En muchas empresas hay un departamento que negocia con los proveedores el precio del acero. Y hay un equipo de mantenimiento que el viernes por la tarde aprueba la factura de cuarenta euros por una junta. Las dos cosas son compras. Pero solo una recibe atención.
Este artículo muestra qué incluyen las compras indirectas, por qué son tan difíciles de gestionar y qué palancas han dado buen resultado en la práctica.
¿Qué son las compras indirectas?
Las compras indirectas abarcan todos los bienes y servicios que necesita una empresa, pero que no se incorporan al producto final. Las compras directas adquieren materias primas y componentes para la producción. Las compras indirectas adquieren todo lo demás.
Las categorías típicas son:
- MRO: repuestos y piezas de desgaste, material de mantenimiento, herramientas
- Artículos C: piezas normalizadas, material de fijación, piezas pequeñas de poco valor
- Consumibles de operación: lubricantes, productos de limpieza, gases
- Protección laboral: ropa de protección, guantes, gafas
- Servicios: contratos de mantenimiento, limpieza, facility management, TI
En este artículo nos centramos en la parte técnica, es decir, MRO y artículos C. Ahí la palanca suele ser especialmente grande en las empresas industriales.
Por qué las compras indirectas pasan tan a menudo desapercibidas
Importes pequeños, muchas operaciones
Una gran parte de los pedidos de las compras indirectas tiene poco valor. Al mismo tiempo, genera una gran parte de todas las operaciones de pedido. La proporción es la inversa que en las compras directas: poco dinero, mucho trabajo.
Responsabilidad dispersa
A menudo no pide compras, sino mantenimiento, el taller o un jefe de turno. Cada uno tiene sus proveedores de confianza. Nadie tiene una visión de conjunto.
Datos deficientes
Los pedidos en texto libre como «rodamiento para bomba 3» apenas se pueden analizar. Quien no sabe qué compra tampoco puede agruparlo.
Long tail
El llamado tail spend, es decir, los muchos gastos pequeños en muchos proveedores pequeños, crece en silencio. Cada nuevo proveedor puntual es inofensivo por sí solo. En conjunto surge una lista que ya nadie puede mantener.
En las compras indirectas, el problema no es el precio. El problema es todo lo que ocurre alrededor del precio.
Categorías y sus palancas
No todas las categorías de compras indirectas necesitan el mismo tratamiento. Una orientación aproximada:
| Categoría | Problema típico | Palanca eficaz |
|---|---|---|
| Piezas normalizadas, artículos C | muchos pedidos pequeños | catálogo, contrato marco, agrupación |
| Repuestos específicos del fabricante | muchos fabricantes, búsqueda larga | socio de compras multimarca |
| Piezas descatalogadas | ya no hay fuente regular | búsqueda en el mercado internacional, alternativas |
| Consumibles de operación | precios fluctuantes | contrato marco con cláusula de revisión de precios |
| Protección laboral | variedad de modelos | estandarizar la gama |
Los costes ocultos: un cálculo de ejemplo
Tomemos un único pedido de un repuesto de poco valor. El proceso es casi siempre el mismo:
- Detectar la necesidad e identificar la pieza
- Buscar proveedores y pedir oferta
- Revisar la oferta y aprobar el pedido
- Crear y enviar el pedido
- Seguir la fecha de entrega
- Registrar la recepción de mercancías
- Verificar y pagar la factura
Cada uno de estos pasos cuesta horas de trabajo. Si cuenta solo quince minutos por paso, llega a casi dos horas. Haga el cálculo con su coste por hora interno. Con muchos pedidos pequeños, los costes de proceso superan rápidamente el valor de la mercancía. Este cálculo es un ejemplo simplificado. Sus propios valores pueden ser más altos o más bajos. El principio se mantiene.
Cinco palancas en las compras indirectas
1. Crear transparencia
Analice los pedidos del último año. ¿Cuántos proveedores hay? ¿Cuántos pedidos por debajo de un importe determinado? ¿Qué categorías predominan? Ya solo estas cifras suelen cambiar la discusión.
2. Agrupar proveedores
Cuantos menos proveedores, menos datos maestros, pedidos y facturas. Eso no tiene por qué significar que solo tenga un proveedor. Pero para cada categoría debería haber una primera opción clara.
3. Catálogos y contratos marco
La demanda recurrente debe ir a contratos marco con condiciones fijas. Así se ahorra la ronda de ofertas en cada pedido.
4. Mejorar los datos maestros
Fabricante, referencia y denominación deberían estar bien registrados para cada artículo recurrente. Eso agiliza las solicitudes y permite hacer análisis.
5. Externalizar lo complejo
No todo cabe en un catálogo. Los repuestos poco habituales, las piezas de muchos fabricantes o la demanda de plantas en el extranjero son casos típicos en los que un socio de compras externo asume los procesos. Usted envía una solicitud. El socio busca, compara, inspecciona y entrega.
Escenario típico: el cierre mensual
A final de mes, las facturas se amontonan en contabilidad. Muchas proceden de proveedores que solo suministran una vez al año. Para cada uno hubo que dar de alta un acreedor, comprobar los datos bancarios y cotejar la factura con el pedido y la recepción de mercancías. En un justificante falta el número de pedido, en otro no cuadra la cantidad. La aclaración se alarga durante días. El valor de la mercancía de todas estas facturas juntas es menor que el sueldo de la persona que las tramita.
