Em resumo
O purchase-to-pay (P2P) designa o processo de compras completo, desde a comunicação da necessidade, passando pela encomenda e receção, até ao pagamento da fatura.
Índice
O que é Purchase-to-pay?
O processo purchase-to-pay liga compras, armazém e contabilidade. Começa com uma requisição de compra, passa pela aprovação, encomenda e confirmação de encomenda até à receção de mercadorias e termina com a verificação da fatura e o pagamento. O termo procure-to-pay é geralmente usado como sinónimo, mas por vezes num sentido mais amplo, incluindo a seleção de fornecedores e a gestão de contratos.
Um instrumento de controlo central é a conferência a três vias: encomenda, receção de mercadorias e fatura são verificadas quanto à concordância de artigo, quantidade e preço antes de o pagamento ser autorizado. Indicadores como o tempo de ciclo por encomenda, a percentagem de encomendas via catálogos ou contratos-quadro, os custos de processo por encomenda e a percentagem de faturas com divergências mostram a eficiência do processo. Quanto mais divergências tiverem de ser esclarecidas manualmente, mais demora o pagamento e mais elevados são os custos de processo.
Sobretudo na área MRO, com muitas encomendas pequenas, o esforço de processo é muitas vezes superior ao valor da mercadoria. A automatização através de compras eletrónicas, catálogos, encomendas de chamada e faturas eletrónicas reduz este esforço. Ao mesmo tempo, um processo P2P bem organizado garante que as encomendas de emergência continuam rastreáveis e não são tratadas à margem das compras.
Na prática: manutenção e compras
Muitas divergências nas faturas resultam de encomendas imprecisas. Designações de artigo inequívocas com referência do fabricante, preços acordados e endereços de entrega claros na encomenda facilitam a conferência posterior e encurtam a aprovação.
Sinónimos e abreviaturas: P2P · procure-to-pay · purchase to pay · processo da compra ao pagamento
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre purchase-to-pay e procure-to-pay?
Os dois termos são frequentemente usados como sinónimos. Quando se distinguem, purchase-to-pay descreve o fluxo operacional desde a encomenda até ao pagamento, enquanto procure-to-pay inclui também etapas a montante, como o planeamento de necessidades, a seleção de fornecedores e a negociação de contratos. A delimitação aplicável é geralmente fixada pela própria empresa na descrição dos seus processos.
Que etapas abrange o processo P2P?
As etapas típicas são a comunicação da necessidade ou requisição de compra, a aprovação, a encomenda ao fornecedor, a confirmação de encomenda, a receção de mercadorias com inspeção, a receção da fatura, a verificação da fatura por conferência com a encomenda e a receção de mercadorias, e o pagamento. Consoante a empresa, juntam-se etapas como a seleção de fornecedores ou a chamada a partir de contratos-quadro.
O que é a conferência a três vias?
Na conferência a três vias, a contabilidade compara entre si a encomenda, o registo de receção de mercadorias e a fatura do fornecedor. Se artigos, quantidades e preços coincidirem, a fatura pode ser aprovada. As divergências, como entregas parciais ou diferenças de preço, são esclarecidas antes do pagamento. Isto evita pagamentos em duplicado e pagamentos de mercadoria não entregue.