Jeder MRO-Lieferant kennt diese Anfragen. „Bitte Angebot für einen Motor, 4 kW.“ „Wir brauchen das Ventil von Linie 2, gleiches wie letztes Mal.“ „Anbei ein Foto.“ Das Foto zeigt ein Teil, aber kein Typenschild.
Was folgt, sind Rückfragen. Jede Rückfrage kostet einen halben bis einen ganzen Tag, weil Antworten auf sich warten lassen. Bei drei Rückfragen ist eine Woche vergangen, bevor überhaupt ein Angebot vorliegt.
Diese Checkliste zeigt, welche zwölf Angaben eine Ersatzteilanfrage braucht. Nicht jede Anfrage braucht alle. Aber je mehr davon vorhanden sind, desto schneller und genauer wird das Angebot.
Teil A: Was genau wird gesucht?
1. Hersteller
Der Name des Herstellers, so wie er auf dem Typenschild steht. Achtung bei Übernahmen: Viele Marken gehören heute zu anderen Konzernen. Nennen Sie den Namen auf dem Teil, nicht den aktuellen Konzernnamen. Der Lieferant kann die Zuordnung selbst herstellen.
2. Vollständige Teilenummer
Die komplette Bestellnummer mit allen Zusätzen, Bindestrichen und Versionsangaben. Gerade in der Automatisierungstechnik unterscheiden sich Varianten oft nur in den letzten Zeichen. Ein fehlendes Suffix kann eine andere Spannung, einen anderen Anschluss oder einen anderen Firmwarestand bedeuten.
3. Foto des Typenschilds
Ein scharfes, vollständiges Foto. Ohne Spiegelung, ohne abgeschnittene Ränder. Das Foto ist die wichtigste Absicherung gegen Abschreibfehler. Wenn das Schild verschmutzt ist, reinigen Sie es vorsichtig vor dem Foto.
4. Seriennummer
Die Seriennummer des Teils, und wenn es zu einer Maschine gehört, auch die der Maschine. Bei Sonderausführungen kann der Hersteller über die Seriennummer die genaue Konfiguration nachvollziehen.
Teil B: Wo und wie wird es eingesetzt?
5. Einbauort und Anwendung
In welcher Maschine, in welcher Baugruppe, für welche Funktion? „Antrieb des Förderbands am Auslauf“ hilft mehr als „Linie 2“. Die Anwendung ist besonders wichtig, wenn Alternativen geprüft werden.
6. Fotos der Einbausituation
Ein oder zwei Fotos des eingebauten Teils mit Anschlüssen, Befestigung und Umgebung. Daraus lassen sich Bauform, Anschlussart und Platzverhältnisse ablesen.
7. Technische Kerndaten
Wenn Typenschild oder Teilenummer fehlen, sind technische Daten der wichtigste Ersatz. Je nach Teil sind das zum Beispiel:
- Motoren: Leistung, Spannung, Frequenz, Drehzahl, Bauform, Wellendurchmesser
- Lager: Innendurchmesser, Außendurchmesser, Breite, Abdichtung
- Ventile: Funktion, Anschlussgröße, Betriebsdruck, Spulenspannung
- Sensoren: Bauform, Schaltabstand, Ausgang, Anschluss
- Dichtungen: Maße, Werkstoff, Medium, Temperatur
Eine gute Anfrage beantwortet die Rückfragen, bevor sie gestellt werden.
Teil C: Was wird erwartet?
8. Menge
Wie viele Stück werden gebraucht? Und gibt es Bedarf für weitere Teile auf Lager? Manchmal ist eine etwas größere Menge pro Stück günstiger oder spart eine zweite Bestellung.
9. Realistischer Zieltermin
Wann muss das Teil wo sein? Seien Sie ehrlich. Wenn jede Anfrage als „dringend“ markiert ist, verliert das Wort seine Bedeutung. Unterscheiden Sie zwischen Stillstand, geplanter Wartung und Lagerauffüllung.
10. Lieferort und Land
Wohin geht das Teil? Werk, Adresse, Land. Das Land entscheidet über Einfuhrvorschriften, Dokumente und manchmal auch darüber, welche Ausführung eines Teils zulässig ist.
