Kurz erklärt
Die Wareneingangskontrolle prüft gelieferte Ware auf Menge, Identität, äußere Schäden, Dokumente und vereinbarte Qualitätsmerkmale.
Inhalt
Was ist Wareneingangskontrolle?
Die Prüfung im Wareneingang besteht meist aus zwei Stufen. Zuerst wird die Lieferung mit Lieferschein und Bestellung abgeglichen: Stimmen Anzahl der Packstücke, Artikel, Mengen und Kennzeichnung, ist die Verpackung unbeschädigt? Danach folgt bei Bedarf die qualitative Prüfung, etwa Sichtprüfung, Maßkontrolle, Funktionstest oder der Abgleich mit Prüfbescheinigungen und Zeichnungen. Umfang und Stichproben werden häufig in Prüfplänen festgelegt.
Rechtlich ist die Wareneingangskontrolle beim beiderseitigen Handelskauf bedeutsam. Nach § 377 HGB muss der Käufer die Ware unverzüglich nach Ablieferung untersuchen und erkennbare Mängel unverzüglich rügen; versäumt er das, gilt die Ware hinsichtlich dieser Mängel als genehmigt. Abweichende Regelungen in Qualitätssicherungsvereinbarungen sind möglich.
Bei Ersatzteilen kommt die Identitätsprüfung hinzu: Entspricht das gelieferte Teil exakt der bestellten Ausführung, einschließlich Herstellerteilenummer, Revisionsstand und Kennzeichnung? Ergebnisse der Prüfung fließen idealerweise in die Lieferantenbewertung ein.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
Für kritische Ersatzteile lohnt eine dokumentierte Prüfung mit Fotos von Typenschild und Verpackung. Abweichungen lassen sich so schnell klären, bevor das Teil eingebaut oder eingelagert wird.
Synonyme und Abkürzungen: Wareneingangsprüfung · Eingangskontrolle · Incoming Inspection · Goods Receipt Inspection
Häufige Fragen
Wie schnell müssen Mängel nach dem Wareneingang gerügt werden?
Beim beiderseitigen Handelskauf verlangt das Handelsgesetzbuch eine unverzügliche Untersuchung und Rüge; eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. Was im Einzelfall als unverzüglich gilt, hängt von Ware und Umständen ab, und Qualitätssicherungsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel sollte die Rechtsabteilung einbezogen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Wareneingangskontrolle und Qualitätsprüfung?
Die Wareneingangskontrolle ist ein bestimmter Zeitpunkt im Ablauf, nämlich die Prüfung direkt nach Anlieferung beim Kunden. Die Qualitätsprüfung ist der Oberbegriff für alle Prüfungen gegen eine Spezifikation, unabhängig davon, wo sie stattfinden. Eine Wareneingangskontrolle kann also eine Qualitätsprüfung enthalten, beschränkt sich in vielen Fällen aber auf Menge, Identität, Zustand und Dokumente.
Wie dokumentiert man eine Wareneingangskontrolle sinnvoll?
Ein Prüfprotokoll sollte mindestens Datum, prüfende Person, Bestell- und Lieferscheinnummer, geprüfte Merkmale, Befund und Entscheidung enthalten. Fotos von Verpackung, Typenschild und Auffälligkeiten erleichtern spätere Reklamationen. Ware mit Abweichungen wird gekennzeichnet und gesperrt, bis über Annahme, Nacharbeit oder Rücksendung entschieden ist.