Em resumo
A gestão do tail spend controla a parte da despesa de compras que se reparte por muitas encomendas pequenas e irregulares a numerosos fornecedores.
Índice
O que é Gestão do tail spend?
Designa-se por tail spend a longa cauda da distribuição da despesa: a uma grande parte dos fornecedores e das encomendas corresponde apenas uma pequena parte do volume de compras. São típicas as compras pontuais, as pequenas encomendas sem contrato, as encomendas a fornecedores ocasionais e as necessidades fora dos catálogos estabelecidos. Muitas destas operações passam ao lado das compras estratégicas.
O problema reside menos no volume do que nos custos de processo e na falta de transparência. Cada encomenda gera esforço com o pedido de cotação, a aprovação, a criação do fornecedor no sistema, a receção de mercadorias e a verificação de faturas, independentemente do valor da encomenda. A isto juntam-se riscos de conformidade (compliance) quando os fornecedores não são verificados.
A gestão do tail spend aposta na análise, na agregação e em processos simplificados: catálogos para necessidades correntes, contratos-quadro, cartões de compras, a concentração em poucos parceiros ou a externalização para um prestador de serviços que assume muitas necessidades individuais. O pré-requisito é a transparência: só uma análise depurada dos fornecedores e das encomendas mostra quais as necessidades que podem ser agregadas e quais os casos que continuam a ser pontuais.
Na prática: manutenção e compras
Nas empresas industriais, uma grande parte do tail spend é constituída por peças de substituição e peças de desgaste dos mais diversos fabricantes. A agregação compensa sobretudo onde os técnicos de manutenção encomendam até agora, eles próprios, a muitos distribuidores diferentes.
Sinónimos e abreviaturas: tail spend · long tail spend · gestão de pequenas compras · gestão da cauda longa de despesa
Perguntas frequentes
Como se identifica o tail spend na própria empresa?
O ponto de partida é uma análise de todos os fornecedores e encomendas por volume. Ordenando os fornecedores por volume de negócios decrescente, surge geralmente uma longa cauda de muitos fornecedores com montantes reduzidos cada um. São também indícios os fornecedores pontuais, as encomendas sem contrato ou catálogo e as faturas sem encomenda prévia. Uma depuração dos dados mestre de fornecedores duplicados torna o quadro muito mais significativo.
Porque é que o tail spend gera custos elevados?
Os custos surgem menos das próprias despesas do que do processamento. Cada pequena encomenda passa por pedido, aprovação, eventualmente criação do fornecedor, receção de mercadorias e verificação da fatura, com um esforço semelhante ao de uma grande encomenda. Acrescem fornecedores não verificados, falta de descontos e falta de transparência. Com muitos processos, os custos de processo podem exceder o valor da mercadoria.
Que medidas ajudam na gestão do tail spend?
Revelaram-se eficazes catálogos para artigos normalizados recorrentes, contratos-quadro com poucos fornecedores preferenciais e vias de encomenda simplificadas para pequenas necessidades, como cartões de compras com limites claros. Outra alavanca é a agregação de muitas necessidades individuais num parceiro que também adquire artigos raros. É importante que as novas vias sejam mais simples para os requisitantes do que as anteriores encomendas diretas.