Em muitas empresas há um departamento que negoceia preços do aço com os fornecedores. E há uma equipa de manutenção que, na sexta-feira à tarde, aprova a fatura de quarenta euros de um vedante. Ambos são compras. Mas só um recebe atenção.
Este artigo mostra o que faz parte das compras indiretas, porque são tão difíceis de gerir e que alavancas deram provas na prática.
O que são compras indiretas?
As compras indiretas abrangem todos os bens e serviços de que uma empresa necessita, mas que não entram no produto final. As compras diretas adquirem matérias-primas e componentes para a produção. As compras indiretas adquirem tudo o resto.
As categorias típicas são:
- MRO: peças de substituição e de desgaste, material de manutenção, ferramentas
- Artigos C: peças normalizadas, material de fixação, peças pequenas de baixo valor
- Consumíveis de operação: lubrificantes, produtos de limpeza, gases
- Proteção no trabalho: vestuário de proteção, luvas, óculos
- Serviços: contratos de manutenção, limpeza, facility management, TI
Neste artigo concentramo-nos na parte técnica, ou seja, MRO e artigos C. É aí que, nas empresas industriais, a alavanca costuma ser especialmente grande.
Porque é que as compras indiretas passam tantas vezes despercebidas
Montantes pequenos, muitos processos
Uma grande parte das encomendas nas compras indiretas tem um valor reduzido. Ao mesmo tempo, gera uma grande parte de todos os processos de encomenda. A relação é inversa à das compras diretas: pouco dinheiro, muito trabalho.
Responsabilidade dispersa
Muitas vezes não são as compras que encomendam, mas sim a manutenção, a oficina ou um chefe de turno. Cada um tem os seus fornecedores de confiança. Ninguém tem a visão de conjunto.
Dados fracos
Encomendas em texto livre como «rolamento para a bomba 3» quase não se podem analisar. Quem não sabe o que compra também não o pode agrupar.
Long tail
O chamado tail spend, ou seja, as muitas pequenas despesas em muitos pequenos fornecedores, cresce em silêncio. Cada novo fornecedor pontual é, por si só, inofensivo. Somados, dão origem a uma lista que já ninguém consegue gerir.
Nas compras indiretas, o problema não é o preço. O problema é tudo o que acontece à volta do preço.
As categorias e as suas alavancas
Nem todas as categorias das compras indiretas precisam do mesmo tratamento. Uma orientação geral:
| Categoria | Problema típico | Alavanca eficaz |
|---|---|---|
| Peças normalizadas, artigos C | muitas encomendas pequenas | catálogo, contrato-quadro, agrupamento |
| Peças de substituição específicas do fabricante | muitos fabricantes, procura demorada | parceiro de compras que trabalha com vários fabricantes |
| Peças descontinuadas | já sem fonte regular | procura no mercado internacional, alternativas |
| Consumíveis de operação | preços voláteis | contrato-quadro com cláusula de revisão de preços |
| Proteção no trabalho | grande variedade de modelos | normalizar a gama |
Os custos ocultos: um exemplo de cálculo
Consideremos uma única encomenda de uma peça de substituição de baixo valor. O processo é quase sempre o mesmo:
- Identificar a necessidade e a peça
- Procurar fornecedores e pedir cotação
- Analisar a proposta e aprovar a encomenda
- Criar e enviar a encomenda
- Acompanhar a data de entrega
- Registar a receção de mercadorias
- Verificar e pagar a fatura
Cada um destes passos custa tempo de trabalho. Se contar apenas quinze minutos por passo, chega a quase duas horas. Faça as contas com o seu custo horário interno. Com muitas encomendas pequenas, os custos de processo ultrapassam rapidamente o valor da mercadoria. Este cálculo é um exemplo simplificado. Os seus próprios valores podem ser mais altos ou mais baixos. O princípio mantém-se.
Cinco alavancas nas compras indiretas
1. Criar transparência
Analise as encomendas do último ano. Quantos fornecedores existem? Quantas encomendas abaixo de um determinado montante? Que categorias dominam? Só estes números mudam muitas vezes a discussão.
2. Consolidar fornecedores
Quanto menos fornecedores, menos dados mestre, encomendas e faturas. Isso não significa que passe a ter apenas um fornecedor. Mas para cada categoria deve haver uma primeira escolha clara.
3. Catálogos e contratos-quadro
As necessidades recorrentes devem ser cobertas por contratos-quadro com condições fixas. Isso poupa a ronda de cotações em cada encomenda.
4. Melhorar os dados mestre
Fabricante, referência e designação devem estar corretamente registados para cada artigo recorrente. Isso acelera os pedidos e permite análises.
5. Externalizar o que é complexo
Nem tudo cabe num catálogo. Peças de substituição raras, peças de muitos fabricantes ou necessidades de fábricas no estrangeiro são casos típicos em que um parceiro de compras externo assume os processos. Faz um pedido. O parceiro procura, compara, inspeciona e entrega.
