En bref
L’analyse des dépenses est l’exploitation systématique des dépenses d’achat par fournisseur, famille d’achat et entité, afin d’identifier potentiels et risques.
Sommaire
Analyse des dépenses : définition
L’analyse des dépenses apporte de la transparence sur ce pour quoi une entreprise dépense de l’argent, auprès de qui et par quels canaux. Elle constitue généralement la première étape du regroupement des besoins, de la consolidation des fournisseurs et des stratégies par famille d’achat dans les achats stratégiques.
Les sources de données sont la comptabilité fournisseurs, les commandes issues de l’ERP, les cartes d’achat et, le cas échéant, les notes de frais. Les données brutes sont nettoyées, les doublons fournisseurs fusionnés et les dépenses rattachées à une nomenclature homogène de familles d’achat. On peut ensuite répondre à des questions comme : combien de fournisseurs y a-t-il par famille d’achat ? Quelle part du volume revient au tail spend, c’est-à-dire à de nombreux petits fournisseurs à faible chiffre d’affaires ? Quelle est la part du maverick buying, c’est-à-dire des achats effectués en dehors du processus d’achat convenu ou des contrats existants ?
Pour le MRO, l’analyse est particulièrement instructive, car le besoin de maintenance est souvent réparti entre de nombreux fournisseurs, de petites commandes et des désignations hétérogènes. Elle montre quelles pièces de rechange et d’usure sont achetées plusieurs fois auprès de différents distributeurs, où manquent des contrats-cadres et quels fournisseurs n’ont été créés que pour des cas isolés. Une analyse ponctuelle devient vite obsolète ; une mise à jour régulière est judicieuse.
En pratique : maintenance et achats
Pour les dépenses MRO, une analyse jusqu’au niveau des lignes de commande est utile, car les imputations globales masquent souvent le contenu réel. Une requête sur les fournisseurs ayant peu de commandes par an montre rapidement où se trouve le potentiel de regroupement dans le tail spend.
Synonymes et abréviations: spend analysis · analyse du spend · cartographie des dépenses · analyse du volume d’achat · spend cube
Questions fréquentes
De quelles données a-t-on besoin pour une analyse des dépenses ?
La base est constituée des données de la comptabilité fournisseurs et des commandes de l’ERP, complétées par les dépenses par carte d’achat et d’autres moyens de paiement. Les données au niveau des lignes, avec description de l’article, quantité et prix, sont utiles, car de simples montants de factures disent peu sur le contenu. Les données fournisseurs sont préalablement nettoyées et les doublons fusionnés.
Qu’est-ce que le maverick buying ?
On appelle maverick buying les achats effectués en dehors du processus d’achat convenu, par exemple directement par des services sans commande, auprès de fournisseurs non homologués ou en dehors des contrats-cadres existants. Il en résulte des prix plus élevés, un manque de transparence et des risques de conformité. L’analyse des dépenses rend ces achats visibles.
Comment classer les dépenses dans une analyse des dépenses ?
Les dépenses sont rattachées à une nomenclature homogène de familles d’achat, soit propre à l’entreprise, soit issue d’un standard de classification usuel du secteur. La base est constituée des descriptions d’articles, du secteur du fournisseur et des comptes comptables. Le rattachement se fait en partie par règles, en partie manuellement, et devrait être vérifié régulièrement pour que les analyses restent comparables.
Quel est l’intérêt d’une analyse des dépenses pour le MRO ?
Elle montre combien de fournisseurs livrent le besoin de maintenance, quelles pièces sont achetées plusieurs fois auprès de différents distributeurs et quelle est la part des petites commandes ponctuelles. On en tire des pistes pour le regroupement, les contrats-cadres, la réduction du nombre de fournisseurs et une meilleure qualité des données de base des pièces de rechange.