En resumen
Una solicitud de compra es el requerimiento interno de un departamento a compras para que adquiera un material o un servicio.
Contenido
¿Qué es Solicitud de compra?
La solicitud de compra está al principio del proceso operativo de compras. Documenta quién necesita qué, en qué cantidad y para cuándo, y todavía no es un pedido: solo compras la convierte, tras su comprobación y aprobación, en un pedido vinculante al proveedor. La abreviatura alemana BANF es habitual sobre todo en entornos ERP; en inglés se habla de purchase requisition. Al mismo tiempo, aporta transparencia sobre qué necesidades están pendientes.
Las solicitudes de compra se generan manualmente por los solicitantes, como mantenimiento, o automáticamente por la planificación de materiales, por ejemplo al no alcanzarse el punto de pedido o a partir de órdenes de mantenimiento. Los contenidos típicos son el número de material o la descripción, la cantidad, la fecha de necesidad, el centro de coste o la orden, el lugar de entrega y, en su caso, una propuesta de proveedor. Según el importe y la categoría, la solicitud pasa por un procedimiento de aprobación.
En los repuestos, la calidad de la solicitud de compra suele decidir la rapidez de la adquisición. Si faltan la referencia del fabricante, los datos de la placa de características o la indicación de urgencia, empieza una ronda de consultas que consume tiempo. Para emergencias, muchas empresas prevén procedimientos urgentes simplificados que se documentan a posteriori. Por eso, una solicitud completa ahorra a menudo más tiempo que cualquier aceleración posterior en el proceso.
En la práctica: mantenimiento y compras
Una solicitud de compra de un repuesto debería contener el fabricante, la referencia del fabricante, los datos de la placa de características, la cantidad, la fecha límite de necesidad y la instalación afectada; una foto ayuda en caso de dudas. Las alternativas admisibles o la indicación «solo original» deberían indicarse desde el principio.
Sinónimos y abreviaturas: solicitud de pedido · requisición de compra (LatAm) · purchase requisition · PR · BANF
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre solicitud de compra y pedido?
La solicitud de compra es un documento interno con el que se comunica una necesidad a compras. No obliga a nadie fuera de la empresa. El pedido, en cambio, es la declaración vinculante frente al proveedor de adquirir una mercancía o un servicio en determinadas condiciones. De una solicitud de compra pueden surgir uno o varios pedidos.
¿Qué debe figurar en una solicitud de compra?
Son importantes una descripción inequívoca del material, idealmente con número de material o referencia del fabricante, la cantidad, la fecha de necesidad, el centro de coste o la orden, el lugar de entrega y el nombre del solicitante. En las piezas técnicas, los datos de la placa de características, los planos o las fotos facilitan mucho la compra y evitan consultas.
¿Quién aprueba una solicitud de compra?
Cada empresa lo regula en su normativa de aprobaciones. Normalmente, el nivel de aprobación depende del importe del pedido, del centro de coste y de la categoría: los importes menores los aprueba el responsable directo y los mayores, además, la dirección del área o la gerencia. En los sistemas ERP, estas reglas suelen estar registradas como estrategia de liberación y se ejecutan automáticamente.