In vielen Unternehmen gibt es eine Abteilung, die mit Lieferanten über Stahlpreise verhandelt. Und es gibt eine Instandhaltung, die am Freitagnachmittag die Rechnung über vierzig Euro für eine Dichtung freigibt. Beides ist Einkauf. Aber nur eines bekommt Aufmerksamkeit.
Dieser Beitrag zeigt, was zum indirekten Einkauf gehört, warum er so schwer zu steuern ist und welche Hebel sich in der Praxis bewährt haben.
Was ist indirekter Einkauf?
Der indirekte Einkauf umfasst alle Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen braucht, die aber nicht in das Endprodukt eingehen. Der direkte Einkauf beschafft Rohstoffe und Bauteile für die Produktion. Der indirekte Einkauf beschafft alles andere.
Typische Kategorien sind:
- MRO: Ersatz- und Verschleißteile, Instandhaltungsmaterial, Werkzeuge
- C-Teile: Normteile, Befestigungsmaterial, Kleinteile mit geringem Wert
- Betriebsstoffe: Schmierstoffe, Reinigungsmittel, Gase
- Arbeitsschutz: Schutzkleidung, Handschuhe, Brillen
- Dienstleistungen: Wartungsverträge, Reinigung, Facility Management, IT
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf den technischen Teil, also MRO und C-Teile. Dort ist der Hebel in Industrieunternehmen meist besonders groß.
Warum der indirekte Einkauf so oft untergeht
Kleine Beträge, viele Vorgänge
Ein großer Teil der Bestellungen im indirekten Einkauf hat einen geringen Wert. Gleichzeitig verursacht er einen großen Teil aller Bestellvorgänge. Das Verhältnis ist umgekehrt zum Direkteinkauf: wenig Geld, viel Arbeit.
Verstreute Verantwortung
Oft bestellt nicht der Einkauf, sondern die Instandhaltung, die Werkstatt oder ein Schichtleiter. Jeder hat seine bewährten Lieferanten. Niemand hat den Überblick.
Schlechte Daten
Freitextbestellungen wie „Lager für Pumpe 3“ lassen sich kaum auswerten. Wer nicht weiß, was er kauft, kann es auch nicht bündeln.
Long Tail
Der sogenannte Tail Spend, also die vielen kleinen Ausgaben bei vielen kleinen Lieferanten, wächst still. Jeder neue Einzellieferant ist für sich harmlos. In der Summe entsteht eine Liste, die niemand mehr pflegen kann.
Im indirekten Einkauf ist nicht der Preis das Problem. Das Problem ist alles, was um den Preis herum passiert.
Kategorien und ihre Hebel
Nicht jede Kategorie im indirekten Einkauf braucht dieselbe Behandlung. Eine grobe Orientierung:
| Kategorie | Typisches Problem | Wirksamer Hebel |
|---|---|---|
| Normteile, C-Teile | viele Kleinbestellungen | Katalog, Rahmenvertrag, Bündelung |
| Herstellerspezifische Ersatzteile | viele Hersteller, lange Suche | herstellerübergreifender Beschaffungspartner |
| Abgekündigte Teile | keine reguläre Quelle mehr | internationale Marktsuche, Alternativen |
| Betriebsstoffe | schwankende Preise | Rahmenvertrag mit Preisgleitklausel |
| Arbeitsschutz | Vielfalt an Modellen | Sortiment standardisieren |
Die versteckten Kosten: eine Beispielrechnung
Nehmen wir eine einzelne Bestellung über ein Ersatzteil mit geringem Warenwert. Der Ablauf ist fast immer derselbe:
- Bedarf erkennen und Teil identifizieren
- Lieferanten suchen und Angebot anfordern
- Angebot prüfen und Bestellung freigeben
- Bestellung anlegen und versenden
- Liefertermin nachverfolgen
- Wareneingang buchen
- Rechnung prüfen und bezahlen
Jeder dieser Schritte kostet Arbeitszeit. Wenn Sie nur fünfzehn Minuten pro Schritt ansetzen, kommen Sie auf fast zwei Stunden. Rechnen Sie das mit Ihrem internen Stundensatz durch. Bei vielen Kleinbestellungen übersteigen die Prozesskosten schnell den Wert der Ware. Diese Rechnung ist ein vereinfachtes Beispiel. Ihre eigenen Werte können höher oder niedriger liegen. Das Prinzip bleibt.
