Em resumo
A gestão de compras planeia, gere e controla todos os processos através dos quais uma empresa obtém materiais, mercadorias e serviços do exterior.
Índice
O que é Gestão de compras?
A gestão de compras é o quadro geral das compras e do aprovisionamento. Abrange o apuramento de necessidades, a seleção e o desenvolvimento de fornecedores, a negociação e a elaboração de contratos, o processamento de encomendas e o controlo de custos, qualidade e cumprimento de prazos. O objetivo é um aprovisionamento que tenha em conta, de forma equilibrada, os custos, o risco e a disponibilidade.
É habitual a separação entre tarefas estratégicas e operacionais. A parte estratégica define as estratégias por categoria, o portefólio de fornecedores e os modelos contratuais; a parte operacional processa encomendas, acompanha prazos e esclarece desvios. Juntam-se temas transversais como a conformidade (compliance), a sustentabilidade na cadeia de abastecimento e a gestão de riscos.
Consoante a categoria de compras, as prioridades diferem claramente. No material direto, estão em primeiro plano as quantidades, os preços e a qualidade. Nas peças de substituição e nas necessidades MRO, contam sobretudo a disponibilidade, a identificação e processos enxutos, porque surgem muitas posições de baixo valor e com consumo difícil de planear.
Na prática: manutenção e compras
Para as necessidades de manutenção, compensa definir processos próprios, em vez de as fazer passar pelos circuitos do material de produção. Limites de aprovação claros, contratos-quadro e uma ficha de artigo bem mantida encurtam o tempo entre a necessidade e a encomenda.
Sinónimos e abreviaturas: procurement management · gestão do aprovisionamento · supply management · gestão de suprimentos (BR)
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre gestão de compras e compras?
No dia a dia, as compras designam frequentemente o processamento de encomendas e a negociação com fornecedores. A gestão de compras é mais abrangente: inclui ainda o planeamento de necessidades, a estratégia de fornecedores, a elaboração de contratos, a gestão de riscos e o controlo de resultados ao longo de todo o processo de abastecimento. Em muitas empresas, porém, os termos são usados de forma pouco uniforme. Decisivo é que as tarefas estratégicas e operacionais estejam claramente atribuídas.
Que indicadores são habituais na gestão de compras?
São frequentemente utilizados a pontualidade de entrega, a taxa de qualidade na receção de mercadorias, o tempo de ciclo desde a comunicação da necessidade até à encomenda, os custos de processo por encomenda e as poupanças obtidas. Acrescem a cobertura contratual, ou seja, a percentagem das despesas feitas através de contratos existentes, e o número de fornecedores ativos. Para peças de substituição, são também significativos a disponibilidade, os prazos de reaprovisionamento e o número de encomendas urgentes.
Como se pode melhorar a gestão de compras para as necessidades de manutenção?
Uma boa abordagem começa pela transparência: que peças são adquiridas, com que frequência, a que fornecedores e com que esforço? Daí podem derivar-se contratos-quadro, catálogos para artigos normalizados e regras de aprovação claras. Igualmente importantes são dados mestre bem mantidos com indicações do fabricante e uma estreita coordenação com a manutenção, para que as necessidades cheguem às compras cedo e de forma completa.