En resumen
Las compras electrónicas (e-procurement) son la gestión electrónica de los procesos de compra, desde la búsqueda de proveedores y la licitación hasta pedido y factura.
Contenido
¿Qué es Compras electrónicas?
El e-procurement reúne las herramientas digitales con las que compran las empresas. Entre ellas figuran los catálogos electrónicos, las plataformas de pedidos, los portales de licitación y subasta, los portales de proveedores y el intercambio electrónico de pedidos y facturas. A menudo se distingue entre el e-procurement operativo para la tramitación de pedidos y el e-sourcing estratégico para la licitación y la selección de proveedores.
En los sistemas basados en catálogos, los solicitantes piden directamente de surtidos autorizados con precios registrados; las aprobaciones se tramitan automáticamente según reglas definidas. Para las necesidades fuera del catálogo se utilizan solicitudes electrónicas. Los datos maestros, los pedidos y las facturas se intercambian mediante formatos de datos estandarizados entre el sistema ERP de la empresa y los sistemas de los proveedores.
En las compras MRO, el e-procurement descarga trabajo sobre todo en los pedidos frecuentes y de poco valor de artículos C. Sus límites aparecen en los repuestos técnicos que se necesitan rara vez, no están catalogados o requieren una aclaración técnica. Para ellos, la solicitud estructurada con datos técnicos completos sigue siendo una parte importante del proceso. Resulta útil registrar estas solicitudes en el mismo sistema, para que la necesidad, la oferta y el pedido queden documentados de principio a fin.
En la práctica: mantenimiento y compras
El requisito para que el e-procurement funcione son unos datos maestros de materiales y proveedores limpios. Antes de introducir un catálogo, deberían unificarse las denominaciones de artículos, las referencias del fabricante y las categorías; de lo contrario, los solicitantes no encuentran las piezas y recurren a pedidos de texto libre.
Sinónimos y abreviaturas: e-procurement · compras en línea · aprovisionamiento electrónico · electronic procurement · e-sourcing
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre e-procurement y e-sourcing?
El e-sourcing abarca los pasos estratégicos previos a la firma del contrato, es decir, la búsqueda de proveedores, las licitaciones electrónicas, los comparativos de ofertas y las subastas. El e-procurement en sentido estricto designa la tramitación operativa posterior: pedidos desde catálogos, aprobaciones, confirmaciones de pedido y facturas. En sentido amplio, e-procurement sirve también como término genérico para ambos.
¿Qué ventajas tienen las compras electrónicas?
Las ventajas típicas son menores costes de proceso por pedido, tiempos de ciclo más cortos, menos errores de registro, un mejor cumplimiento de los contratos marco y una base de datos transparente para los análisis del gasto. Los solicitantes piden ellos mismos dentro de unas reglas establecidas, de modo que compras puede concentrarse más en la negociación y el desarrollo de proveedores.
¿Son adecuadas las compras electrónicas para repuestos?
Para piezas estándar recurrentes, como filtros, juntas o piezas normalizadas, muy adecuadas, porque pueden catalogarse. En repuestos poco frecuentes, técnicamente complejos o descatalogados, un catálogo llega a sus límites. En estos casos se utilizan solicitudes electrónicas con la referencia del fabricante, los datos de la placa de características y fotos, que permiten una comprobación técnica.