Em resumo
O e-procurement é a gestão eletrónica dos processos de compras, desde a procura de fornecedores e o concurso até à encomenda e à fatura.
Índice
O que é Compras eletrónicas?
O e-procurement reúne as ferramentas digitais com que as empresas compram. Incluem-se catálogos eletrónicos, plataformas de encomenda, portais de concursos e leilões, portais de fornecedores e a troca eletrónica de encomendas e faturas. Distingue-se muitas vezes entre o e-procurement operacional, para o processamento de encomendas, e o e-sourcing estratégico, para concursos e seleção de fornecedores.
Nos sistemas baseados em catálogo, os requisitantes encomendam diretamente a partir de sortidos aprovados com preços registados; as aprovações decorrem automaticamente segundo regras definidas. Para necessidades fora do catálogo, servem os pedidos de cotação eletrónicos. Dados mestre, encomendas e faturas são trocados em formatos de dados normalizados entre o sistema ERP da empresa e os sistemas dos fornecedores.
Nas compras MRO, o e-procurement alivia sobretudo nas encomendas frequentes e de baixo valor de artigos C. Os limites surgem nas peças de substituição técnicas que são raramente necessárias, não estão catalogadas ou exigem esclarecimento técnico. Para estas, o pedido de cotação estruturado com dados técnicos completos continua a ser uma parte importante do processo. Ajuda que esses pedidos sejam registados no mesmo sistema, para que a necessidade, a proposta e a encomenda fiquem documentadas de ponta a ponta.
Na prática: manutenção e compras
O pressuposto para um e-procurement que funcione são dados mestre de materiais e fornecedores corretos. Antes de introduzir um catálogo, devem uniformizar-se as designações de artigos, as referências do fabricante e as categorias; caso contrário, os requisitantes não encontram as peças e recorrem a encomendas em texto livre.
Sinónimos e abreviaturas: e-procurement · compras online · electronic procurement · e-sourcing · aquisição eletrônica (BR)
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre e-procurement e e-sourcing?
O e-sourcing abrange as etapas estratégicas anteriores à celebração do contrato, ou seja, procura de fornecedores, concursos eletrónicos, comparação de propostas e leilões. O e-procurement em sentido estrito designa o processamento operacional posterior: encomenda a partir de catálogos, aprovações, confirmações de encomenda e faturas. Em sentido lato, e-procurement serve também como termo genérico para ambos.
Que vantagens tem o e-procurement?
As vantagens típicas são menores custos de processo por encomenda, tempos de ciclo mais curtos, menos erros de registo, melhor cumprimento dos contratos-quadro e uma base de dados transparente para análises de despesas. Os requisitantes encomendam eles próprios dentro de regras definidas, pelo que as compras se podem concentrar mais na negociação e no desenvolvimento de fornecedores.
O e-procurement é adequado para peças de substituição?
Para peças normalizadas recorrentes, como filtros, vedantes ou peças normalizadas por norma, é muito adequado, porque podem ser catalogadas. No caso de peças de substituição raras, tecnicamente complexas ou descontinuadas, um catálogo atinge os seus limites. Aqui utilizam-se pedidos de cotação eletrónicos com referência do fabricante, dados da placa de características e fotografias, que permitem uma verificação técnica.