En resumen
El análisis del gasto es la evaluación sistemática del gasto de compras por proveedores, familias de productos y áreas para detectar potenciales y riesgos.
Contenido
¿Qué es Análisis del gasto?
El análisis del gasto aporta transparencia sobre en qué gasta dinero una empresa, a quién y por qué vías. Suele ser el primer paso para la agrupación de la demanda, la consolidación de proveedores y las estrategias por familia de productos en las compras estratégicas.
Las fuentes de datos son la contabilidad de acreedores, los pedidos del sistema ERP, las tarjetas de compra y, en su caso, las liquidaciones de gastos de viaje. Los datos brutos se depuran, los proveedores duplicados se fusionan y el gasto se asigna a una clasificación homogénea de familias de productos. Después pueden responderse preguntas como: ¿cuántos proveedores hay por familia de productos? ¿Qué parte del volumen corresponde al tail spend, es decir, a muchos proveedores pequeños con poca facturación? ¿Qué proporción representa el maverick buying, es decir, las compras realizadas al margen del proceso de compras acordado o de los contratos existentes?
Para el MRO, el análisis es especialmente revelador, porque la necesidad de mantenimiento suele repartirse entre muchos proveedores, pedidos pequeños y denominaciones poco homogéneas. Muestra qué repuestos y piezas de desgaste se compran varias veces a distintos distribuidores, dónde faltan contratos marco y qué proveedores se dieron de alta solo para casos puntuales. Un análisis puntual se queda anticuado rápidamente; lo sensato es actualizarlo con regularidad.
En la práctica: mantenimiento y compras
En el gasto MRO conviene analizar hasta el nivel de posición, ya que los asientos agrupados suelen ocultar el contenido real. Una consulta de los proveedores con pocos pedidos al año muestra rápidamente dónde hay potencial de agrupación en el tail spend.
Sinónimos y abreviaturas: spend analysis · análisis de gastos · análisis del volumen de compras · spend cube
Preguntas frecuentes
¿Qué datos se necesitan para un análisis del gasto?
La base son los datos de la contabilidad de acreedores y los pedidos del sistema ERP, completados con las operaciones de tarjetas de compra y otras vías de pago. Son útiles los datos a nivel de posición con descripción del artículo, cantidad y precio, ya que los importes totales de las facturas dicen poco sobre el contenido. Previamente se depuran los datos maestros de proveedores y se fusionan los duplicados.
¿Qué es el maverick buying?
Se denomina maverick buying a las compras que se realizan al margen del proceso de compras acordado, por ejemplo directamente por departamentos técnicos sin pedido, a proveedores no homologados o fuera de los contratos marco existentes. Las consecuencias son precios más altos, falta de transparencia y riesgos de cumplimiento normativo. El análisis del gasto hace visibles estas compras.
¿Cómo se clasifica el gasto en un análisis del gasto?
El gasto se asigna a una clasificación homogénea de familias de productos, ya sea propia de la empresa o un estándar de clasificación habitual en el sector. La base son las descripciones de los artículos, el sector del proveedor y las cuentas contables. La asignación se hace en parte mediante reglas y en parte manualmente, y debería revisarse con regularidad para que los análisis sigan siendo comparables.
¿Qué aporta un análisis del gasto al MRO?
Muestra cuántos proveedores suministran la necesidad de mantenimiento, qué piezas se compran varias veces a distintos distribuidores y qué peso tienen los pedidos individuales pequeños. De ahí se derivan enfoques para la agrupación, los contratos marco, la reducción de proveedores y una mejor calidad de los datos maestros de repuestos.