Todo proveedor MRO conoce estas solicitudes. «Por favor, oferta de un motor de 4 kW». «Necesitamos la válvula de la línea 2, la misma que la última vez». «Adjunto una foto». La foto muestra una pieza, pero ninguna placa de características.
Lo que sigue son preguntas. Cada pregunta cuesta entre medio día y un día entero, porque las respuestas se hacen esperar. Con tres preguntas ha pasado una semana antes de que exista siquiera una oferta.
Esta lista de comprobación muestra qué doce datos necesita una solicitud de repuestos. No todas las solicitudes los necesitan todos. Pero cuantos más haya, más rápida y precisa será la oferta.
Parte A: ¿qué se busca exactamente?
1. Fabricante
El nombre del fabricante, tal como figura en la placa de características. Atención a las adquisiciones: muchas marcas pertenecen hoy a otros grupos. Indique el nombre que aparece en la pieza, no el nombre actual del grupo. El proveedor puede hacer la correspondencia por sí mismo.
2. Referencia completa
La referencia de pedido completa con todos los sufijos, guiones y datos de versión. Precisamente en automatización industrial, las variantes a menudo solo se diferencian en los últimos caracteres. Un sufijo que falta puede significar otra tensión, otra conexión u otra versión de firmware.
3. Foto de la placa de características
Una foto nítida y completa. Sin reflejos, sin bordes cortados. La foto es la protección más importante contra errores de transcripción. Si la placa está sucia, límpiela con cuidado antes de la foto.
4. Número de serie
El número de serie de la pieza y, si pertenece a una máquina, también el de la máquina. En ejecuciones especiales, el fabricante puede reconstruir la configuración exacta a partir del número de serie.
Parte B: ¿dónde y cómo se utiliza?
5. Lugar de montaje y aplicación
¿En qué máquina, en qué conjunto, para qué función? «Accionamiento de la cinta transportadora a la salida» ayuda más que «línea 2». La aplicación es especialmente importante cuando se estudian alternativas.
6. Fotos de la situación de montaje
Una o dos fotos de la pieza montada con conexiones, fijación y entorno. De ellas se deducen la forma constructiva, el tipo de conexión y el espacio disponible.
7. Datos técnicos básicos
Si falta la placa de características o la referencia, los datos técnicos son el sustituto más importante. Según la pieza, son por ejemplo:
- Motores: potencia, tensión, frecuencia, velocidad, forma constructiva, diámetro del eje
- Rodamientos: diámetro interior, diámetro exterior, anchura, obturación
- Válvulas: función, tamaño de conexión, presión de servicio, tensión de bobina
- Sensores: forma constructiva, distancia de conmutación, salida, conexión
- Juntas: medidas, material, fluido, temperatura
Una buena solicitud responde a las preguntas antes de que se formulen.
Parte C: ¿qué se espera?
8. Cantidad
¿Cuántas unidades se necesitan? ¿Y hay necesidad de más piezas para el almacén? A veces una cantidad algo mayor sale más barata por unidad o ahorra un segundo pedido.
9. Fecha objetivo realista
¿Cuándo tiene que estar la pieza y dónde? Sea honesto. Si todas las solicitudes se marcan como «urgentes», la palabra pierde su significado. Distinga entre parada, mantenimiento planificado y reposición de stock.
10. Lugar de entrega y país
¿Adónde va la pieza? Planta, dirección, país. El país determina la normativa de importación, los documentos y, a veces, también qué ejecución de una pieza está permitida.
11. ¿Se admiten alternativas?
¿Puede el proveedor ofrecer una pieza equivalente de otro fabricante o un modelo sucesor? Si es así: ¿quién la revisa y la aprueba? Este dato abre a menudo vías más rápidas o más baratas.
12. Documentos y requisitos
¿Necesita la pieza determinados justificantes, como un certificado de fábrica, un certificado de origen o una declaración UE de conformidad? ¿Hay requisitos de embalaje o marcado? Quien lo menciona solo después del pedido se arriesga a retrasos.
Extra: el interlocutor adecuado
Indique en la solicitud una persona que pueda responder a preguntas técnicas. A menudo no es el comprador, sino alguien de mantenimiento. Un número de teléfono localizable durante el día suele ahorrar más tiempo que cualquier explicación por escrito.
Plantilla para copiar
| Dato | Su respuesta |
|---|---|
| Fabricante | |
| Referencia completa | |
| Foto de la placa de características | adjuntas: sí / no |
| Número de serie pieza / máquina | |
| Lugar de montaje y aplicación | |
| Fotos de la situación de montaje | adjuntas: sí / no |
| Datos técnicos básicos | |
| Cantidad | |
| Fecha objetivo y motivo | parada / mantenimiento / stock |
| Lugar de entrega y país | |
| ¿Se admiten alternativas? | sí / no, aprobación por: |
| Documentos necesarios | |
| Interlocutor técnico |
Las cinco lagunas más frecuentes en las solicitudes
Desde el punto de vista de un proveedor, en las solicitudes faltan una y otra vez los mismos datos. Si solo presta atención a estos cinco puntos, ya irá por delante de muchos otros:
- Referencia cortada: falta el sufijo porque en la placa de características figura en una segunda línea.
- Foto sin placa de características: se ve la pieza, pero no su identificación.