Fünf Hebel im indirekten Einkauf
1. Transparenz schaffen
Werten Sie die Bestellungen des letzten Jahres aus. Wie viele Lieferanten gibt es? Wie viele Bestellungen unter einem bestimmten Betrag? Welche Kategorien dominieren? Schon diese Zahlen verändern oft die Diskussion.
2. Lieferanten bündeln
Je weniger Lieferanten, desto weniger Stammdaten, Bestellungen und Rechnungen. Das muss nicht heißen, dass Sie nur noch einen Lieferanten haben. Aber für jede Kategorie sollte es eine klare erste Wahl geben.
3. Kataloge und Rahmenverträge
Wiederkehrender Bedarf gehört in Rahmenverträge mit festen Konditionen. Das spart die Angebotsrunde bei jeder Bestellung.
4. Stammdaten verbessern
Hersteller, Teilenummer und Bezeichnung sollten für jeden wiederkehrenden Artikel sauber hinterlegt sein. Das beschleunigt Anfragen und ermöglicht Auswertungen.
5. Komplexes auslagern
Nicht alles lässt sich in Kataloge pressen. Seltene Ersatzteile, Teile vieler Hersteller oder Bedarf für Werke im Ausland sind typische Fälle, in denen ein externer Beschaffungspartner Prozesse übernimmt. Sie stellen eine Anfrage. Der Partner sucht, vergleicht, prüft und liefert.
Typisches Szenario: der Monatsabschluss
Am Monatsende stapeln sich in der Buchhaltung die Rechnungen. Viele davon stammen von Lieferanten, die nur einmal im Jahr liefern. Für jeden musste ein Kreditor angelegt, die Bankverbindung geprüft und die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen werden. Auf einem Beleg fehlt die Bestellnummer, auf einem anderen stimmt die Menge nicht. Die Klärung zieht sich über Tage. Der Warenwert all dieser Rechnungen zusammen ist geringer als das Gehalt der Person, die sie bearbeitet.
Solche Szenarien kennt fast jedes Industrieunternehmen. Sie zeigen, dass die Kosten im indirekten Einkauf nicht nur im Einkauf selbst entstehen, sondern in der gesamten Prozesskette bis zur Buchhaltung.
Kennzahlen, die wirklich etwas sagen
Um den indirekten Einkauf zu steuern, brauchen Sie keine komplexe Software. Ein paar einfache Kennzahlen reichen für den Anfang:
- Anzahl aktiver Lieferanten im indirekten Bereich, nach Kategorie
- Anteil der Bestellungen unter einem selbst gewählten Kleinbetrag
- Anteil der Freitextbestellungen ohne Artikelnummer
- Durchlaufzeit von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung
- Anteil der Eilbestellungen, die außerhalb des normalen Prozesses laufen
Messen Sie diese Werte einmal als Ausgangspunkt und dann in festen Abständen. Die Entwicklung ist aussagekräftiger als jeder Einzelwert.
Digitale Werkzeuge: was hilft und was nicht
Einkaufsplattformen, elektronische Kataloge und automatisierte Freigaben können den indirekten Einkauf deutlich vereinfachen. Sie helfen aber nur bei Bedarf, der sich standardisieren lässt. Für das seltene Ersatzteil einer alten Maschine gibt es keinen Katalog. Hier braucht es Menschen, die Teile identifizieren, Lieferanten kennen und Alternativen bewerten können. Ein realistischer Plan trennt deshalb klar zwischen dem, was digitalisiert, und dem, was ausgelagert oder individuell bearbeitet wird.
