p>\n
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\n \nCat\u00e9gorie<\/th>\n Probl\u00e8me typique<\/th>\n Levier efficace<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Pi\u00e8ces normalis\u00e9es, articles de classe C<\/td>\n beaucoup de petites commandes<\/td>\n catalogue, contrat-cadre, regroupement<\/td>\n<\/tr>\n \n Pi\u00e8ces de rechange propres \u00e0 un fabricant<\/td>\n beaucoup de fabricants, longues recherches<\/td>\n partenaire d\u2019approvisionnement multi-fabricants<\/td>\n<\/tr>\n \n Pi\u00e8ces en fin de vie<\/td>\n plus de source r\u00e9guli\u00e8re<\/td>\n recherche sur le march\u00e9 international, alternatives<\/td>\n<\/tr>\n \n Consommables d\u2019exploitation<\/td>\n prix fluctuants<\/td>\n contrat-cadre avec clause d\u2019indexation<\/td>\n<\/tr>\n \n Protection au travail<\/td>\n multitude de mod\u00e8les<\/td>\n standardiser l\u2019assortiment<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n Les co\u00fbts cach\u00e9s : un exemple de calcul<\/h2>\n
Prenons une seule commande portant sur une pi\u00e8ce de rechange de faible valeur. Le d\u00e9roulement est presque toujours le m\u00eame :<\/p>\n
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- Identifier le besoin et la pi\u00e8ce<\/li>\n
- Chercher des fournisseurs et demander une offre<\/li>\n
- Examiner l\u2019offre et valider la commande<\/li>\n
- Cr\u00e9er et envoyer la commande<\/li>\n
- Suivre la date de livraison<\/li>\n
- Enregistrer la r\u00e9ception des marchandises<\/li>\n
- Contr\u00f4ler et payer la facture<\/li>\n<\/ol>\n
Chacune de ces \u00e9tapes co\u00fbte du temps de travail. Si vous ne comptez que quinze minutes par \u00e9tape, vous arrivez \u00e0 pr\u00e8s de deux heures. Faites le calcul avec votre taux horaire interne. Avec beaucoup de petites commandes, les co\u00fbts de processus d\u00e9passent rapidement la valeur de la marchandise. Ce calcul est un exemple simplifi\u00e9. Vos propres valeurs peuvent \u00eatre plus \u00e9lev\u00e9es ou plus basses. Le principe reste le m\u00eame.<\/p>\n
Cinq leviers dans les achats indirects<\/h2>\n
1. Cr\u00e9er de la transparence<\/h3>\n
Analysez les commandes de l\u2019ann\u00e9e \u00e9coul\u00e9e. Combien de fournisseurs y a-t-il ? Combien de commandes en dessous d\u2019un certain montant ? Quelles cat\u00e9gories dominent ? Ces seuls chiffres changent souvent la discussion.<\/p>\n
2. Regrouper les fournisseurs<\/h3>\n
Moins il y a de fournisseurs, moins il y a de donn\u00e9es de base, de commandes et de factures. Cela ne signifie pas forc\u00e9ment que vous n\u2019aurez plus qu\u2019un seul fournisseur. Mais pour chaque cat\u00e9gorie, il devrait y avoir un premier choix clair.<\/p>\n
3. Catalogues et contrats-cadres<\/h3>\n
Les besoins r\u00e9currents ont leur place dans des contrats-cadres \u00e0 conditions fixes. Cela \u00e9vite le tour d\u2019appel d\u2019offres \u00e0 chaque commande.<\/p>\n
4. Am\u00e9liorer les donn\u00e9es de base<\/h3>\n
Le fabricant, la r\u00e9f\u00e9rence et la d\u00e9signation doivent \u00eatre correctement enregistr\u00e9s pour chaque article r\u00e9current. Cela acc\u00e9l\u00e8re les demandes et permet les analyses.<\/p>\n
5. Externaliser le complexe<\/h3>\n
Tout ne peut pas entrer dans un catalogue. Les pi\u00e8ces de rechange rares, les pi\u00e8ces de nombreux fabricants ou les besoins d\u2019usines \u00e0 l\u2019\u00e9tranger sont des cas typiques dans lesquels un partenaire d\u2019approvisionnement externe prend en charge les processus. Vous faites une demande. Le partenaire cherche, compare, contr\u00f4le et livre.<\/p>\n
Sc\u00e9nario typique : la cl\u00f4ture mensuelle<\/h2>\n
En fin de mois, les factures s\u2019empilent \u00e0 la comptabilit\u00e9. Beaucoup proviennent de fournisseurs qui ne livrent qu\u2019une fois par an. Pour chacun, il a fallu cr\u00e9er un compte fournisseur, v\u00e9rifier les coordonn\u00e9es bancaires et rapprocher la facture de la commande et de la r\u00e9ception des marchandises. Sur un document, le num\u00e9ro de commande manque, sur un autre la quantit\u00e9 ne correspond pas. La clarification s\u2019\u00e9tire sur plusieurs jours. La valeur totale de toutes ces factures est inf\u00e9rieure au salaire de la personne qui les traite.<\/p>\n
