Em resumo
Na externalização de compras, uma empresa entrega de forma duradoura tarefas de compras ou categorias inteiras a um prestador de serviços externo.
Índice
O que é Externalização de compras?
A externalização de compras, internacionalmente procurement outsourcing, vai desde etapas individuais do processo até à responsabilidade total por uma categoria de compras. São externalizados, por exemplo, a procura de fornecedores e a recolha de propostas, o processamento de encomendas, o acompanhamento de prazos, a inspeção de qualidade ou a gestão do tail spend. As decisões estratégicas e a autoridade orçamental ficam normalmente com a empresa contratante.
As razões são a falta de capacidade nas compras internas, os elevados custos de processo com muitas pequenas encomendas, o acesso a conhecimento de mercado e a redes de fornecedores, bem como a agregação de volume. Estreitamente relacionado é o modelo procurement as a service, em que os serviços são solicitados de forma flexível consoante as necessidades.
Os pré-requisitos para uma boa externalização são âmbitos de serviço claramente definidos, indicadores como o tempo de ciclo, o cumprimento dos prazos de entrega e as poupanças, modelos de remuneração transparentes e interfaces reguladas com a manutenção, a garantia de qualidade e a contabilidade. Importante é também o planeamento da saída: os dados, os contactos de fornecedores e a documentação contratual devem estar documentados de forma a que continue a ser possível mudar de prestador ou reintegrar a função nas compras internas. Deve igualmente ficar regulado quem detém os contratos com os fornecedores e quem responde perante estes.
Na prática: manutenção e compras
Na área das peças de substituição, externaliza-se muitas vezes primeiro a parte difícil de planear: peças raras, descontinuadas ou de outros fabricantes, cuja pesquisa interna consome muito tempo. As necessidades correntes continuam então a ser tratadas no sistema próprio, através de catálogos e contratos-quadro.
Sinónimos e abreviaturas: procurement outsourcing · outsourcing de compras · subcontratação de compras · terceirização de compras (BR)
Perguntas frequentes
Que tarefas de compras podem ser externalizadas?
Podem ser externalizadas etapas individuais do processo, como a procura de fornecedores, a recolha de propostas, o processamento de encomendas, o acompanhamento de prazos ou a conferência de faturas, mas também categorias de compras completas. Isto afeta com especial frequência as necessidades indiretas, as pequenas encomendas e as peças difíceis de obter. As decisões estratégicas, a responsabilidade orçamental e a definição de requisitos permanecem habitualmente na empresa contratante, que gere o serviço através de indicadores.
Qual é a diferença entre externalização de compras e procurement as a service?
Na externalização de compras clássica, um prestador assume de forma permanente tarefas ou categorias de compras definidas, muitas vezes com um âmbito de serviço fixo e vigência contratual mais longa. O procurement as a service aposta mais numa utilização flexível: os serviços são solicitados conforme a necessidade e frequentemente faturados por volume ou por processo. As fronteiras são fluidas, e muitos modelos combinam serviços de base fixos com componentes dependentes da necessidade.
Que riscos tem a externalização das compras?
Os riscos incluem a perda de conhecimento próprio do mercado, a dependência do prestador e responsabilidades pouco claras nas interfaces. Também a proteção de dados, a confidencialidade dos dados de fornecedores e a questão da responsabilidade perante os fornecedores têm de estar regulados. É possível contrariá-los com descrições de serviço claras, indicadores mensuráveis, relatórios regulares e uma regra de transição documentada para o caso de mudança de prestador.