11. Alternativen erlaubt?
Darf der Lieferant ein gleichwertiges Teil eines anderen Herstellers oder einen Nachfolgetyp anbieten? Wenn ja: Wer prüft und gibt frei? Diese Angabe öffnet oft schnellere oder günstigere Wege.
12. Dokumente und Anforderungen
Braucht das Teil bestimmte Nachweise, etwa ein Werkszeugnis, ein Ursprungszeugnis oder eine Konformitätserklärung? Gibt es Vorgaben zu Verpackung oder Kennzeichnung? Wer das erst nach der Bestellung erwähnt, riskiert Verzögerungen.
Bonus: der richtige Ansprechpartner
Nennen Sie in der Anfrage eine Person, die technische Rückfragen beantworten kann. Oft ist das nicht der Einkäufer, sondern jemand aus der Instandhaltung. Eine Telefonnummer, die tagsüber erreichbar ist, spart oft mehr Zeit als jede schriftliche Erklärung.
Vorlage zum Kopieren
| Angabe | Ihr Eintrag |
|---|---|
| Hersteller | |
| Vollständige Teilenummer | |
| Foto Typenschild | angehängt: ja / nein |
| Seriennummer Teil / Maschine | |
| Einbauort und Anwendung | |
| Fotos Einbausituation | angehängt: ja / nein |
| Technische Kerndaten | |
| Menge | |
| Zieltermin und Anlass | Stillstand / Wartung / Lager |
| Lieferort und Land | |
| Alternativen erlaubt? | ja / nein, Freigabe durch: |
| Benötigte Dokumente | |
| Technischer Ansprechpartner |
Die fünf häufigsten Lücken in Anfragen
Aus Sicht eines Lieferanten fehlen in Anfragen immer wieder dieselben Angaben. Wenn Sie nur auf diese fünf Punkte achten, sind Sie bereits weiter als viele andere:
- Abgeschnittene Teilenummer: Das Suffix fehlt, weil es auf dem Typenschild in einer zweiten Zeile steht.
- Foto ohne Typenschild: Das Teil ist zu sehen, aber nicht seine Kennzeichnung.
- Kein Lieferland: Das Angebot muss neu kalkuliert werden, wenn sich herausstellt, dass das Teil nach Übersee geht.
- Unklare Dringlichkeit: „Dringend“ ohne Datum hilft niemandem bei der Wahl des Bezugswegs.
- Keine Aussage zu Alternativen: Der Lieferant weiß nicht, ob er einen schnelleren Nachfolgetyp anbieten darf.
Typisches Szenario: zwei Anfragen, ein Teil
Zwei Werke fragen am selben Tag dasselbe Pneumatikventil an. Das erste schickt: „Ventil für Linie 3, bitte Angebot.“ Das zweite schickt Hersteller, vollständige Nummer, Typenschildfoto, Menge, Lieferland und den Hinweis, dass ein Nachfolgetyp erlaubt ist. Das zweite Werk hat am Nachmittag ein Angebot mit zwei Optionen. Das erste Werk bekommt am Nachmittag eine Rückfrage. Der Unterschied liegt nicht beim Lieferanten. Er liegt in der Anfrage.
Wenn Sie nur die Hälfte haben
Nicht immer liegen alle Angaben vor. Typenschilder sind abgerieben, die Dokumentation ist verschwunden, der Hersteller existiert nicht mehr. Schicken Sie trotzdem, was Sie haben. Ein erfahrener Lieferant kann aus Fotos, Maßen und der Anwendung oft mehr herauslesen, als man denkt. Wichtig ist nur, dass Sie offen sagen, was fehlt. Dann kann gezielt nachgefragt werden, statt dass ein unpassendes Angebot entsteht.
Anfrage, Bestellung, Lieferung: dieselben Daten
Die Angaben aus der Anfrage sollten sich in der Bestellung wiederfinden. Klingt selbstverständlich, wird aber oft vergessen. Wenn die Bestellung nur noch „Pos. 1 laut Angebot“ enthält, fehlt im Wareneingang später die Grundlage für die Prüfung. Übernehmen Sie Hersteller, vollständige Teilenummer und Menge in die Bestellung. So kann der Wareneingang das gelieferte Teil direkt mit der Anfrage abgleichen.
