In molte aziende c\u2019\u00e8 un reparto che negozia con i fornitori i prezzi dell\u2019acciaio. E c\u2019\u00e8 una manutenzione che il venerd\u00ec pomeriggio approva la fattura da quaranta euro per una guarnizione. Entrambi sono acquisti. Ma solo uno riceve attenzione.<\/p>\n
Questo articolo mostra che cosa rientra negli acquisti indiretti, perch\u00e9 sono cos\u00ec difficili da gestire e quali leve si sono dimostrate efficaci nella pratica.<\/p>\n
Gli acquisti indiretti comprendono tutti i beni e servizi di cui un\u2019azienda ha bisogno, ma che non entrano nel prodotto finito. Gli acquisti diretti reperiscono materie prime e componenti per la produzione. Gli acquisti indiretti reperiscono tutto il resto.<\/p>\n
Le categorie tipiche sono:<\/p>\n
In questo articolo ci concentriamo sulla parte tecnica, cio\u00e8 MRO e parti C. \u00c8 l\u00ec che nelle aziende industriali la leva \u00e8 di solito particolarmente grande.<\/p>\n
Gran parte degli ordini negli acquisti indiretti ha un valore modesto. Allo stesso tempo genera gran parte di tutte le pratiche d\u2019ordine. Il rapporto \u00e8 l\u2019inverso rispetto agli acquisti diretti: poco denaro, molto lavoro.<\/p>\n
Spesso non ordina l\u2019ufficio acquisti, ma la manutenzione, l\u2019officina o un capoturno. Ognuno ha i propri fornitori di fiducia. Nessuno ha la visione d\u2019insieme.<\/p>\n
Ordini a testo libero come \u201ccuscinetto per pompa 3\u201d sono quasi impossibili da analizzare. Chi non sa che cosa acquista non pu\u00f2 nemmeno raggrupparlo.<\/p>\n
Il cosiddetto tail spend, cio\u00e8 le tante piccole spese presso tanti piccoli fornitori, cresce in silenzio. Ogni nuovo fornitore occasionale, preso da solo, \u00e8 innocuo. Nel complesso nasce un elenco che nessuno riesce pi\u00f9 a gestire.<\/p>\n
Negli acquisti indiretti il problema non \u00e8 il prezzo. Il problema \u00e8 tutto ci\u00f2 che succede intorno al prezzo.<\/p><\/blockquote>\n
Categorie e relative leve<\/h2>\n
Non ogni categoria degli acquisti indiretti richiede lo stesso trattamento. Un orientamento di massima:<\/p>\n
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\n \nCategoria<\/th>\n Problema tipico<\/th>\n Leva efficace<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Parti normalizzate, parti C<\/td>\n molti piccoli ordini<\/td>\n catalogo, contratto quadro, raggruppamento<\/td>\n<\/tr>\n \n Ricambi specifici del produttore<\/td>\n molti produttori, lunghe ricerche<\/td>\n partner di approvvigionamento multimarca<\/td>\n<\/tr>\n \n Componenti fuori produzione<\/td>\n nessuna fonte regolare<\/td>\n ricerca sul mercato internazionale, alternative<\/td>\n<\/tr>\n \n Materiali di consumo<\/td>\n prezzi variabili<\/td>\n contratto quadro con clausola di adeguamento prezzi<\/td>\n<\/tr>\n \n Sicurezza sul lavoro<\/td>\n grande variet\u00e0 di modelli<\/td>\n standardizzare l\u2019assortimento<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n I costi nascosti: un calcolo di esempio<\/h2>\n
Prendiamo un singolo ordine per un ricambio di modesto valore. Il processo \u00e8 quasi sempre lo stesso:<\/p>\n
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- riconoscere il fabbisogno e identificare il componente<\/li>\n
- cercare fornitori e chiedere un\u2019offerta<\/li>\n
- verificare l\u2019offerta e approvare l\u2019ordine<\/li>\n
- creare e inviare l\u2019ordine<\/li>\n
- monitorare la data di consegna<\/li>\n
- registrare il ricevimento merci<\/li>\n
- verificare e pagare la fattura<\/li>\n<\/ol>\n
Ognuno di questi passaggi costa tempo di lavoro. Se calcola solo quindici minuti per passaggio, arriva a quasi due ore. Faccia il conto con la Sua tariffa oraria interna. Con molti piccoli ordini i costi di processo superano rapidamente il valore della merce. Questo calcolo \u00e8 un esempio semplificato. I Suoi valori possono essere pi\u00f9 alti o pi\u00f9 bassi. Il principio resta.<\/p>\n
Cinque leve negli acquisti indiretti<\/h2>\n
1. Creare trasparenza<\/h3>\n
Analizzi gli ordini dell\u2019ultimo anno. Quanti fornitori ci sono? Quanti ordini sotto un determinato importo? Quali categorie dominano? Gi\u00e0 questi numeri spesso cambiano la discussione.<\/p>\n
2. Consolidare i fornitori<\/h3>\n
Meno fornitori significano meno anagrafiche, ordini e fatture. Non vuol dire che debba avere un solo fornitore. Ma per ogni categoria dovrebbe esserci una chiara prima scelta.<\/p>\n
3. Cataloghi e contratti quadro<\/h3>\n
Il fabbisogno ricorrente va gestito con contratti quadro a condizioni fisse. Cos\u00ec si risparmia il giro di offerte a ogni ordine.<\/p>\n
4. Migliorare l\u2019anagrafica articoli<\/h3>\n
Produttore, codice e descrizione dovrebbero essere registrati correttamente per ogni articolo ricorrente. Questo accelera le richieste e rende possibili le analisi.<\/p>\n
