Em resumo
Um pedido de cotação (RFQ, Request for Quotation) solicita aos fornecedores uma proposta de preço vinculativa para artigos ou serviços claramente especificados.
Índice
O que é Pedido de cotação?
O pedido de cotação é o passo formal anterior à encomenda: as compras descrevem a necessidade e pedem a um ou mais fornecedores uma proposta de preço, prazo de entrega e condições. Distingue-se do RFI (Request for Information), que começa por recolher apenas informações sobre fornecedores e soluções, e do RFP (Request for Proposal), em que os proponentes elaboram a sua própria proposta de solução para um problema descrito de forma mais aberta.
Um bom pedido técnico contém a referência do fabricante e o fabricante, no caso de peças de substituição, se possível, os dados da placa de características ou uma fotografia, a quantidade, a data pretendida, o local de entrega e os documentos exigidos, como certificados de inspeção ou declarações de conformidade. Acrescem um prazo para apresentação de propostas e a indicação de se são admitidas alternativas equivalentes.
Quanto mais uniforme for o pedido, melhor se podem comparar as propostas. As diferenças muitas vezes não estão no preço unitário, mas no prazo de entrega, nas quantidades mínimas, nos certificados, na garantia ou no facto de ser efetivamente proposta a peça original ou uma peça alternativa. Uma comparação de propostas deve confrontar expressamente estes pontos, para que não seja adjudicada uma proposta aparentemente mais barata, mas incompleta.
Na prática: manutenção e compras
Para peças de substituição, recomenda-se um modelo fixo com campos obrigatórios para referência do fabricante, placa de características, quantidade, data pretendida e certificados necessários. Os fornecedores devem indicar expressamente se propõem peças originais ou alternativas e se fornecem a partir de stock ou por encomenda.
Sinónimos e abreviaturas: Request for Quotation · RFQ · pedido de orçamento · consulta ao mercado · pedido de proposta
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre RFI, RFQ e RFP?
Um RFI serve para prospeção de mercado e recolhe informações gerais sobre fornecedores e soluções. Um RFQ solicita uma proposta de preço concreta para uma necessidade já claramente especificada. Um RFP é utilizado quando a necessidade é descrita apenas como objetivo ou problema e os proponentes devem apresentar os seus próprios conceitos de solução com preço.
Que dados devem constar de um pedido de cotação de peças de substituição?
São importantes o fabricante e a referência do fabricante, em caso de designação pouco clara os dados da placa de características ou uma fotografia, a quantidade necessária, a data pretendida e o local de entrega. Acrescem os documentos exigidos, como certificados de inspeção ou declarações de conformidade, e a indicação de se são admitidas peças alternativas equivalentes.
Como se comparam corretamente as propostas de um RFQ?
Além do preço unitário, devem comparar-se o prazo de entrega, as quantidades mínimas, as sobretaxas, as condições de pagamento, a garantia e os certificados fornecidos. É também decisivo saber se é proposta exatamente a peça pedida ou uma alternativa. Um modelo de pedido uniforme e uma comparação em tabela facilitam consideravelmente a análise.
A quantos fornecedores se deve pedir cotação?
Não existe um número fixo; depende do valor, da criticidade e da política de compras interna. Para peças normalizadas bastam muitas vezes poucas propostas comparativas; para valores elevados, as políticas exigem frequentemente várias. Para peças que só o fabricante original produz, a concorrência é, de qualquer modo, limitada.