En resumen
La gestión de compras planifica, dirige y controla todos los procesos con los que una empresa obtiene materiales, mercancías y servicios externos.
Contenido
¿Qué es Gestión de compras?
La gestión de compras es el marco general de las compras y el aprovisionamiento. Comprende la determinación de necesidades, la selección y el desarrollo de proveedores, la negociación y redacción de contratos, la tramitación de pedidos y el control de costes, calidad y fiabilidad de entrega. El objetivo es un suministro que tenga en cuenta de forma equilibrada costes, riesgo y disponibilidad.
Es habitual separar las tareas estratégicas de las operativas. La parte estratégica define estrategias por categoría, cartera de proveedores y modelos contractuales; la parte operativa tramita pedidos, vigila plazos y aclara desviaciones. A ello se suman temas transversales como el cumplimiento normativo, la sostenibilidad en la cadena de suministro y la gestión de riesgos.
Según la categoría de compra, las prioridades difieren claramente. En el material directo predominan cantidades, precios y calidad. En repuestos y necesidades MRO cuentan sobre todo la disponibilidad, la identificación y los procesos ágiles, porque surgen muchas posiciones de poco valor y consumo difícil de planificar.
En la práctica: mantenimiento y compras
Para las necesidades de mantenimiento conviene definir procesos propios en lugar de canalizarlas por los circuitos del material de producción. Límites de aprobación claros, contratos marco y un maestro de artículos bien mantenido acortan el tiempo entre la necesidad y el pedido.
Sinónimos y abreviaturas: gestión del aprovisionamiento · procurement management · supply management
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la gestión de compras y la función de compras?
En el día a día, el término compras suele referirse a la tramitación de pedidos y la negociación con los proveedores. La gestión de compras es más amplia: abarca además la planificación de necesidades, la estrategia de proveedores, la redacción de contratos, la gestión de riesgos y el control de resultados en todo el proceso de suministro. No obstante, en muchas empresas los términos se usan de forma poco homogénea. Lo decisivo es que las tareas estratégicas y operativas estén claramente asignadas.
¿Qué indicadores son habituales en la gestión de compras?
Se utilizan con frecuencia la fiabilidad de entrega, la tasa de calidad en la recepción, el tiempo de ciclo desde la notificación de la necesidad hasta el pedido, los costes de proceso por pedido y los ahorros obtenidos. A ello se suman la cobertura contractual, es decir, la proporción del gasto realizada a través de contratos existentes, y el número de proveedores activos. Para los repuestos son además significativos la disponibilidad, los plazos de reaprovisionamiento y el número de pedidos urgentes.
¿Cómo puede mejorarse la gestión de compras para la necesidad de mantenimiento?
Un buen enfoque empieza por la transparencia: ¿qué piezas se compran, con qué frecuencia, a qué proveedores y con qué esfuerzo? De ahí pueden derivarse contratos marco, catálogos para artículos estándar y reglas de aprobación claras. Igual de importantes son unos datos maestros cuidados con los datos del fabricante y una estrecha coordinación con mantenimiento, para que las necesidades lleguen a compras pronto y completas.