Wo anfangen? Ein pragmatischer Einstieg
Viele Projekte im indirekten Einkauf scheitern, weil sie zu groß beginnen. Ein pragmatischer Weg: Nehmen Sie eine einzelne Kategorie, etwa Ersatzteile für eine bestimmte Anlagengruppe. Erfassen Sie drei Monate lang, wer was bei wem bestellt. Dann entscheiden Sie, ob diese Kategorie gebündelt, katalogisiert oder ausgelagert wird. Die Erfahrung aus diesem ersten Schritt trägt das nächste Projekt. Und sie liefert die Argumente, die Sie brauchen, um die Werksleitung zu überzeugen.
Wer gehört an den Tisch?
Indirekter Einkauf funktioniert nur, wenn Einkauf und Technik zusammenarbeiten. Der Einkauf bringt Methodik, Verträge und Lieferantenwissen. Die Instandhaltung bringt das technische Verständnis und weiß, welche Teile wirklich kritisch sind.
Ein häufiger Fehler ist es, die Instandhaltung aus Effizienzgründen zu übergehen. Dann sinken zwar die Preise, aber die Ausfallrisiken steigen. Der bessere Weg: gemeinsame Regeln, welche Bestellungen standardisiert laufen und welche technische Prüfung brauchen.
Wo ein Beschaffungspartner hilft
KTB Europe ist seit 1976 als Beschaffungspartner für Industriekunden tätig. Wir beschaffen für Instandhaltung und Einkauf von der kleinen Schraube bis zur großen Komponente, herstellerübergreifend und international. Für Unternehmen, die ihren indirekten Einkauf entlasten wollen, übernehmen wir Anfragen, Lieferantensuche und Prüfung der Ware.
Mehr zum Modell finden Sie auf unserer Seite zum Beschaffungs-Outsourcing. Wie wir Kosten über Beschaffungsstrategien senken, beschreibt unsere Seite zur Kostenoptimierung.
Fazit
Der indirekte Einkauf ist kein Nebenschauplatz. Er ist ein Ort, an dem viele kleine Entscheidungen in Summe große Kosten verursachen. Wer Transparenz schafft, Lieferanten bündelt und komplexe Fälle gezielt auslagert, senkt die Kosten. Und meist auch den Ärger im Alltag.
Sie möchten wissen, welche Teile Ihres indirekten Einkaufs sich auslagern lassen? Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Was versteht man unter indirektem Einkauf?
Indirekter Einkauf umfasst alle Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen Betrieb braucht, die aber nicht in das verkaufte Produkt eingehen. Dazu gehören MRO-Teile, C-Teile, Betriebsstoffe, Arbeitsschutz, Werkzeuge sowie Dienstleistungen wie Wartung oder Reinigung. Der direkte Einkauf beschafft dagegen Rohstoffe und Bauteile für die Produktion.
Was ist der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf?
Der direkte Einkauf beschafft Material, das Teil des Endprodukts wird, und ist meist gut planbar. Der indirekte Einkauf beschafft Material und Leistungen für den Betrieb. Er hat viele Artikel, viele Lieferanten, kleine Bestellwerte und oft unplanbaren Bedarf. Deshalb liegen die Hebel dort eher bei Prozesskosten als bei Stückpreisen.
Was ist Tail Spend?
Tail Spend bezeichnet die vielen kleinen Ausgaben bei vielen Lieferanten, die zusammen nur einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens ausmachen. Sie verursachen aber einen großen Teil der Bestellvorgänge und Rechnungen. Tail Spend entsteht meist unbemerkt, weil einzelne Bestellungen harmlos wirken. Bündelung und klare Lieferantenvorgaben helfen, ihn zu steuern.
Wie lassen sich Kosten im indirekten Einkauf senken?
Die wirksamsten Hebel sind Transparenz über Lieferanten und Bestellungen, das Bündeln von Bedarfen bei weniger Lieferanten, Rahmenverträge für wiederkehrende Artikel und saubere Stammdaten. Komplexe Einzelfälle wie seltene Ersatzteile oder Teile für ausländische Werke können an einen Beschaffungspartner ausgelagert werden, der Suche, Vergleich und Prüfung übernimmt.