Presque toutes les entreprises industrielles connaissent ce genre de sc\u00e9nario. Il montre que les co\u00fbts des achats indirects ne naissent pas seulement aux achats eux-m\u00eames, mais dans toute la cha\u00eene de processus jusqu\u2019\u00e0 la comptabilit\u00e9.<\/p>\n
Des indicateurs qui disent vraiment quelque chose<\/h2>\n
Pour piloter les achats indirects, vous n\u2019avez pas besoin d\u2019un logiciel complexe. Quelques indicateurs simples suffisent pour commencer :<\/p>\n
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- Nombre de fournisseurs actifs<\/strong> dans le domaine indirect, par cat\u00e9gorie<\/li>\n
- Part des commandes<\/strong> inf\u00e9rieures \u00e0 un petit montant que vous fixez vous-m\u00eame<\/li>\n
- Part des commandes en texte libre<\/strong> sans num\u00e9ro d\u2019article<\/li>\n
- D\u00e9lai de traitement<\/strong> entre l\u2019expression du besoin et la commande<\/li>\n
- Part des commandes urgentes<\/strong>pass\u00e9es en dehors du processus normal<\/li>\n<\/ul>\n
Mesurez ces valeurs une premi\u00e8re fois comme point de d\u00e9part, puis \u00e0 intervalles fixes. L\u2019\u00e9volution est plus parlante que n\u2019importe quelle valeur isol\u00e9e.<\/p>\n
Outils num\u00e9riques : ce qui aide et ce qui n\u2019aide pas<\/h2>\n
Les plateformes d\u2019achat, les catalogues \u00e9lectroniques et les validations automatis\u00e9es peuvent nettement simplifier les achats indirects. Mais ils n\u2019aident que pour les besoins standardisables. Pour la pi\u00e8ce de rechange rare d\u2019une vieille machine, il n\u2019existe pas de catalogue. Il faut des personnes capables d\u2019identifier les pi\u00e8ces, de conna\u00eetre les fournisseurs et d\u2019\u00e9valuer les alternatives. Un plan r\u00e9aliste distingue donc clairement ce qui est num\u00e9ris\u00e9 de ce qui est externalis\u00e9 ou trait\u00e9 au cas par cas.<\/p>\n
Par o\u00f9 commencer ? Une entr\u00e9e en mati\u00e8re pragmatique<\/h2>\n
De nombreux projets d\u2019achats indirects \u00e9chouent parce qu\u2019ils d\u00e9marrent trop grand. Une approche pragmatique : prenez une seule cat\u00e9gorie, par exemple les pi\u00e8ces de rechange d\u2019un groupe d\u2019installations donn\u00e9. Recensez pendant trois mois qui commande quoi aupr\u00e8s de qui. D\u00e9cidez ensuite si cette cat\u00e9gorie doit \u00eatre regroup\u00e9e, catalogu\u00e9e ou externalis\u00e9e. L\u2019exp\u00e9rience de cette premi\u00e8re \u00e9tape porte le projet suivant. Et elle fournit les arguments dont vous avez besoin pour convaincre la direction de l\u2019usine.<\/p>\n
Qui doit \u00eatre autour de la table ?<\/h2>\n
Les achats indirects ne fonctionnent que si les achats et la technique travaillent ensemble. Les achats apportent la m\u00e9thode, les contrats et la connaissance des fournisseurs. La maintenance apporte la compr\u00e9hension technique et sait quelles pi\u00e8ces sont vraiment critiques.<\/p>\n
Une erreur fr\u00e9quente consiste \u00e0 contourner la maintenance par souci d\u2019efficacit\u00e9. Les prix baissent alors, mais les risques de panne augmentent. La meilleure voie : des r\u00e8gles communes d\u00e9finissant quelles commandes suivent un circuit standard et lesquelles n\u00e9cessitent un contr\u00f4le technique.<\/p>\n
L\u00e0 o\u00f9 un partenaire d\u2019approvisionnement aide<\/h2>\n
KTB Europe est actif depuis 1976 comme partenaire d\u2019approvisionnement pour des clients industriels. Nous achetons pour la maintenance et les achats, de la petite vis au gros composant, aupr\u00e8s de tous les fabricants et \u00e0 l\u2019international. Pour les entreprises qui veulent all\u00e9ger leurs achats indirects, nous prenons en charge les demandes, la recherche de fournisseurs et le contr\u00f4le de la marchandise.<\/p>\n
Vous trouverez plus d\u2019informations sur ce mod\u00e8le sur notre page consacr\u00e9e \u00e0 l\u2019 externalisation des achats<\/a>. La mani\u00e8re dont nous r\u00e9duisons les co\u00fbts gr\u00e2ce aux strat\u00e9gies d\u2019achat est d\u00e9crite sur notre page sur l\u2019 optimisation des co\u00fbts<\/a>.<\/p>\n
Conclusion<\/h2>\n
Les achats indirects ne sont pas un sujet secondaire. C\u2019est un domaine o\u00f9 de nombreuses petites d\u00e9cisions g\u00e9n\u00e8rent, cumul\u00e9es, des co\u00fbts importants. Celui qui cr\u00e9e de la transparence, regroupe ses fournisseurs et externalise de mani\u00e8re cibl\u00e9e les cas complexes r\u00e9duit ses co\u00fbts. Et g\u00e9n\u00e9ralement aussi les tracas du quotidien.<\/p>\n