Kurz erklärt
Spend-Analyse ist die systematische Auswertung der Einkaufsausgaben nach Lieferanten, Warengruppen und Bereichen, um Potenziale und Risiken zu erkennen.
Inhalt
Was ist Spend-Analyse?
Die Spend-Analyse schafft Transparenz darüber, wofür ein Unternehmen Geld ausgibt, bei wem und über welche Wege. Sie ist meist der erste Schritt für Bedarfsbündelung, Lieferantenkonsolidierung und Warengruppenstrategien im strategischen Einkauf.
Datenquellen sind Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen aus dem ERP-System, Einkaufskarten und gegebenenfalls Reisekosten- oder Spesenabrechnungen. Die Rohdaten werden bereinigt, Lieferantendubletten zusammengeführt und die Ausgaben einer einheitlichen Warengruppensystematik zugeordnet. Danach lassen sich Fragen beantworten wie: Wie viele Lieferanten gibt es je Warengruppe? Welcher Anteil des Volumens fällt auf den Tail Spend, also viele kleine Lieferanten mit geringem Umsatz? Wie hoch ist der Anteil von Maverick Buying, also Käufen am vereinbarten Einkaufsprozess oder an bestehenden Verträgen vorbei?
Für MRO ist die Analyse besonders aufschlussreich, weil Instandhaltungsbedarf oft über viele Lieferanten, Kleinbestellungen und uneinheitliche Bezeichnungen verteilt ist. Sie zeigt, welche Ersatz- und Verschleißteile mehrfach bei verschiedenen Händlern gekauft werden, wo Rahmenverträge fehlen und welche Lieferanten nur für Einzelfälle angelegt wurden. Eine einmalige Analyse veraltet schnell; sinnvoll ist eine regelmäßige Aktualisierung.
Praxis in Instandhaltung und Beschaffung
Bei MRO-Ausgaben lohnt sich eine Auswertung bis auf Positionsebene, da Sammelbuchungen den eigentlichen Inhalt oft verschleiern. Eine Abfrage nach Lieferanten mit wenigen Bestellungen pro Jahr zeigt schnell, wo Bündelungspotenzial im Tail Spend liegt.
Synonyme und Abkürzungen: Ausgabenanalyse · Spend Analysis · Einkaufsvolumenanalyse · Spend Cube
Häufige Fragen
Welche Daten braucht man für eine Spend-Analyse?
Grundlage sind Daten aus der Kreditorenbuchhaltung und Bestellungen aus dem ERP-System, ergänzt um Einkaufskartenumsätze und andere Zahlungswege. Hilfreich sind Positionsdaten mit Artikelbeschreibung, Menge und Preis, da reine Rechnungssummen wenig über den Inhalt aussagen. Lieferantenstammdaten werden zuvor bereinigt und Dubletten zusammengeführt.
Was ist Maverick Buying?
Als Maverick Buying bezeichnet man Einkäufe, die am vereinbarten Beschaffungsprozess vorbei getätigt werden, etwa direkt durch Fachabteilungen ohne Bestellung, bei nicht freigegebenen Lieferanten oder außerhalb bestehender Rahmenverträge. Folgen sind höhere Preise, fehlende Transparenz und Compliance-Risiken. Die Spend-Analyse macht solche Käufe sichtbar.
Wie klassifiziert man Ausgaben in einer Spend-Analyse?
Die Ausgaben werden einer einheitlichen Warengruppensystematik zugeordnet, entweder einer unternehmenseigenen oder einem branchenüblichen Klassifikationsstandard. Grundlage sind Artikelbeschreibungen, Lieferantenbranche und Sachkonten. Die Zuordnung erfolgt teils regelbasiert, teils manuell und sollte regelmäßig überprüft werden, damit Auswertungen vergleichbar bleiben.
Welchen Nutzen hat eine Spend-Analyse für MRO?
Sie zeigt, wie viele Lieferanten Instandhaltungsbedarf liefern, welche Teile mehrfach bei verschiedenen Händlern gekauft werden und wie hoch der Anteil kleiner Einzelbestellungen ist. Daraus ergeben sich Ansätze für Bündelung, Rahmenverträge, Lieferantenreduzierung und eine bessere Stammdatenqualität bei Ersatzteilen.