En resumen
Purchase-to-pay (P2P) designa el proceso de compra completo, desde la notificación de la necesidad, pasando por el pedido y la recepción, hasta el pago de la factura.
Contenido
¿Qué es Purchase-to-pay?
El proceso purchase-to-pay conecta compras, almacén y contabilidad. Empieza con una solicitud de compra, pasa por la aprobación, el pedido y la confirmación de pedido hasta la recepción de mercancías y termina con la verificación de la factura y el pago. El término procure-to-pay suele utilizarse como sinónimo, aunque a veces en un sentido más amplio, que incluye la selección de proveedores y la gestión de contratos.
Un instrumento de control central es la conciliación a tres bandas: se comprueba que el pedido, la recepción de mercancías y la factura coincidan en artículo, cantidad y precio antes de autorizar el pago. Indicadores como el tiempo de ciclo por pedido, la proporción de pedidos a través de catálogos o contratos marco, los costes de proceso por pedido y la proporción de facturas con discrepancias muestran la eficiencia del proceso. Cuantas más discrepancias deban aclararse manualmente, más tarda el pago y más altos son los costes de proceso.
Precisamente en el ámbito MRO, con muchos pedidos pequeños, el esfuerzo de proceso suele superar el valor de la mercancía. La automatización mediante compras electrónicas, catálogos, pedidos de entrega y facturas electrónicas reduce este esfuerzo. Al mismo tiempo, un proceso P2P limpio garantiza que los pedidos de emergencia sigan siendo trazables y no se tramiten al margen de compras.
En la práctica: mantenimiento y compras
Muchas discrepancias en las facturas se deben a pedidos imprecisos. Unas denominaciones de artículo inequívocas con la referencia del fabricante, los precios acordados y unas direcciones de entrega claras en el pedido facilitan la conciliación posterior y acortan la aprobación.
Sinónimos y abreviaturas: P2P · procure-to-pay · purchase to pay · proceso de compra a pago · ciclo de compras
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre purchase-to-pay y procure-to-pay?
Ambos términos se utilizan a menudo como sinónimos. Cuando se distinguen, purchase-to-pay describe el flujo operativo desde el pedido hasta el pago, mientras que procure-to-pay incluye además pasos previos como la planificación de necesidades, la selección de proveedores y la negociación de contratos. Qué delimitación se aplica suele fijarlo cada empresa en su descripción de procesos.
¿Qué pasos comprende el proceso P2P?
Lo típico es la notificación de la necesidad o solicitud de compra, la aprobación, el pedido al proveedor, la confirmación de pedido, la recepción de mercancías con inspección, la entrada de la factura, la verificación de la factura cotejándola con el pedido y la recepción, y el pago. Según la empresa se añaden pasos como la selección de proveedores o el pedido de entrega con cargo a contratos marco.
¿Qué es una conciliación a tres bandas?
En la conciliación a tres bandas, la contabilidad compara entre sí el pedido, el registro de la recepción de mercancías y la factura del proveedor. Si coinciden los artículos, las cantidades y los precios, la factura puede autorizarse. Las discrepancias, como entregas parciales o diferencias de precio, se aclaran antes del pago. Esto evita pagos duplicados y pagos por mercancía no entregada.