O pedido de peças de substituição perfeito: 12 dados que poupam dias

Todos os fornecedores MRO conhecem estes pedidos. «Por favor, enviem proposta para um motor de 4 kW.» «Precisamos da válvula da linha 2, igual à da última vez.» «Segue uma fotografia em anexo.» A fotografia mostra uma peça, mas nenhuma placa de características.

O que se segue são perguntas adicionais. Cada pergunta custa meio dia a um dia inteiro, porque as respostas demoram. Com três perguntas, passa uma semana antes de sequer existir uma proposta.

Esta lista de verificação mostra os doze dados de que um pedido de peças de substituição precisa. Nem todos os pedidos precisam de todos. Mas quantos mais estiverem presentes, mais rápida e precisa será a proposta.

Parte A: o que se procura exatamente?

1. Fabricante

O nome do fabricante, tal como consta da placa de características. Atenção às aquisições: muitas marcas pertencem hoje a outros grupos. Indique o nome que está na peça, não o nome atual do grupo. O fornecedor consegue fazer a correspondência sozinho.

2. Referência completa da peça

A referência de encomenda completa, com todos os sufixos, hífenes e indicações de versão. Sobretudo na automação, as variantes diferem muitas vezes apenas nos últimos caracteres. Um sufixo em falta pode significar outra tensão, outra ligação ou outra versão de firmware.

3. Fotografia da placa de características

Uma fotografia nítida e completa. Sem reflexos, sem margens cortadas. A fotografia é a proteção mais importante contra erros de transcrição. Se a placa estiver suja, limpe-a com cuidado antes de a fotografar.

4. Número de série

O número de série da peça e, se esta pertencer a uma máquina, também o da máquina. Em execuções especiais, o fabricante consegue reconstituir a configuração exata através do número de série.

Parte B: onde e como é utilizada?

5. Local de montagem e aplicação

Em que máquina, em que conjunto, para que função? «Acionamento do transportador de saída» ajuda mais do que «linha 2». A aplicação é especialmente importante quando se avaliam alternativas.

6. Fotografias da situação de montagem

Uma ou duas fotografias da peça montada, com ligações, fixação e envolvente. A partir delas, é possível perceber a forma construtiva, o tipo de ligação e o espaço disponível.

7. Dados técnicos essenciais

Se faltarem a placa de características ou a referência da peça, os dados técnicos são o substituto mais importante. Consoante a peça, são por exemplo:

• Motores: potência, tensão, frequência, velocidade, forma construtiva, diâmetro do veio
• Rolamentos: diâmetro interior, diâmetro exterior, largura, vedação
• Válvulas: função, dimensão da ligação, pressão de serviço, tensão da bobina
• Sensores: forma construtiva, distância de comutação, saída, ligação
• Vedantes: dimensões, material, fluido, temperatura

Um bom pedido responde às perguntas antes de elas serem feitas.

Parte C: o que se espera?

8. Quantidade

Quantas unidades são necessárias? E há necessidade de mais peças para armazém? Por vezes, uma quantidade um pouco maior fica mais barata por unidade ou poupa uma segunda encomenda.

9. Data-alvo realista

Quando e onde tem a peça de estar? Seja honesto. Se todos os pedidos estiverem marcados como «urgente», a palavra perde o seu significado. Distinga entre paragem, manutenção planeada e reposição de stock.

10. Local de entrega e país

Para onde vai a peça? Fábrica, morada, país. O país determina as regras de importação, os documentos e, por vezes, também que execução de uma peça é permitida.

11. Alternativas permitidas?

Pode o fornecedor propor uma peça equivalente de outro fabricante ou um modelo sucessor? Se sim: quem verifica e aprova? Esta indicação abre muitas vezes vias mais rápidas ou mais baratas.

12. Documentos e requisitos

A peça precisa de determinados comprovativos, como um certificado de inspeção, um certificado de origem ou uma declaração de conformidade? Há requisitos de embalagem ou de marcação? Quem só o menciona depois da encomenda arrisca atrasos.

Bónus: o interlocutor certo

Indique no pedido uma pessoa capaz de responder a perguntas técnicas. Muitas vezes, não é o comprador, mas alguém da manutenção. Um número de telefone contactável durante o dia poupa muitas vezes mais tempo do que qualquer explicação escrita.