Mehrere Positionen in einer Anfrage
Für Wartungsstillstände oder Lagerauffüllungen fragen Sie oft viele Teile auf einmal an. Dann hilft eine Tabelle mit einer Zeile pro Position und den Angaben oben als Spalten. Nummerieren Sie die Positionen und hängen Sie Fotos mit derselben Nummer im Dateinamen an. So bleibt auch eine lange Liste übersichtlich, und Rückfragen lassen sich eindeutig zuordnen.
Fotos richtig machen: fünf kleine Regeln
- Fotografieren Sie das Typenschild frontal, nicht schräg, und ohne Blitz, wenn es spiegelt.
- Nehmen Sie ein Übersichtsfoto und eine Nahaufnahme auf.
- Legen Sie bei Maßen einen Zollstock oder Messschieber mit ins Bild.
- Fotografieren Sie Stecker und Anschlüsse von vorn, damit Pinbelegung und Bauform erkennbar sind.
- Senden Sie Fotos in Originalauflösung, nicht komprimiert über einen Messenger.
Diese Regeln klingen banal. In der Praxis entscheiden sie oft darüber, ob ein Teil anhand eines Fotos eindeutig identifiziert werden kann oder nicht.
So arbeiten wir mit Ihrer Anfrage
Bei KTB Europe können Sie uns die Teilenummer, die Modellbezeichnung oder eine Beschreibung des benötigten Teils telefonisch, per E-Mail oder über unser Kontaktformular senden. Nach Eingang durchsuchen wir unser weltweites Lieferantennetz und melden uns mit konkreten Optionen, Preisen und Lieferzeiten. Wenn das Originalteil nicht oder nur schwer verfügbar ist, fragen Sie uns nach Alternativen. Das tun wir seit 1976 für Industriekunden weltweit.
Mehr dazu auf unserer Seite zur MRO-Beschaffung. Ihre Anfrage können Sie direkt über die Kontaktseite stellen.
Fazit
Die meiste Zeit in der Ersatzteilbeschaffung geht nicht beim Lieferanten verloren, sondern im Hin und Her davor. Zwölf Angaben, ein gutes Foto und ein erreichbarer Ansprechpartner verkürzen diesen Weg deutlich. Drucken Sie die Vorlage aus und legen Sie sie dorthin, wo Anfragen entstehen.
Häufige Fragen
Was ist die wichtigste Angabe bei einer Ersatzteilanfrage?
Die vollständige Teilenummer zusammen mit einem scharfen Foto des Typenschilds. Die Nummer identifiziert das Teil eindeutig, das Foto schützt vor Abschreibfehlern und zeigt Zusätze, die oft entscheidend sind. Gerade in der Automatisierungstechnik unterscheiden sich Varianten häufig nur in den letzten Zeichen der Bestellnummer.
Was tun, wenn das Typenschild nicht mehr lesbar ist?
Dann helfen technische Kerndaten, Fotos der Einbausituation, Maße und die Beschreibung der Anwendung. Auch die Seriennummer der Maschine kann helfen, weil Maschinenhersteller darüber oft die eingebauten Komponenten nachvollziehen können. Schicken Sie alles, was vorhanden ist, und sagen Sie offen, welche Angaben fehlen.
Sollte ich in der Anfrage Alternativen zulassen?
Wenn technisch möglich, ja. Ein gleichwertiges Teil eines anderen Herstellers oder ein Nachfolgetyp kann schneller verfügbar oder günstiger sein. Geben Sie an, wer Alternativen technisch prüft und freigibt. So kann der Lieferant gezielt Optionen anbieten, und Sie behalten die Kontrolle über die Entscheidung.
Warum ist der Lieferort für die Anfrage wichtig?
Der Lieferort bestimmt Einfuhrvorschriften, benötigte Dokumente und manchmal auch die zulässige Ausführung eines Teils, etwa wegen Netzspannung oder Zulassungen. Außerdem beeinflusst er Lieferzeit und Kosten. Wer das Land erst nach dem Angebot nennt, riskiert, dass das Angebot neu erstellt werden muss.
Wie stelle ich viele Positionen auf einmal an?
Nutzen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Position und Spalten für Hersteller, Teilenummer, Menge, technische Daten und Zieltermin. Nummerieren Sie die Positionen und benennen Sie die Fotos mit derselben Nummer. So bleiben auch lange Listen für Wartungsstillstände übersichtlich, und Rückfragen lassen sich eindeutig zuordnen.