En bref
La gestion du tail spend pilote la part des dépenses d’achat répartie sur de nombreuses petites commandes irrégulières auprès de multiples fournisseurs.
Sommaire
Gestion du tail spend : définition
On appelle tail spend la longue traîne de la répartition des dépenses : une grande part des fournisseurs et des commandes ne représente qu’une faible part du volume d’achat. Il s’agit typiquement d’achats ponctuels, de petites commandes hors contrat, de commandes auprès de fournisseurs occasionnels et de besoins hors des catalogues établis. Beaucoup de ces opérations échappent aux achats stratégiques.
Le problème tient moins au volume qu’aux coûts de processus et au manque de transparence. Chaque commande génère un effort pour la demande de prix, l’approbation, la création du fournisseur, la réception des marchandises et la vérification des factures, quelle que soit sa valeur. S’y ajoutent des risques de conformité lorsque les fournisseurs ne sont pas contrôlés.
La gestion du tail spend repose sur l’analyse, le regroupement et la simplification des processus : catalogues pour les besoins standard, contrats-cadres, cartes d’achat, regroupement auprès de quelques partenaires ou externalisation à un prestataire qui prend en charge de nombreux besoins ponctuels. La condition préalable est la transparence : seule une analyse épurée des fournisseurs et des commandes montre quels besoins peuvent être regroupés et quels cas isolés subsistent.
En pratique : maintenance et achats
Dans les entreprises de production, une grande partie du tail spend se compose de pièces de rechange et de pièces d’usure de fabricants très divers. Le regroupement est particulièrement intéressant là où les techniciens de maintenance commandaient jusqu’ici eux-mêmes, au cas par cas, auprès de nombreux distributeurs.
Synonymes et abréviations: tail spend · long tail spend · dépenses de longue traîne · gestion des petits achats
Questions fréquentes
Comment identifier le tail spend dans sa propre entreprise ?
Le point de départ est une analyse de tous les comptes fournisseurs et de toutes les commandes par volume. Si l’on trie les fournisseurs par chiffre d’affaires décroissant, on observe généralement une longue traîne de nombreux fournisseurs avec chacun de faibles montants. D’autres indices sont les fournisseurs ponctuels, les commandes hors contrat ou catalogue et les factures sans commande préalable. Un nettoyage des données fournisseurs en double rend l’image nettement plus parlante.
Pourquoi le tail spend génère-t-il des coûts élevés ?
Les coûts proviennent moins des dépenses elles-mêmes que de leur traitement. Chaque petite commande passe par la demande, l’approbation, le cas échéant la création du fournisseur, la réception et le contrôle de la facture, avec un effort comparable à celui d’une grosse commande. S’y ajoutent des fournisseurs non vérifiés, l’absence de remises et un manque de transparence. Pour de nombreuses opérations, les coûts de processus peuvent dépasser la valeur des marchandises.
Quelles mesures aident dans la gestion du tail spend ?
Ont fait leurs preuves les catalogues pour les articles standard récurrents, les contrats-cadres avec quelques fournisseurs privilégiés et des circuits de commande simplifiés pour les petits besoins, par exemple des cartes d’achat avec des plafonds clairs. Un autre levier est le regroupement de nombreux besoins individuels chez un partenaire qui se procure aussi les articles rares. Il est important que les nouveaux circuits soient plus simples pour les demandeurs que les commandes directes antérieures.