En bref
Une demande de devis (RFQ, Request for Quotation) invite des fournisseurs à remettre une offre de prix ferme pour des articles ou prestations clairement spécifiés.
Sommaire
Demande de devis : définition
La demande de devis est l’étape formelle qui précède la commande : les achats décrivent le besoin et demandent à un ou plusieurs fournisseurs une offre portant sur le prix, le délai de livraison et les conditions. Elle se distingue de la RFI (Request for Information), qui recueille d’abord uniquement des informations sur les fournisseurs et les solutions, ainsi que de la RFP (Request for Proposal), dans laquelle les soumissionnaires élaborent leur propre proposition de solution pour un problème décrit de façon plus ouverte.
Une bonne demande technique contient la référence fabricant et le fabricant, pour les pièces de rechange si possible les indications de la plaque signalétique ou une photo, la quantité, la date souhaitée, le lieu de livraison ainsi que les documents exigés comme les certificats de réception ou les déclarations de conformité. S’y ajoutent un délai de remise des offres et l’indication que des alternatives équivalentes sont admises ou non.
Plus la demande est homogène, mieux les offres peuvent être comparées. Les différences ne résident souvent pas dans le prix unitaire, mais dans le délai de livraison, les quantités minimales, les certificats, la garantie ou dans le fait que la pièce d’origine ou une pièce alternative soit réellement proposée. Une comparaison des offres devrait confronter explicitement ces points, afin qu’une offre apparemment avantageuse mais incomplète ne soit pas retenue.
En pratique : maintenance et achats
Pour les pièces de rechange, un modèle fixe avec des champs obligatoires pour la référence fabricant, la plaque signalétique, la quantité, la date souhaitée et les certificats requis est recommandé. Les fournisseurs devraient indiquer expressément s’ils proposent des pièces d’origine ou des pièces alternatives et s’ils livrent depuis le stock ou sur commande.
Synonymes et abréviations: demande de prix · appel d’offres (simplifié) · request for quotation · RFQ · consultation fournisseurs
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre RFI, RFQ et RFP ?
Une RFI sert à sonder le marché et recueille des informations générales sur les fournisseurs et les solutions. Une RFQ demande une offre de prix concrète pour un besoin déjà clairement spécifié. Une RFP est utilisée lorsque le besoin n’est décrit que sous forme d’objectif ou de problème et que les soumissionnaires doivent présenter leurs propres concepts de solution assortis d’un prix.
Quelles informations doit contenir une demande de devis pour des pièces de rechange ?
Sont importants le fabricant et la référence fabricant, en cas de désignation imprécise les indications de la plaque signalétique ou une photo, la quantité nécessaire, la date souhaitée et le lieu de livraison. S’y ajoutent les documents exigés, comme les certificats d’usine ou les déclarations de conformité, ainsi que l’indication que des pièces alternatives équivalentes sont admises ou non.
Comment comparer correctement les offres reçues sur une RFQ ?
Outre le prix unitaire, il convient de comparer le délai de livraison, les quantités minimales, les suppléments, les conditions de paiement, la garantie et les certificats fournis. Il est aussi décisif de savoir si c’est exactement la pièce demandée ou une alternative qui est proposée. Un modèle de demande homogène et un tableau comparatif facilitent nettement la comparaison.
Combien de fournisseurs faut-il consulter ?
Il n’existe pas de nombre fixe ; il dépend de la valeur, de la criticité et de la politique d’achat interne. Pour des pièces standard, quelques offres comparatives suffisent souvent, pour des montants élevés les politiques en exigent fréquemment plusieurs. Pour des pièces fabriquées uniquement par le fabricant d’origine, la concurrence est de toute façon limitée.