在许多企业里，有一个部门专门和供应商谈钢材价格。还有一个设备维护部门，在周五下午批准一张四十欧元的密封件发票。两者都是采购，但只有前者受到关注。
本文将说明间接采购包括哪些内容、为什么它如此难以管控，以及哪些抓手在实践中已被证明有效。
什么是间接采购？
间接采购涵盖企业所需、但不进入最终产品的所有商品和服务。直接采购负责采购生产用的原材料和零部件，间接采购则负责采购其他一切。
典型品类包括：
本文聚焦技术部分，即MRO和C类件。在工业企业中，这里的抓手通常最大。
为什么间接采购常被忽视
金额小，单据多
间接采购中很大一部分订单金额很低，但同时产生了所有订购流程中的很大一部分。这一比例与直接采购正好相反：钱少，活多。
职责分散
下单的往往不是采购部门，而是设备维护、车间或某位班组长。每个人都有自己用惯了的供应商，却没人掌握全局。
数据质量差
像“3号泵用轴承”这样的自由文本订单几乎无法分析。不知道自己买了什么，也就无法整合。
长尾
所谓长尾支出，即在众多小供应商处产生的大量小额支出，正在悄然增长。每新增一家零散供应商，单看都无伤大雅。但累积起来，就形成了一份再也无人能维护的名单。
在间接采购中，问题不在价格本身，而在价格周围发生的一切。
各品类及其抓手
间接采购中并非每个品类都需要同样的处理方式。大致参考如下：
| 品类 | 典型问题 | 有效抓手 |
|---|---|---|
| 标准件、C类件 | 小额订单多 | 目录、框架协议、集中采购 |
| 制造商专用备件 | 制造商多，查找耗时 | 跨制造商的采购合作伙伴 |
| 停产零件 | 已无常规货源 | 国际市场搜寻、替代件 |
| 运营耗材 | 价格波动 | 带价格调整条款的框架协议 |
| 劳保用品 | 型号繁多 | 品类标准化 |
隐性成本：一个计算示例
以一张货值很低的备件订单为例。流程几乎总是一样的：
- 识别需求并确认零件
- 寻找供应商并询价
- 审核报价并批准订单
- 创建并发送订单
- 跟踪交货日期
- 登记收货
- 核对发票并付款
每一步都要耗费工时。哪怕每步只按十五分钟计算，合计也接近两个小时。再用您内部的小时费率算一算。小额订单一多，流程成本很快就会超过货值。这个计算只是一个简化示例，您自己的数值可能更高或更低，但道理不变。
间接采购的五个抓手
1. 建立透明度
分析过去一年的订单。共有多少家供应商？低于某一金额的订单有多少？哪些品类占主导？仅这些数字往往就能改变讨论的方向。
2. 整合供应商
供应商越少，主数据、订单和发票就越少。这并不意味着您只能保留一家供应商，但每个品类都应有一个明确的首选。
3. 目录与框架协议
重复性需求应纳入条件固定的框架协议。这样每次下单都能省去一轮询价。
4. 改善物料主数据
每个重复采购的物料都应准确录入制造商、零件号和名称。这能加快询价速度，并使数据分析成为可能。
5. 外包复杂事务
并非所有东西都能塞进目录。罕见备件、来自众多制造商的零件或海外工厂的需求，都是由外部采购合作伙伴接手流程的典型情形。您只需提出询价，合作伙伴负责查找、比较、检验和交付。
典型场景：月末结账
到了月底，财务部门的发票堆积如山。其中许多来自一年只供货一次的供应商。每一家都要建立供应商账户、核实银行信息，并将发票与订单和收货记录逐一核对。一张单据缺少订单号，另一张数量对不上。澄清工作拖了好几天。所有这些发票的货值加起来，还不如处理它们的那位员工的工资高。
几乎每家工业企业都熟悉这样的场景。它表明，间接采购的成本不仅产生于采购环节本身，而是贯穿直至财务的整个流程链。
真正有说服力的指标
要管控间接采购，并不需要复杂的软件。起步时几个简单指标就足够了：
- 活跃供应商数量 （间接采购领域，按品类）
- 订单占比 ：低于自定小额标准的订单
- 自由文本订单的占比 ：没有物料编号的订单
- 处理周期 ：从提出需求到下单
- 加急订单占比：在正常流程之外处理的订单
先测一次这些数值作为基准，之后按固定周期复测。变化趋势比任何单一数值都更能说明问题。
数字化工具：哪些有用，哪些没用
采购平台、电子目录和自动审批可以大大简化间接采购，但只对可标准化的需求有效。老机器上罕见的备件没有目录可查。这时需要的是能够识别零件、熟悉供应商并评估替代方案的人。因此，切实可行的计划会明确区分哪些需求数字化处理，哪些外包或个案处理。
从哪里开始？务实的切入点
间接采购的许多项目之所以失败，是因为一开始铺得太大。务实的做法是：选定一个品类，例如某个设备组的备件。用三个月时间记录谁向谁订购了什么。然后决定这个品类是集中采购、纳入目录还是外包。第一步积累的经验将支撑下一个项目，也能为您说服工厂管理层提供所需的论据。
谁应该参与？
只有采购与技术部门通力合作，间接采购才能运转。采购部门带来方法、合同和供应商知识；设备维护部门带来技术理解，并知道哪些零件真正关键。
一个常见错误是为了效率而绕开设备维护部门。这样价格虽然下降了，故障风险却上升了。更好的做法是：共同制定规则，明确哪些订单走标准流程，哪些需要技术审核。
采购伙伴能帮上什么
KTB Europe自1976年起作为采购合作伙伴服务于工业客户。我们为设备维护和采购部门采购从小螺钉到大型部件的各类物料，跨制造商、面向国际。对于希望减轻间接采购负担的企业，我们承担询价、供应商查找和货物检验工作。
有关该模式的更多信息，请参阅我们的 采购外包页面。我们如何通过采购策略降低成本，请参阅 成本优化.
结语
间接采购不是次要战场。在这里，许多小决定累积起来会造成巨大的成本。建立透明度、整合供应商并有针对性地外包复杂事务的企业，能够降低成本，通常也能减少日常的烦恼。
想知道您的间接采购中哪些部分可以外包？请通过 联系页面.
常见问题
什么是间接采购？
间接采购涵盖企业运营所需、但不进入所售产品的所有商品和服务，包括MRO零件、C类件、运营耗材、劳保用品、工具，以及维保或保洁等服务。与之相对，直接采购负责采购生产用的原材料和零部件。
直接采购与间接采购有什么区别？
直接采购采购的是成为最终产品一部分的物料，通常易于计划。间接采购采购的是用于运营的物料和服务，其特点是物料多、供应商多、订单金额小，需求往往难以计划。因此，间接采购的抓手更多在于流程成本，而不是单价。
什么是长尾支出（Tail Spend）？
长尾支出是指在众多供应商处产生的大量小额支出，它们合计只占采购总额的一小部分，却产生了很大一部分订购流程和发票。长尾支出通常在不知不觉中形成，因为单张订单看起来无伤大雅。集中采购和明确的供应商规定有助于对其加以管控。
如何降低间接采购成本？
最有效的抓手是：掌握供应商和订单的透明度、把需求集中到更少的供应商、为重复采购的物料签订框架协议，以及维护准确的物料主数据。罕见备件或海外工厂所需零件等复杂个案，可以外包给负责查找、比较和检验的采购合作伙伴。