Em resumo
As compras operacionais abrangem o processamento corrente de encomendas, desde a requisição de compra, passando pela encomenda e receção, até à verificação de faturas.
Índice
O que é Compras operacionais?
As compras operacionais asseguram que os materiais e serviços necessários estão disponíveis no momento certo, na quantidade certa e nas condições acordadas. Trabalham dentro do quadro definido pelas compras estratégicas através da seleção de fornecedores, das estratégias por categoria de compras e dos contratos.
O processo típico começa com a requisição de compra de um departamento, por exemplo da manutenção. As compras verificam-na, pedem propostas se necessário ou recorrem a contratos existentes, emitem a encomenda e acompanham a confirmação e o prazo de entrega. Após a receção de mercadorias segue-se a verificação da fatura, geralmente como confronto entre encomenda, receção e fatura. Acrescem o acompanhamento de prazos, as reclamações e a manutenção de dados mestre.
Os indicadores são, por exemplo, o tempo de ciclo por encomenda, a percentagem de encomendas feitas através de contratos ou catálogos e os custos de processo por encomenda. Muitas empresas automatizam os processos recorrentes, para que as compras operacionais se possam concentrar nos casos especiais. É precisamente na manutenção que surgem muitos destes casos especiais, porque as necessidades são de curto prazo, em pequenas quantidades e para peças muito diversas. Regras de aprovação claras e bons dados mestre reduzem aqui sensivelmente o tempo de ciclo.
Na prática: manutenção e compras
Nas peças de substituição, uma requisição de compra completa é o que mais tempo poupa: a referência do fabricante, o fabricante, a quantidade, a urgência e o local de utilização devem ser registados logo na requisição. Para casos urgentes, ajuda um processo de emergência acordado com limites de aprovação claros.
Sinónimos e abreviaturas: operational procurement · processamento de encomendas · aprovisionamento operacional · Purchase-to-Pay (P2P) · compras táticas
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre compras operacionais e compras estratégicas?
As compras estratégicas planeiam a longo prazo: analisam mercados, selecionam fornecedores, desenvolvem estratégias por categoria de compras e negociam contratos-quadro. As compras operacionais aplicam estas orientações no dia a dia, processam encomendas individuais, acompanham prazos e esclarecem desvios. As duas áreas estão estreitamente interligadas.
Como decorre um processo de encomenda nas compras operacionais?
No início está a requisição de compra de um departamento. Após verificação e aprovação, as compras emitem a encomenda, eventualmente após recolha de propostas ou como chamada ao abrigo de um contrato. Seguem-se a confirmação da encomenda, o acompanhamento de prazos, a receção de mercadorias com inspeção e, por fim, a verificação da fatura antes da autorização de pagamento.
O que significa conferência a três vias na verificação de faturas?
Na conferência a três vias, comparam-se a encomenda, o registo da receção de mercadorias e a fatura. Se a quantidade, o preço e as condições coincidirem, a fatura pode ser autorizada. Os desvios são esclarecidos antes do pagamento. O procedimento evita pagamentos de posições não entregues ou faturadas incorretamente.
Que tarefas têm as compras operacionais?
As tarefas incluem o tratamento de requisições de compra, a recolha de propostas para necessidades pontuais, a emissão de encomendas e chamadas, o acompanhamento de prazos, o esclarecimento de desvios de entrega e de qualidade, o apoio à verificação de faturas e a manutenção dos dados mestre de fornecedores e materiais. As necessidades recorrentes são cada vez mais processadas através de catálogos ou chamadas automatizadas.