In breve
L'analisi della spesa è la valutazione sistematica delle spese d'acquisto per fornitori, gruppi merceologici e aree, per individuare potenziali e rischi.
Indice
Che cos’è Analisi della spesa?
L'analisi della spesa crea trasparenza su che cosa un'azienda spende, presso chi e attraverso quali canali. È di solito il primo passo per l'aggregazione della domanda, il consolidamento dei fornitori e le strategie per gruppo merceologico negli acquisti strategici.
Le fonti di dati sono la contabilità fornitori, gli ordini del sistema ERP, le carte acquisti ed eventualmente le note spese e i rimborsi di viaggio. I dati grezzi vengono ripuliti, i fornitori duplicati unificati e le spese assegnate a una classificazione uniforme dei gruppi merceologici. Successivamente si può rispondere a domande come: quanti fornitori ci sono per gruppo merceologico? Quale quota del volume ricade nel tail spend, cioè in molti piccoli fornitori con fatturato ridotto? Quanto è alta la quota di maverick buying, cioè di acquisti effettuati aggirando il processo d'acquisto concordato o i contratti esistenti?
Per l'MRO l'analisi è particolarmente istruttiva, perché il fabbisogno di manutenzione è spesso distribuito su molti fornitori, piccoli ordini e designazioni non uniformi. Mostra quali ricambi e parti soggette a usura vengono acquistati più volte presso distributori diversi, dove mancano contratti quadro e quali fornitori sono stati registrati solo per casi singoli. Un'analisi una tantum invecchia rapidamente; è sensato un aggiornamento regolare.
In pratica: manutenzione e acquisti
Per le spese MRO conviene un'analisi fino al livello di riga, poiché le registrazioni cumulative spesso nascondono il contenuto effettivo. Un'interrogazione dei fornitori con pochi ordini all'anno mostra rapidamente dove si trova il potenziale di aggregazione nel tail spend.
Sinonimi e abbreviazioni: spend analysis · analisi delle spese · analisi del volume d'acquisto · spend cube
Domande frequenti
Quali dati servono per un'analisi della spesa?
La base sono i dati della contabilità fornitori e gli ordini del sistema ERP, integrati da movimenti delle carte acquisti e di altri canali di pagamento. Utili sono i dati a livello di riga con descrizione articolo, quantità e prezzo, poiché i soli totali delle fatture dicono poco sul contenuto. Le anagrafiche fornitori vengono prima ripulite e i duplicati unificati.
Che cos'è il maverick buying?
Con maverick buying si indicano gli acquisti effettuati aggirando il processo di approvvigionamento concordato, ad esempio direttamente dai reparti senza ordine, presso fornitori non autorizzati o al di fuori dei contratti quadro esistenti. Le conseguenze sono prezzi più alti, mancanza di trasparenza e rischi di compliance. L'analisi della spesa rende visibili questi acquisti.
Come si classificano le spese in un'analisi della spesa?
Le spese vengono assegnate a una classificazione uniforme dei gruppi merceologici, aziendale o basata su uno standard di classificazione diffuso nel settore. La base sono descrizioni degli articoli, settore del fornitore e conti di contabilità generale. L'assegnazione avviene in parte in base a regole, in parte manualmente, e andrebbe verificata regolarmente affinché le analisi restino confrontabili.
Quale utilità ha un'analisi della spesa per l'MRO?
Mostra quanti fornitori coprono il fabbisogno di manutenzione, quali pezzi vengono acquistati più volte presso distributori diversi e quanto è alta la quota di piccoli ordini singoli. Ne derivano spunti per aggregazione, contratti quadro, riduzione dei fornitori e una migliore qualità dei dati anagrafici dei ricambi.