In breve
Una richiesta di acquisto (RdA) è la richiesta interna con cui un reparto chiede all’ufficio acquisti di approvvigionare un materiale o un servizio.
Indice
Che cos’è Richiesta di acquisto?
La richiesta di acquisto si trova all’inizio del processo operativo di approvvigionamento. Documenta chi ha bisogno di cosa, in quale quantità ed entro quando, e non è ancora un ordine: solo l’ufficio acquisti, dopo verifica e approvazione, la trasforma in un ordine vincolante al fornitore. La sigla RdA è particolarmente diffusa negli ambienti ERP. Al tempo stesso crea trasparenza sui fabbisogni ancora aperti.
Le RdA nascono manualmente dai richiedenti, ad esempio dalla manutenzione, oppure automaticamente dalla pianificazione dei materiali, ad esempio quando si scende sotto il punto di riordino o dagli ordini di manutenzione. Contenuti tipici sono codice materiale o descrizione, quantità, data di fabbisogno, centro di costo o ordine, luogo di consegna ed eventualmente un fornitore proposto. A seconda del valore e della categoria merceologica la richiesta segue un iter di approvazione.
Per i ricambi la qualità della RdA decide spesso la rapidità dell’approvvigionamento. Se mancano codice produttore, dati di targa o indicazioni sull’urgenza, inizia un giro di chiarimenti che fa perdere tempo. Per le emergenze molte aziende prevedono procedure d’urgenza semplificate, documentate a posteriori. Una richiesta completa fa quindi risparmiare spesso più tempo di qualsiasi accelerazione nelle fasi successive.
In pratica: manutenzione e acquisti
Una RdA per un ricambio dovrebbe contenere produttore, codice produttore, dati di targa, quantità, data ultima di fabbisogno e l’impianto interessato; una foto aiuta in caso di dubbi. Eventuali alternative ammesse o l’indicazione «solo originale» andrebbero specificate subito.
Sinonimi e abbreviazioni: RdA · richiesta d’acquisto · richiesta di materiale · purchase requisition · PR
Domande frequenti
Qual è la differenza tra richiesta di acquisto e ordine?
La richiesta di acquisto è un documento interno con cui un fabbisogno viene segnalato all’ufficio acquisti. Non vincola nessuno al di fuori dell’azienda. L’ordine è invece la dichiarazione vincolante verso il fornitore di acquistare una merce o un servizio a determinate condizioni. Da una RdA possono nascere uno o più ordini.
Che cosa deve contenere una richiesta di acquisto?
Sono importanti una descrizione univoca del materiale, idealmente con codice materiale o codice produttore, la quantità, la data di fabbisogno, il centro di costo o l’ordine, il luogo di consegna e il nome del richiedente. Per le parti tecniche, dati di targa, disegni o foto facilitano notevolmente l’approvvigionamento ed evitano richieste di chiarimento.
Chi approva una RdA?
Lo stabilisce ogni azienda nel proprio regolamento delle approvazioni. Di solito il livello di approvazione dipende dal valore dell’ordine, dal centro di costo e dalla categoria merceologica: gli importi minori li approva il responsabile competente, quelli più alti anche la direzione di area o la direzione generale. Nei sistemi ERP queste regole sono spesso registrate come strategia di rilascio e funzionano automaticamente.