- Sin país de entrega: la oferta debe recalcularse cuando resulta que la pieza va a ultramar.
- Urgencia poco clara: «urgente» sin fecha no ayuda a nadie a elegir la vía de suministro.
- Nada sobre alternativas: el proveedor no sabe si puede ofrecer un modelo sucesor más rápido.
Escenario típico: dos solicitudes, una pieza
Dos plantas solicitan el mismo día la misma válvula neumática. La primera envía: «Válvula para la línea 3, por favor, oferta». La segunda envía fabricante, referencia completa, foto de la placa, cantidad, país de entrega y la indicación de que se admite un modelo sucesor. La segunda planta tiene por la tarde una oferta con dos opciones. La primera planta recibe por la tarde una pregunta. La diferencia no está en el proveedor. Está en la solicitud.
Cuando solo tiene la mitad
No siempre se dispone de todos los datos. Las placas están desgastadas, la documentación ha desaparecido, el fabricante ya no existe. Envíe de todos modos lo que tenga. Un proveedor con experiencia a menudo puede deducir de las fotos, las medidas y la aplicación más de lo que se piensa. Lo único importante es que diga abiertamente qué falta. Así se puede preguntar de forma dirigida, en lugar de que salga una oferta que no encaja.
Solicitud, pedido, entrega: los mismos datos
Los datos de la solicitud deberían reaparecer en el pedido. Parece obvio, pero a menudo se olvida. Si el pedido solo contiene «Pos. 1 según oferta», en la recepción de mercancías faltará después la base para la inspección. Traslade al pedido el fabricante, la referencia completa y la cantidad. Así, la recepción de mercancías puede cotejar directamente la pieza entregada con la solicitud.
Varias posiciones en una solicitud
Para paradas de mantenimiento o reposiciones de stock, a menudo solicita muchas piezas a la vez. En ese caso ayuda una tabla con una fila por posición y los datos anteriores como columnas. Numere las posiciones y adjunte las fotos con el mismo número en el nombre del archivo. Así, incluso una lista larga sigue siendo clara y las preguntas pueden asignarse sin ambigüedad.
Hacer bien las fotos: cinco reglas sencillas
- Fotografíe la placa de características de frente, no en diagonal, y sin flash si refleja.
- Haga una foto general y un primer plano.
- Para las medidas, incluya en la imagen un metro plegable o un calibre.
- Fotografíe conectores y conexiones de frente, para que se reconozcan la asignación de pines y la forma constructiva.
- Envíe las fotos en resolución original, no comprimidas a través de una aplicación de mensajería.
Estas reglas parecen banales. En la práctica, a menudo deciden si una pieza puede identificarse sin ambigüedad a partir de una foto o no.
Así trabajamos con su solicitud
En KTB Europe puede enviarnos la referencia, la denominación del modelo o una descripción de la pieza que necesita por teléfono, por correo electrónico o a través de nuestro formulario de contacto. Una vez recibida, buscamos en nuestra red mundial de proveedores y le respondemos con opciones concretas, precios y plazos de entrega. Si la pieza original no está disponible o es difícil de conseguir, pregúntenos por alternativas. Lo hacemos desde 1976 para clientes industriales de todo el mundo.
Más información en nuestra página sobre compras MRO. Puede enviar su solicitud directamente a través de la página de contacto .
Conclusión
La mayor parte del tiempo en la compra de repuestos no se pierde en el proveedor, sino en el ir y venir previo. Doce datos, una buena foto y un interlocutor localizable acortan claramente ese camino. Imprima la plantilla y déjela allí donde se generan las solicitudes.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el dato más importante en una solicitud de repuestos?
La referencia completa junto con una foto nítida de la placa de características. La referencia identifica la pieza sin ambigüedad; la foto protege contra errores de transcripción y muestra sufijos que a menudo son decisivos. Precisamente en automatización industrial, las variantes suelen diferenciarse solo en los últimos caracteres de la referencia de pedido.
¿Qué hacer si la placa de características ya no es legible?
En ese caso ayudan los datos técnicos básicos, las fotos de la situación de montaje, las medidas y la descripción de la aplicación. También puede servir el número de serie de la máquina, porque a partir de él los fabricantes de máquinas a menudo pueden rastrear los componentes montados. Envíe todo lo que tenga y diga abiertamente qué datos faltan.
¿Debo admitir alternativas en la solicitud?
Si es técnicamente posible, sí. Una pieza equivalente de otro fabricante o un modelo sucesor puede estar disponible antes o ser más barato. Indique quién revisa y aprueba técnicamente las alternativas. Así el proveedor puede ofrecer opciones concretas y usted mantiene el control de la decisión.
¿Por qué es importante el lugar de entrega en la solicitud?
El lugar de entrega determina la normativa de importación, los documentos necesarios y, a veces, también la ejecución admisible de una pieza, por ejemplo por la tensión de red o las homologaciones. Además, influye en el plazo de entrega y en los costes. Quien indica el país solo después de la oferta se arriesga a que haya que rehacerla.
¿Cómo solicito muchas posiciones a la vez?
Utilice una tabla con una fila por posición y columnas para fabricante, referencia, cantidad, datos técnicos y fecha objetivo. Numere las posiciones y nombre las fotos con el mismo número. Así, incluso las listas largas para paradas de mantenimiento siguen siendo claras y las preguntas pueden asignarse sin ambigüedad.