In breve
Il purchase-to-pay (P2P) è il processo di approvvigionamento completo, dalla segnalazione del fabbisogno a ordine e ricevimento merci fino al pagamento della fattura.
Indice
Che cos’è Purchase-to-pay?
Il processo purchase-to-pay collega acquisti, magazzino e contabilità. Inizia con una richiesta di acquisto, passa per approvazione, ordine e conferma d’ordine fino al ricevimento merci e termina con il controllo della fattura e il pagamento. Il termine procure-to-pay è usato di solito come sinonimo, talvolta però in senso più ampio, includendo selezione dei fornitori e gestione dei contratti.
Uno strumento di controllo centrale è il three-way match: ordine, ricevimento merci e fattura vengono verificati per concordanza di articolo, quantità e prezzo prima che il pagamento venga autorizzato. Indicatori come tempo di attraversamento per ordine, quota di ordini tramite cataloghi o contratti quadro, costi di processo per ordine e quota di fatture con scostamenti mostrano quanto il processo sia efficiente. Quanti più scostamenti vanno chiariti manualmente, tanto più si allunga il pagamento e tanto più alti sono i costi di processo.
Proprio nell’ambito MRO, con molti piccoli ordini, il costo del processo è spesso superiore al valore della merce. L’automazione tramite acquisti elettronici, cataloghi, ordini di consegna e fatture elettroniche riduce questo onere. Al tempo stesso un processo P2P ben strutturato fa sì che gli ordini d’emergenza restino tracciabili e non vengano gestiti scavalcando l’ufficio acquisti.
In pratica: manutenzione e acquisti
Molti scostamenti nelle fatture nascono da ordini imprecisi. Denominazioni univoche degli articoli con codice produttore, prezzi concordati e indirizzi di consegna chiari nell’ordine facilitano il successivo abbinamento e accelerano l’autorizzazione.
Sinonimi e abbreviazioni: P2P · procure-to-pay · purchase to pay · ciclo passivo
Domande frequenti
Qual è la differenza tra purchase-to-pay e procure-to-pay?
I due termini sono spesso usati come sinonimi. Quando si distingue, purchase-to-pay descrive il flusso operativo dall’ordine al pagamento, mentre procure-to-pay include anche fasi a monte come pianificazione del fabbisogno, selezione dei fornitori e negoziazione dei contratti. Quale delimitazione valga lo stabilisce di solito la singola azienda nella descrizione dei propri processi.
Quali fasi comprende il processo P2P?
Tipiche sono segnalazione del fabbisogno o richiesta di acquisto, approvazione, ordine al fornitore, conferma d’ordine, ricevimento merci con controllo, ricezione della fattura, controllo della fattura confrontandola con ordine e ricevimento merci e infine il pagamento. A seconda dell’azienda si aggiungono fasi come la selezione dei fornitori o il richiamo da contratti quadro.
Che cos’è il three-way match?
Nel three-way match la contabilità confronta tra loro ordine, registrazione del ricevimento merci e fattura del fornitore. Se articoli, quantità e prezzi coincidono, la fattura può essere autorizzata. Gli scostamenti, ad esempio consegne parziali o differenze di prezzo, vengono chiariti prima del pagamento. Ciò evita doppi pagamenti e pagamenti per merce non consegnata.