Casi todas las empresas industriales conocen escenarios así. Muestran que los costes de las compras indirectas no se generan solo en el propio departamento de compras, sino en toda la cadena de procesos hasta contabilidad.
Indicadores que de verdad dicen algo
Para gestionar las compras indirectas no necesita un software complejo. Para empezar bastan unos pocos indicadores sencillos:
- Número de proveedores activos en el ámbito indirecto, por categoría
- Proporción de pedidos por debajo de un importe pequeño elegido por usted
- Proporción de pedidos en texto libre sin número de artículo
- Tiempo de tramitación desde la solicitud hasta el pedido
- Proporción de pedidos urgentesque se tramitan fuera del proceso normal
Mida estos valores una vez como punto de partida y después a intervalos fijos. La evolución dice más que cualquier valor aislado.
Herramientas digitales: qué ayuda y qué no
Las plataformas de compras, los catálogos electrónicos y las aprobaciones automatizadas pueden simplificar mucho las compras indirectas. Pero solo ayudan con la demanda que se puede estandarizar. Para el repuesto poco habitual de una máquina antigua no hay catálogo. Ahí hacen falta personas que sepan identificar piezas, conozcan a los proveedores y puedan evaluar alternativas. Por eso, un plan realista separa con claridad lo que se digitaliza de lo que se externaliza o se tramita de forma individual.
¿Por dónde empezar? Un arranque pragmático
Muchos proyectos de compras indirectas fracasan porque empiezan demasiado grandes. Una vía pragmática: tome una sola categoría, por ejemplo los repuestos de un grupo concreto de instalaciones. Registre durante tres meses quién pide qué y a quién. Después decida si esa categoría se agrupa, se cataloga o se externaliza. La experiencia de este primer paso sostiene el siguiente proyecto. Y le da los argumentos que necesita para convencer a la dirección de la planta.
¿Quién debe sentarse a la mesa?
Las compras indirectas solo funcionan si compras y el área técnica colaboran. Compras aporta método, contratos y conocimiento de proveedores. Mantenimiento aporta la comprensión técnica y sabe qué piezas son realmente críticas.
Un error frecuente es pasar por alto a mantenimiento por motivos de eficiencia. Así bajan los precios, pero aumentan los riesgos de avería. El camino mejor: reglas comunes sobre qué pedidos siguen un proceso estandarizado y cuáles necesitan una revisión técnica.
Dónde ayuda un socio de compras
KTB Europe trabaja desde 1976 como socio de compras para clientes industriales. Compramos para mantenimiento y compras desde el tornillo más pequeño hasta el componente más grande, de todos los fabricantes y a escala internacional. Para las empresas que quieren descargar sus compras indirectas, nos encargamos de las solicitudes, la búsqueda de proveedores y la inspección de la mercancía.
Encontrará más información sobre el modelo en nuestra página sobre externalización de compras. Cómo reducimos costes mediante estrategias de compra lo describe nuestra página sobre optimización de costes.
Conclusión
Las compras indirectas no son un escenario secundario. Son un lugar donde muchas decisiones pequeñas generan, en conjunto, grandes costes. Quien crea transparencia, agrupa proveedores y externaliza de forma selectiva los casos complejos reduce los costes. Y casi siempre también los quebraderos de cabeza del día a día.
¿Quiere saber qué partes de sus compras indirectas se pueden externalizar? Escríbanos a través de la página de contacto.
Preguntas frecuentes
¿Qué se entiende por compras indirectas?
Las compras indirectas abarcan todos los bienes y servicios que una empresa necesita para su funcionamiento, pero que no se incorporan al producto vendido. Incluyen piezas MRO, artículos C, consumibles de operación, protección laboral, herramientas y servicios como mantenimiento o limpieza. Las compras directas, en cambio, adquieren materias primas y componentes para la producción.
¿Cuál es la diferencia entre compras directas e indirectas?
Las compras directas adquieren material que pasa a formar parte del producto final y suelen ser fáciles de planificar. Las compras indirectas adquieren material y servicios para el funcionamiento. Tienen muchos artículos, muchos proveedores, pedidos de poco valor y, a menudo, una demanda imprevisible. Por eso, las palancas están más en los costes de proceso que en los precios unitarios.
¿Qué es el tail spend?
El tail spend designa los muchos gastos pequeños en muchos proveedores que, juntos, solo representan una pequeña parte del volumen de compras. Pero generan una gran parte de las operaciones de pedido y de las facturas. El tail spend suele surgir sin que nadie lo note, porque cada pedido parece inofensivo. La agrupación y unas directrices claras sobre proveedores ayudan a gestionarlo.
¿Cómo se pueden reducir los costes en las compras indirectas?
Las palancas más eficaces son la transparencia sobre proveedores y pedidos, la agrupación de la demanda en menos proveedores, los contratos marco para artículos recurrentes y unos datos maestros bien mantenidos. Los casos individuales complejos, como repuestos poco habituales o piezas para plantas en el extranjero, se pueden externalizar a un socio de compras que se encargue de la búsqueda, la comparación y la inspección.