En bref
Une demande d’achat (DA) est la requête interne d’un service adressée aux achats pour se procurer un matériel ou une prestation de services.
Sommaire
Demande d’achat : définition
La demande d’achat se situe au début du processus d’achat opérationnel. Elle documente qui a besoin de quoi, en quelle quantité et pour quand, et n’est pas encore une commande : ce n’est qu’après vérification et validation que les achats la transforment en commande ferme auprès du fournisseur. L’abréviation DA est particulièrement répandue dans les environnements ERP (en allemand BANF). Elle apporte en même temps de la transparence sur les besoins en cours.
Les DA sont créées manuellement par les demandeurs, par exemple la maintenance, ou automatiquement par la planification des besoins, par exemple lorsque le stock passe sous le point de commande ou à partir d’ordres de maintenance. Leur contenu type comprend le numéro d’article ou la description, la quantité, la date de besoin, le centre de coûts ou l’ordre, le lieu de livraison et, le cas échéant, une proposition de fournisseur. Selon la valeur et la catégorie d’achats, la demande passe par une procédure de validation.
Pour les pièces de rechange, la qualité de la DA détermine souvent la rapidité de l’approvisionnement. S’il manque la référence fabricant, les données de la plaque signalétique ou l’indication de l’urgence, un fastidieux échange de questions commence. Pour les urgences, de nombreuses entreprises prévoient des procédures simplifiées documentées a posteriori. Une demande complète fait donc souvent gagner plus de temps que toute accélération ultérieure du processus.
En pratique : maintenance et achats
Une DA pour une pièce de rechange devrait indiquer le fabricant, la référence fabricant, les données de la plaque signalétique, la quantité, la date de besoin au plus tard et l’installation concernée ; une photo aide en cas de doute. Les alternatives admises ou la mention « original uniquement » devraient être précisées d’emblée.
Synonymes et abréviations: DA · demande d’approvisionnement · demande de matériel · purchase requisition · PR
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre demande d’achat et commande ?
La demande d’achat est un document interne par lequel un besoin est signalé aux achats. Elle n’engage personne à l’extérieur de l’entreprise. La commande est en revanche la déclaration ferme faite au fournisseur d’acheter une marchandise ou une prestation à des conditions déterminées. Une DA peut donner lieu à une ou plusieurs commandes.
Que doit contenir une demande d’achat ?
Les éléments importants sont une description univoque du matériel, idéalement avec le numéro d’article ou la référence fabricant, la quantité, la date de besoin, le centre de coûts ou l’ordre, le lieu de livraison et le nom du demandeur. Pour les pièces techniques, les données de la plaque signalétique, des plans ou des photos facilitent considérablement l’approvisionnement et évitent les questions.
Qui valide une demande d’achat ?
Chaque entreprise le règle dans ses règles de délégation de validation. Le niveau de validation dépend le plus souvent du montant de la commande, du centre de coûts et de la catégorie d’achats : les petits montants sont validés par le responsable compétent, les montants plus élevés en plus par la direction du département ou la direction générale. Dans les ERP, ces règles sont souvent paramétrées comme stratégie de validation et s’exécutent automatiquement.