Cenário típico: o fecho do mês
No fim do mês, as faturas acumulam-se na contabilidade. Muitas vêm de fornecedores que só entregam uma vez por ano. Para cada um foi preciso criar uma ficha de credor, verificar os dados bancários e conciliar a fatura com a encomenda e a receção de mercadorias. Num documento falta o número da encomenda, noutro a quantidade não bate certo. O esclarecimento arrasta-se durante dias. O valor da mercadoria de todas estas faturas juntas é inferior ao salário da pessoa que as processa.
Quase todas as empresas industriais conhecem cenários assim. Mostram que os custos das compras indiretas não surgem apenas nas compras, mas em toda a cadeia de processos até à contabilidade.
Indicadores que dizem realmente alguma coisa
Para gerir as compras indiretas não precisa de software complexo. Alguns indicadores simples bastam para começar:
- Número de fornecedores ativos na área indireta, por categoria
- Percentagem de encomendas abaixo de um pequeno montante definido por si
- Percentagem de encomendas em texto livre sem número de artigo
- Tempo de ciclo desde a comunicação da necessidade até à encomenda
- Percentagem de encomendas urgentesque correm fora do processo normal
Meça estes valores uma vez como ponto de partida e depois a intervalos regulares. A evolução diz mais do que qualquer valor isolado.
Ferramentas digitais: o que ajuda e o que não ajuda
Plataformas de compras, catálogos eletrónicos e aprovações automatizadas podem simplificar bastante as compras indiretas. Mas só ajudam com necessidades que se podem normalizar. Para a peça de substituição rara de uma máquina antiga não existe catálogo. Aqui são precisas pessoas que saibam identificar peças, conheçam fornecedores e consigam avaliar alternativas. Um plano realista separa, por isso, claramente o que é digitalizado do que é externalizado ou tratado individualmente.
Por onde começar? Uma entrada pragmática
Muitos projetos de compras indiretas falham porque começam grandes demais. Um caminho pragmático: escolha uma única categoria, por exemplo as peças de substituição de um determinado grupo de instalações. Registe durante três meses quem encomenda o quê e a quem. Depois decida se essa categoria é agrupada, catalogada ou externalizada. A experiência deste primeiro passo sustenta o projeto seguinte. E fornece os argumentos de que precisa para convencer a direção da fábrica.
Quem deve estar à mesa?
As compras indiretas só funcionam quando compras e engenharia trabalham em conjunto. As compras trazem método, contratos e conhecimento dos fornecedores. A manutenção traz a compreensão técnica e sabe que peças são realmente críticas.
Um erro frequente é contornar a manutenção por razões de eficiência. Os preços descem, mas os riscos de avaria aumentam. O melhor caminho: regras comuns sobre que encomendas seguem o circuito normalizado e quais precisam de verificação técnica.
Onde um parceiro de compras ajuda
A KTB Europe atua desde 1976 como parceiro de compras para clientes industriais. Compramos para a manutenção e para as compras, do pequeno parafuso ao grande componente, junto de vários fabricantes e a nível internacional. Para empresas que querem aliviar as suas compras indiretas, assumimos pedidos, procura de fornecedores e inspeção da mercadoria.
Encontra mais informações sobre o modelo na nossa página sobre externalização de compras. A forma como reduzimos custos através de estratégias de compras é descrita na nossa página sobre otimização de custos.
Conclusão
As compras indiretas não são um palco secundário. São um lugar onde muitas pequenas decisões, somadas, geram grandes custos. Quem cria transparência, consolida fornecedores e externaliza casos complexos de forma direcionada reduz os custos. E, quase sempre, também as dores de cabeça do dia a dia.
Quer saber que partes das suas compras indiretas podem ser externalizadas? Escreva-nos através da página de contacto.
Perguntas frequentes
O que se entende por compras indiretas?
As compras indiretas abrangem todos os bens e serviços de que uma empresa necessita para a sua operação, mas que não entram no produto vendido. Incluem peças MRO, artigos C, consumíveis de operação, proteção no trabalho, ferramentas e serviços como manutenção ou limpeza. As compras diretas, pelo contrário, adquirem matérias-primas e componentes para a produção.
Qual é a diferença entre compras diretas e indiretas?
As compras diretas adquirem material que passa a fazer parte do produto final e são, em regra, bem planeáveis. As compras indiretas adquirem material e serviços para a operação. Têm muitos artigos, muitos fornecedores, valores de encomenda pequenos e necessidades muitas vezes imprevisíveis. Por isso, as alavancas estão mais nos custos de processo do que nos preços unitários.
O que é o tail spend?
Tail spend designa as muitas pequenas despesas em muitos fornecedores que, em conjunto, representam apenas uma pequena parte do volume de compras. Mas geram uma grande parte dos processos de encomenda e das faturas. O tail spend surge normalmente sem se dar por isso, porque cada encomenda parece inofensiva. O agrupamento e regras claras sobre fornecedores ajudam a geri-lo.
Como se podem reduzir os custos nas compras indiretas?
As alavancas mais eficazes são a transparência sobre fornecedores e encomendas, o agrupamento das necessidades em menos fornecedores, contratos-quadro para artigos recorrentes e dados mestre corretos. Casos individuais complexos, como peças de substituição raras ou peças para fábricas no estrangeiro, podem ser externalizados para um parceiro de compras que assume a procura, a comparação e a inspeção.