Kurz erklärt
Eine Anfrage (RFQ, Request for Quotation) fordert Lieferanten auf, für klar spezifizierte Artikel oder Leistungen ein verbindliches Preisangebot abzugeben.
Inhalt
Was ist Anfrage?
Die Anfrage ist der formale Schritt vor der Bestellung: Der Einkauf beschreibt den Bedarf und bittet einen oder mehrere Lieferanten um ein Angebot zu Preis, Lieferzeit und Konditionen. Abzugrenzen ist die RFI (Request for Information), die zunächst nur Informationen über Lieferanten und Lösungen einholt, sowie der RFP (Request for Proposal), bei dem Anbieter für ein offener beschriebenes Problem einen eigenen Lösungsvorschlag ausarbeiten.
Eine gute technische Anfrage enthält die Herstellerteilenummer und den Hersteller, bei Ersatzteilen möglichst die Typenschildangaben oder ein Foto, die Menge, den Wunschtermin, den Lieferort sowie geforderte Dokumente wie Abnahmeprüfzeugnisse oder Konformitätserklärungen. Hinzu kommen eine Angebotsfrist und die Angabe, ob gleichwertige Alternativen zulässig sind.
Je einheitlicher die Anfrage, desto besser lassen sich Angebote vergleichen. Unterschiede liegen oft nicht im Stückpreis, sondern in Lieferzeit, Mindestmengen, Zeugnissen, Gewährleistung oder darin, ob tatsächlich das Originalteil oder ein Alternativteil angeboten wird. Ein Angebotsvergleich sollte diese Punkte ausdrücklich gegenüberstellen, damit nicht ein scheinbar günstiges, aber unvollständiges Angebot den Zuschlag erhält.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
Für Ersatzteile empfiehlt sich eine feste Vorlage mit Pflichtfeldern für Herstellerteilenummer, Typenschild, Menge, Wunschtermin und benötigte Zeugnisse. Lieferanten sollten ausdrücklich angeben, ob sie Original- oder Alternativteile anbieten und ab Lager oder auf Bestellung liefern.
Synonyme und Abkürzungen: Angebotsanfrage · Preisanfrage · Request for Quotation · RFQ · Ausschreibung (vereinfacht)
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP?
Eine RFI dient der Marktsondierung und fragt allgemeine Informationen über Anbieter und Lösungen ab. Eine RFQ fordert ein konkretes Preisangebot für einen bereits klar spezifizierten Bedarf. Ein RFP wird genutzt, wenn der Bedarf nur als Ziel oder Problem beschrieben ist und Anbieter eigene Lösungskonzepte samt Preis einreichen sollen.
Welche Angaben gehören in eine Anfrage für Ersatzteile?
Wichtig sind Hersteller und Herstellerteilenummer, bei unklarer Bezeichnung die Angaben vom Typenschild oder ein Foto, die benötigte Menge, der Wunschtermin und der Lieferort. Dazu kommen geforderte Dokumente wie Werkszeugnisse oder Konformitätserklärungen sowie der Hinweis, ob gleichwertige Alternativteile zulässig sind.
Wie vergleicht man Angebote auf eine RFQ richtig?
Neben dem Stückpreis sollten Lieferzeit, Mindestmengen, Zuschläge, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung und mitgelieferte Zeugnisse verglichen werden. Entscheidend ist auch, ob genau das angefragte Teil oder eine Alternative angeboten wird. Eine einheitliche Anfragevorlage und eine tabellarische Gegenüberstellung erleichtern den Vergleich deutlich.
Wie viele Lieferanten sollte man anfragen?
Eine feste Zahl gibt es nicht; sie hängt von Wert, Kritikalität und interner Einkaufsrichtlinie ab. Bei Standardteilen genügen oft wenige Vergleichsangebote, bei hohen Werten verlangen Richtlinien häufig mehrere. Bei Teilen, die nur der Originalhersteller fertigt, ist der Wettbewerb ohnehin begrenzt.