Kurz erklärt
Purchase-to-Pay (P2P) bezeichnet den durchgängigen Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Bezahlung der Rechnung.
Inhalt
Was ist Purchase-to-Pay?
Der Purchase-to-Pay-Prozess verbindet Einkauf, Lager und Buchhaltung. Er beginnt mit einer Bestellanforderung, führt über Freigabe, Bestellung und Auftragsbestätigung zum Wareneingang und endet mit Rechnungsprüfung und Zahlung. Der Begriff Procure-to-Pay wird meist gleichbedeutend verwendet, teils aber weiter gefasst, einschließlich Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement.
Ein zentrales Kontrollinstrument ist der Drei-Wege-Abgleich: Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden auf Übereinstimmung von Artikel, Menge und Preis geprüft, bevor die Zahlung freigegeben wird. Kennzahlen wie Durchlaufzeit je Bestellung, Anteil der Bestellungen über Kataloge oder Rahmenverträge, Prozesskosten je Bestellvorgang und der Anteil abweichender Rechnungen zeigen, wie effizient der Prozess läuft. Je mehr Abweichungen manuell geklärt werden müssen, desto länger dauert die Zahlung und desto höher sind die Prozesskosten.
Gerade im MRO-Bereich mit vielen Kleinbestellungen ist der Prozessaufwand oft höher als der Warenwert. Automatisierung über E-Procurement, Kataloge, Abrufaufträge und elektronische Rechnungen senkt diesen Aufwand. Gleichzeitig sorgt ein sauberer P2P-Prozess dafür, dass Notfallbestellungen nachvollziehbar bleiben und nicht am Einkauf vorbei abgewickelt werden.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
Viele Rechnungsabweichungen entstehen durch ungenaue Bestellungen. Eindeutige Artikelbezeichnungen mit Herstellerteilenummer, vereinbarte Preise und klare Lieferadressen in der Bestellung erleichtern den späteren Abgleich und verkürzen die Freigabe.
Synonyme und Abkürzungen: P2P · Procure-to-Pay · Purchase to Pay · Bestell-zu-Zahlungs-Prozess
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Purchase-to-Pay und Procure-to-Pay?
Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Wird unterschieden, beschreibt Purchase-to-Pay den operativen Ablauf von der Bestellung bis zur Zahlung, während Procure-to-Pay zusätzlich vorgelagerte Schritte wie Bedarfsplanung, Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung einbezieht. Welche Abgrenzung gilt, legt meist das jeweilige Unternehmen in seiner Prozessbeschreibung fest.
Welche Schritte umfasst der P2P-Prozess?
Typisch sind Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung beim Lieferanten, Auftragsbestätigung, Wareneingang mit Prüfung, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung im Abgleich mit Bestellung und Wareneingang sowie die Zahlung. Je nach Unternehmen kommen Schritte wie Lieferantenauswahl oder der Abruf aus Rahmenverträgen hinzu.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Beim Drei-Wege-Abgleich vergleicht die Buchhaltung Bestellung, Wareneingangsbuchung und Lieferantenrechnung miteinander. Stimmen Artikel, Mengen und Preise überein, kann die Rechnung freigegeben werden. Abweichungen, etwa Teillieferungen oder Preisdifferenzen, werden vor der Zahlung geklärt. Das verhindert Doppelzahlungen und Zahlungen für nicht gelieferte Ware.