Em resumo
Uma requisição de compra é o pedido interno de um departamento às compras para adquirir um material ou um serviço.
Índice
O que é Requisição de compra?
A requisição de compra está no início do processo operacional de compras. Documenta quem precisa de quê, em que quantidade e até quando, e ainda não é uma encomenda: só as compras a convertem, após verificação e aprovação, numa encomenda vinculativa ao fornecedor. Em ambientes ERP, é habitual a sigla inglesa PR (purchase requisition). Ao mesmo tempo, dá transparência sobre as necessidades em aberto.
As requisições de compra são criadas manualmente pelos requisitantes, por exemplo a manutenção, ou automaticamente pelo planeamento de materiais, por exemplo quando o stock desce abaixo do ponto de encomenda ou a partir de ordens de manutenção. Os conteúdos típicos são o número de material ou a descrição, a quantidade, a data de necessidade, o centro de custo ou a ordem, o local de entrega e, eventualmente, uma sugestão de fornecedor. Consoante o valor e a categoria, a requisição passa por um processo de aprovação.
No caso de peças de substituição, a qualidade da requisição determina muitas vezes a rapidez da aquisição. Se faltarem a referência do fabricante, os dados da placa de características ou as indicações de urgência, começa uma ronda morosa de pedidos de esclarecimento. Para emergências, muitas empresas preveem procedimentos urgentes simplificados, documentados posteriormente. Uma requisição completa poupa, por isso, muitas vezes mais tempo do que qualquer aceleração posterior no processo.
Na prática: manutenção e compras
Uma requisição de compra de uma peça de substituição deve conter o fabricante, a referência do fabricante, os dados da placa de características, a quantidade, a data-limite de necessidade e o equipamento afetado; uma fotografia ajuda em caso de dúvidas. Alternativas admissíveis ou a indicação “apenas original” devem ser indicadas logo à partida.
Sinónimos e abreviaturas: requisição de material · pedido interno de compra · purchase requisition · PR · solicitação de compra (BR)
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre requisição de compra e encomenda?
A requisição de compra é um documento interno com o qual uma necessidade é comunicada às compras. Não vincula ninguém fora da empresa. A encomenda é, pelo contrário, a declaração vinculativa perante o fornecedor de adquirir uma mercadoria ou um serviço em determinadas condições. De uma requisição podem resultar uma ou várias encomendas.
O que deve constar de uma requisição de compra?
São importantes uma descrição inequívoca do material, idealmente com número de material ou referência do fabricante, a quantidade, a data de necessidade, o centro de custo ou a ordem, o local de entrega e o nome do requisitante. No caso de peças técnicas, os dados da placa de características, desenhos ou fotografias facilitam consideravelmente a aquisição e evitam pedidos de esclarecimento.
Quem aprova uma requisição de compra?
Cada empresa regula isso no seu regulamento de aprovações. Geralmente, o nível de aprovação depende do valor da encomenda, do centro de custo e da categoria: montantes menores são aprovados pela chefia responsável, montantes maiores também pela direção da área ou pela administração. Nos sistemas ERP, estas regras estão muitas vezes registadas como estratégia de aprovação e decorrem automaticamente.