Kurz erklärt
Ein Abrufauftrag ist eine Bestellung, mit der Teilmengen aus einem bestehenden Rahmenvertrag zu den dort vereinbarten Konditionen abgerufen werden.
Inhalt
Was ist Abrufauftrag?
Der Abrufauftrag setzt einen Rahmenvertrag voraus, in dem Preise, Konditionen und meist eine Gesamtmenge oder ein Gesamtwert bereits festgelegt sind. Mit dem einzelnen Abruf bestimmt der Käufer nur noch Menge, Termin und Lieferort. Verhandlung und Lieferantenauswahl entfallen bei jedem einzelnen Vorgang.
Grundlage ist entweder ein Mengenkontrakt, der eine Gesamtmenge eines Artikels festlegt, oder ein Wertkontrakt, der einen Gesamtbetrag über mehrere Artikel vorsieht. In ERP-Systemen wird der Abruf meist als Abrufbestellung mit Bezug zum Kontrakt angelegt, sodass verbrauchte und offene Mengen jederzeit sichtbar sind. Manche Verträge sehen feste Abruftermine oder Lieferpläne vor, andere erlauben freie Abrufe innerhalb der Laufzeit.
Der Nutzen liegt vor allem in geringeren Prozesskosten: Einzelbestellungen werden einfacher, schneller und lassen sich teils an die Bedarfsträger delegieren. Gleichzeitig bleibt das gebündelte Volumen des Rahmenvertrags erhalten. Wichtig ist, Mindestabnahmen, Laufzeitende und Regeln für nicht abgerufene Restmengen im Blick zu behalten, damit am Ende der Laufzeit keine ungeplanten Verpflichtungen entstehen.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
In der Instandhaltung eignen sich Abrufaufträge für regelmäßig benötigte Verschleiß- und C-Teile wie Filter, Dichtungen oder Lager. Eine regelmäßige Kontrolle des Abrufstands zeigt früh, ob der Kontrakt vorzeitig ausläuft oder Restmengen drohen.
Synonyme und Abkürzungen: Abrufbestellung · Abruf · Call-off Order · Release Order · Lieferabruf
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Rahmenvertrag und Abrufauftrag?
Der Rahmenvertrag legt Preise, Konditionen und häufig eine Gesamtmenge oder einen Gesamtwert für einen Zeitraum fest, löst aber selbst noch keine Lieferung aus. Erst der Abrufauftrag konkretisiert eine Teilmenge mit Termin und Lieferort und macht daraus eine lieferpflichtige Bestellung.
Was ist ein Mengenkontrakt und was ein Wertkontrakt?
Beim Mengenkontrakt wird eine Gesamtmenge für einen bestimmten Artikel vereinbart, die über die Laufzeit abgerufen wird. Beim Wertkontrakt gilt ein Gesamtbetrag, der für mehrere Artikel oder eine Warengruppe genutzt werden kann. Wertkontrakte sind flexibler, wenn sich die genauen Artikel im Voraus schlecht bestimmen lassen.
Welche Vorteile haben Abrufaufträge für den Einkauf?
Abrufaufträge verringern den Aufwand je Bestellung, weil Verhandlung und Lieferantenauswahl bereits erledigt sind. Bestellungen gehen schneller, lassen sich teilweise automatisieren oder an Fachabteilungen delegieren, und die gebündelten Konditionen des Rahmenvertrags bleiben erhalten. Zudem wird der Verbrauch je Kontrakt transparent.
Was passiert mit nicht abgerufenen Mengen am Vertragsende?
Das hängt von der vertraglichen Regelung ab. Manche Rahmenverträge enthalten eine Abnahmepflicht, sodass Restmengen bezahlt oder abgenommen werden müssen; andere sichern nur Konditionen ohne Verpflichtung. Deshalb sollten Abnahmepflichten, Toleranzen und Verlängerungsoptionen ausdrücklich vereinbart und der Abrufstand regelmäßig geprüft werden.