5. Esternalizzare ci\u00f2 che \u00e8 complesso<\/h3>\n
Non tutto si pu\u00f2 far rientrare in un catalogo. Ricambi rari, componenti di molti produttori o fabbisogni di stabilimenti all\u2019estero sono casi tipici in cui un partner di approvvigionamento esterno si fa carico dei processi. Lei invia una richiesta. Il partner cerca, confronta, controlla e consegna.<\/p>\n
Scenario tipico: la chiusura mensile<\/h2>\n
A fine mese in contabilit\u00e0 si accumulano le fatture. Molte provengono da fornitori che consegnano una sola volta l\u2019anno. Per ognuno \u00e8 stato necessario creare un\u2019anagrafica fornitore, verificare le coordinate bancarie e riconciliare la fattura con ordine e ricevimento merci. Su un documento manca il numero d\u2019ordine, su un altro la quantit\u00e0 non corrisponde. Il chiarimento si trascina per giorni. Il valore della merce di tutte queste fatture messe insieme \u00e8 inferiore allo stipendio della persona che le elabora.<\/p>\n
Scenari simili li conosce quasi ogni azienda industriale. Mostrano che i costi degli acquisti indiretti non nascono solo nell\u2019ufficio acquisti, ma nell\u2019intera catena di processo fino alla contabilit\u00e0.<\/p>\n
Indicatori che dicono davvero qualcosa<\/h2>\n
Per gestire gli acquisti indiretti non serve un software complesso. Per iniziare bastano pochi semplici indicatori:<\/p>\n
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- numero di fornitori attivi<\/strong> nell\u2019area indiretta, per categoria<\/li>\n
- quota di ordini<\/strong> sotto una soglia di piccolo importo scelta da Lei<\/li>\n
- quota di ordini a testo libero<\/strong> senza codice articolo<\/li>\n
- tempo di attraversamento<\/strong> dalla segnalazione del fabbisogno all\u2019ordine<\/li>\n
- quota di ordini urgenti<\/strong>gestiti al di fuori del processo normale<\/li>\n<\/ul>\n
Misuri questi valori una prima volta come punto di partenza e poi a intervalli regolari. L\u2019andamento \u00e8 pi\u00f9 significativo di qualsiasi valore singolo.<\/p>\n
Strumenti digitali: che cosa aiuta e che cosa no<\/h2>\n
Piattaforme di acquisto, cataloghi elettronici e approvazioni automatizzate possono semplificare notevolmente gli acquisti indiretti. Aiutano per\u00f2 solo con fabbisogni standardizzabili. Per il ricambio raro di una vecchia macchina non esiste un catalogo. Qui servono persone in grado di identificare i componenti, conoscere i fornitori e valutare le alternative. Un piano realistico distingue quindi chiaramente tra ci\u00f2 che viene digitalizzato e ci\u00f2 che viene esternalizzato o gestito caso per caso.<\/p>\n
Da dove iniziare? Un approccio pragmatico<\/h2>\n
Molti progetti negli acquisti indiretti falliscono perch\u00e9 partono troppo in grande. Una strada pragmatica: prenda una singola categoria, ad esempio i ricambi per un determinato gruppo di impianti. Per tre mesi registri chi ordina che cosa e da chi. Poi decida se questa categoria va raggruppata, inserita a catalogo o esternalizzata. L\u2019esperienza di questo primo passo sostiene il progetto successivo. E fornisce gli argomenti necessari per convincere la direzione di stabilimento.<\/p>\n
Chi deve sedere al tavolo?<\/h2>\n
Gli acquisti indiretti funzionano solo se acquisti e area tecnica collaborano. Gli acquisti portano metodo, contratti e conoscenza dei fornitori. La manutenzione porta la competenza tecnica e sa quali componenti sono davvero critici.<\/p>\n
Un errore frequente \u00e8 scavalcare la manutenzione per motivi di efficienza. I prezzi scendono, s\u00ec, ma i rischi di guasto aumentano. La strada migliore: regole comuni su quali ordini seguono un percorso standard e quali richiedono una verifica tecnica.<\/p>\n
Dove aiuta un partner di approvvigionamento<\/h2>\n
Dal 1976 KTB Europe opera come partner di approvvigionamento per clienti industriali. Acquistiamo per manutenzione e ufficio acquisti dalla piccola vite al grande componente, presso pi\u00f9 produttori e a livello internazionale. Per le aziende che vogliono alleggerire i propri acquisti indiretti ci occupiamo di richieste, ricerca dei fornitori e controllo della merce.<\/p>\n
Maggiori dettagli sul modello nella nostra pagina dedicata all\u2019 outsourcing degli acquisti<\/a>. Come riduciamo i costi attraverso strategie di approvvigionamento lo descrive la nostra pagina sull\u2019 ottimizzazione dei costi<\/a>.<\/p>\n
Conclusione<\/h2>\n
Gli acquisti indiretti non sono un tema secondario. Sono un luogo in cui tante piccole decisioni generano nel complesso costi elevati. Chi crea trasparenza, consolida i fornitori ed esternalizza in modo mirato i casi complessi riduce i costi. E di solito anche le seccature quotidiane.<\/p>\n