Kurz erklärt
Tail Spend Management steuert den Teil der Einkaufsausgaben, der sich auf viele kleine, unregelmäßige Bestellungen bei zahlreichen Lieferanten verteilt.
Inhalt
Was ist Tail Spend Management?
Als Tail Spend bezeichnet man den langen Ausläufer der Ausgabenverteilung: Einem großen Anteil der Lieferanten und Bestellungen steht nur ein kleiner Anteil des Einkaufsvolumens gegenüber. Typisch sind Einmalkäufe, Kleinbestellungen ohne Vertrag, Bestellungen an Gelegenheitslieferanten und Bedarfe außerhalb der etablierten Kataloge. Viele dieser Vorgänge laufen am strategischen Einkauf vorbei.
Das Problem liegt weniger im Volumen als in den Prozesskosten und der fehlenden Transparenz. Jede Bestellung erzeugt Aufwand für Anfrage, Freigabe, Kreditoranlage, Wareneingang und Rechnungsprüfung, unabhängig vom Bestellwert. Hinzu kommen Compliance-Risiken, wenn Lieferanten nicht geprüft sind.
Tail Spend Management setzt auf Analyse, Bündelung und vereinfachte Prozesse: Kataloge für Standardbedarf, Rahmenverträge, Einkaufskarten, die Bündelung bei wenigen Partnern oder die Auslagerung an einen Dienstleister, der viele Einzelbedarfe übernimmt. Voraussetzung ist Transparenz: Erst eine bereinigte Auswertung der Kreditoren und Bestellungen zeigt, welche Bedarfe sich bündeln lassen und welche Einzelfälle bleiben.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
In Produktionsbetrieben besteht ein großer Teil des Tail Spend aus Ersatz- und Verschleißteilen verschiedenster Hersteller. Eine Bündelung lohnt sich besonders dort, wo Instandhalter bisher selbst bei vielen Händlern einzeln bestellen.
Synonyme und Abkürzungen: Tail Spend · Long Tail Spend · Kleinbedarfsmanagement
Häufige Fragen
Wie erkennt man Tail Spend im eigenen Unternehmen?
Den Ausgangspunkt bildet eine Auswertung aller Kreditoren und Bestellungen nach Volumen. Sortiert man die Lieferanten absteigend nach Umsatz, zeigt sich meist ein langer Ausläufer vieler Lieferanten mit jeweils geringen Beträgen. Hinweise sind außerdem Einmallieferanten, Bestellungen ohne Vertrag oder Katalog und Rechnungen ohne vorherige Bestellung. Eine Bereinigung doppelter Lieferantenstammdaten macht das Bild deutlich aussagekräftiger.
Warum verursacht Tail Spend hohe Kosten?
Die Kosten entstehen weniger durch die Ausgaben selbst als durch die Abwicklung. Jede Kleinbestellung durchläuft Anfrage, Freigabe, gegebenenfalls Lieferantenanlage, Wareneingang und Rechnungsprüfung, mit ähnlichem Aufwand wie eine große Bestellung. Hinzu kommen ungeprüfte Lieferanten, fehlende Rabatte und mangelnde Transparenz. Bei vielen Vorgängen können die Prozesskosten den Warenwert übersteigen.
Welche Maßnahmen helfen beim Tail Spend Management?
Bewährt haben sich Kataloge für wiederkehrende Standardartikel, Rahmenverträge mit wenigen bevorzugten Lieferanten und vereinfachte Bestellwege für Kleinbedarf, etwa Einkaufskarten mit klaren Grenzen. Ein weiterer Hebel ist die Bündelung vieler Einzelbedarfe bei einem Partner, der auch seltene Artikel beschafft. Wichtig ist, dass die neuen Wege für die Bedarfsträger einfacher sind als bisherige Direktbestellungen.