Modelo para copiar

As cinco lacunas mais frequentes nos pedidos

Do ponto de vista de um fornecedor, faltam repetidamente os mesmos dados nos pedidos. Se tiver atenção apenas a estes cinco pontos, já está à frente de muitos outros:

1. Referência cortada: falta o sufixo, porque está numa segunda linha da placa de características.
2. Fotografia sem placa de características: vê-se a peça, mas não a sua identificação.
3. Sem país de entrega: a proposta tem de ser recalculada quando se descobre que a peça vai para outro continente.
4. Urgência pouco clara: «urgente» sem data não ajuda ninguém a escolher a via de fornecimento.
5. Nada dito sobre alternativas: o fornecedor não sabe se pode propor um modelo sucessor mais rápido.

Cenário típico: dois pedidos, uma peça

Duas fábricas pedem no mesmo dia a mesma válvula pneumática. A primeira envia: «Válvula para a linha 3, por favor enviem proposta.» A segunda envia o fabricante, a referência completa, a fotografia da placa de características, a quantidade, o país de entrega e a indicação de que é permitido um modelo sucessor. A segunda fábrica tem à tarde uma proposta com duas opções. A primeira fábrica recebe à tarde uma pergunta adicional. A diferença não está no fornecedor. Está no pedido.

Quando só tem metade

Nem sempre todos os dados estão disponíveis. As placas de características estão gastas, a documentação desapareceu, o fabricante já não existe. Envie, mesmo assim, o que tem. Um fornecedor experiente consegue muitas vezes extrair de fotografias, medidas e da aplicação mais do que se pensa. O importante é dizer abertamente o que falta. Assim, é possível perguntar de forma dirigida, em vez de surgir uma proposta inadequada.

Pedido, encomenda, entrega: os mesmos dados

Os dados do pedido devem voltar a aparecer na encomenda. Parece óbvio, mas é muitas vezes esquecido. Se a encomenda contiver apenas «pos. 1 conforme proposta», falta mais tarde na receção de mercadorias a base para a verificação. Passe para a encomenda o fabricante, a referência completa da peça e a quantidade. Assim, a receção de mercadorias pode comparar diretamente a peça entregue com o pedido.

Várias posições num só pedido

Para paragens de manutenção ou reposições de stock, pede muitas vezes muitas peças de uma só vez. Nesse caso, ajuda uma tabela com uma linha por posição e os dados acima como colunas. Numere as posições e anexe fotografias com o mesmo número no nome do ficheiro. Assim, até uma lista longa se mantém clara, e as perguntas adicionais podem ser atribuídas sem ambiguidade.

Fotografar bem: cinco pequenas regras

• Fotografe a placa de características de frente, não na diagonal, e sem flash se houver reflexos.
• Tire uma fotografia geral e um grande plano.
• Para medidas, coloque na imagem um metro articulado ou um paquímetro.
• Fotografe fichas e ligações de frente, para que a atribuição dos pinos e a forma construtiva sejam reconhecíveis.
• Envie as fotografias na resolução original, não comprimidas através de uma aplicação de mensagens.

Estas regras parecem banais. Na prática, decidem muitas vezes se uma peça pode ou não ser identificada de forma inequívoca a partir de uma fotografia.

Como trabalhamos com o seu pedido

Na KTB Europe, pode enviar-nos a referência da peça, a designação do modelo ou uma descrição da peça necessária por telefone, por e-mail ou através do nosso formulário de contacto. Após a receção, pesquisamos a nossa rede mundial de fornecedores e voltamos ao contacto com opções concretas, preços e prazos de entrega. Se a peça original não estiver disponível ou for difícil de obter, peça-nos alternativas. É o que fazemos desde 1976 para clientes industriais em todo o mundo.

Saiba mais na nossa página sobre compras MRO. Pode fazer o seu pedido diretamente através da página de contacto .

Conclusão

A maior parte do tempo na aquisição de peças de substituição não se perde no fornecedor, mas no vaivém que vem antes. Doze dados, uma boa fotografia e um interlocutor contactável encurtam claramente esse caminho. Imprima o modelo e coloque-o onde os pedidos nascem.