En bref
Avec l’externalisation des achats, une entreprise confie durablement des tâches d’achat ou des catégories entières à un prestataire externe.
Sommaire
Externalisation des achats : définition
L’externalisation des achats, appelée à l’international procurement outsourcing, va de certaines étapes du processus jusqu’à la responsabilité complète d’une catégorie d’achats. Sont externalisées par exemple la recherche de fournisseurs et la consultation, le traitement des commandes, le suivi des délais, le contrôle qualité ou la gestion du tail spend. Les décisions stratégiques et la maîtrise du budget restent généralement chez l’entreprise donneuse d’ordre.
Les raisons sont le manque de capacités aux achats, des coûts de processus élevés liés à de nombreuses petites commandes, l’accès à la connaissance du marché et aux réseaux de fournisseurs ainsi que le regroupement des volumes. Le modèle procurement as a service, dans lequel les prestations sont sollicitées de manière flexible selon les besoins, en est très proche.
Une bonne externalisation suppose des périmètres de prestations clairement définis, des indicateurs comme le délai de traitement, le respect des délais et les économies, des modèles de rémunération transparents ainsi que des interfaces réglées avec la maintenance, l’assurance qualité et la comptabilité. La planification de la sortie est également importante : données, contacts fournisseurs et documents contractuels doivent être documentés de sorte qu’un changement de prestataire ou une réintégration aux achats internes reste possible. Il faut aussi définir qui détient les contrats fournisseurs et qui est responsable vis-à-vis des fournisseurs.
En pratique : maintenance et achats
Dans le domaine des pièces de rechange, on externalise souvent d’abord la partie difficile à planifier : pièces rares, en fin de vie ou d’autres fabricants, dont la recherche en interne prend beaucoup de temps. Les besoins standard restent alors dans le système interne via les catalogues et les contrats-cadres.
Synonymes et abréviations: procurement outsourcing · achats externalisés · sous-traitance des achats · procurement as a service
Questions fréquentes
Quelles tâches d’achat peut-on externaliser ?
Peuvent être externalisées des étapes de processus individuelles comme la recherche de fournisseurs, la consultation, le traitement des commandes, le suivi des délais ou le rapprochement des factures, mais aussi des familles d’achat entières. Cela concerne particulièrement souvent les besoins indirects, les petites commandes et les pièces difficiles à obtenir. Les décisions stratégiques, la responsabilité budgétaire et la définition des exigences restent habituellement chez l’entreprise donneuse d’ordre, qui pilote la prestation au moyen d’indicateurs.
Quelle est la différence entre externalisation des achats et procurement as a service ?
Dans l’externalisation des achats classique, un prestataire prend en charge durablement des tâches ou des familles d’achat définies, souvent avec un périmètre de prestations fixe et une durée de contrat plus longue. Le procurement as a service mise davantage sur une utilisation flexible : les prestations sont sollicitées selon les besoins et souvent facturées au volume ou à l’opération. Les frontières sont floues, et de nombreux modèles combinent des prestations de base fixes avec des modules à la demande.
Quels sont les risques de l’externalisation des achats ?
Parmi les risques figurent la perte de connaissance propre du marché, la dépendance vis-à-vis du prestataire et des responsabilités floues aux interfaces. La protection des données, la confidentialité des données fournisseurs et la question de la responsabilité envers les fournisseurs doivent aussi être réglées. On peut y remédier par des cahiers des charges clairs, des indicateurs mesurables, des rapports réguliers et une procédure de transfert documentée en cas de changement.