In molte aziende c’è un reparto che negozia con i fornitori i prezzi dell’acciaio. E c’è una manutenzione che il venerdì pomeriggio approva la fattura da quaranta euro per una guarnizione. Entrambi sono acquisti. Ma solo uno riceve attenzione.
Questo articolo mostra che cosa rientra negli acquisti indiretti, perché sono così difficili da gestire e quali leve si sono dimostrate efficaci nella pratica.
Che cosa sono gli acquisti indiretti?
Gli acquisti indiretti comprendono tutti i beni e servizi di cui un’azienda ha bisogno, ma che non entrano nel prodotto finito. Gli acquisti diretti reperiscono materie prime e componenti per la produzione. Gli acquisti indiretti reperiscono tutto il resto.
Le categorie tipiche sono:
- MRO: ricambi e parti soggette a usura, materiale di manutenzione, utensili
- Parti C: parti normalizzate, elementi di fissaggio, minuteria di basso valore
- Materiali di consumo: lubrificanti, detergenti, gas
- Sicurezza sul lavoro: indumenti protettivi, guanti, occhiali
- Servizi: contratti di manutenzione, pulizie, facility management, IT
In questo articolo ci concentriamo sulla parte tecnica, cioè MRO e parti C. È lì che nelle aziende industriali la leva è di solito particolarmente grande.
Perché gli acquisti indiretti finiscono così spesso in secondo piano
Piccoli importi, molte pratiche
Gran parte degli ordini negli acquisti indiretti ha un valore modesto. Allo stesso tempo genera gran parte di tutte le pratiche d’ordine. Il rapporto è l’inverso rispetto agli acquisti diretti: poco denaro, molto lavoro.
Responsabilità frammentata
Spesso non ordina l’ufficio acquisti, ma la manutenzione, l’officina o un capoturno. Ognuno ha i propri fornitori di fiducia. Nessuno ha la visione d’insieme.
Dati scadenti
Ordini a testo libero come “cuscinetto per pompa 3” sono quasi impossibili da analizzare. Chi non sa che cosa acquista non può nemmeno raggrupparlo.
Long tail
Il cosiddetto tail spend, cioè le tante piccole spese presso tanti piccoli fornitori, cresce in silenzio. Ogni nuovo fornitore occasionale, preso da solo, è innocuo. Nel complesso nasce un elenco che nessuno riesce più a gestire.
Negli acquisti indiretti il problema non è il prezzo. Il problema è tutto ciò che succede intorno al prezzo.
Categorie e relative leve
Non ogni categoria degli acquisti indiretti richiede lo stesso trattamento. Un orientamento di massima:
| Categoria | Problema tipico | Leva efficace |
|---|---|---|
| Parti normalizzate, parti C | molti piccoli ordini | catalogo, contratto quadro, raggruppamento |
| Ricambi specifici del produttore | molti produttori, lunghe ricerche | partner di approvvigionamento multimarca |
| Componenti fuori produzione | nessuna fonte regolare | ricerca sul mercato internazionale, alternative |
| Materiali di consumo | prezzi variabili | contratto quadro con clausola di adeguamento prezzi |
| Sicurezza sul lavoro | grande varietà di modelli | standardizzare l’assortimento |
I costi nascosti: un calcolo di esempio
Prendiamo un singolo ordine per un ricambio di modesto valore. Il processo è quasi sempre lo stesso:
- riconoscere il fabbisogno e identificare il componente
- cercare fornitori e chiedere un’offerta
- verificare l’offerta e approvare l’ordine
- creare e inviare l’ordine
- monitorare la data di consegna
- registrare il ricevimento merci
- verificare e pagare la fattura
Ognuno di questi passaggi costa tempo di lavoro. Se calcola solo quindici minuti per passaggio, arriva a quasi due ore. Faccia il conto con la Sua tariffa oraria interna. Con molti piccoli ordini i costi di processo superano rapidamente il valore della merce. Questo calcolo è un esempio semplificato. I Suoi valori possono essere più alti o più bassi. Il principio resta.
Cinque leve negli acquisti indiretti
1. Creare trasparenza
Analizzi gli ordini dell’ultimo anno. Quanti fornitori ci sono? Quanti ordini sotto un determinato importo? Quali categorie dominano? Già questi numeri spesso cambiano la discussione.
2. Consolidare i fornitori
Meno fornitori significano meno anagrafiche, ordini e fatture. Non vuol dire che debba avere un solo fornitore. Ma per ogni categoria dovrebbe esserci una chiara prima scelta.
3. Cataloghi e contratti quadro
Il fabbisogno ricorrente va gestito con contratti quadro a condizioni fisse. Così si risparmia il giro di offerte a ogni ordine.
4. Migliorare l’anagrafica articoli
Produttore, codice e descrizione dovrebbero essere registrati correttamente per ogni articolo ricorrente. Questo accelera le richieste e rende possibili le analisi.
5. Esternalizzare ciò che è complesso
Non tutto si può far rientrare in un catalogo. Ricambi rari, componenti di molti produttori o fabbisogni di stabilimenti all’estero sono casi tipici in cui un partner di approvvigionamento esterno si fa carico dei processi. Lei invia una richiesta. Il partner cerca, confronta, controlla e consegna.
Scenario tipico: la chiusura mensile
A fine mese in contabilità si accumulano le fatture. Molte provengono da fornitori che consegnano una sola volta l’anno. Per ognuno è stato necessario creare un’anagrafica fornitore, verificare le coordinate bancarie e riconciliare la fattura con ordine e ricevimento merci. Su un documento manca il numero d’ordine, su un altro la quantità non corrisponde. Il chiarimento si trascina per giorni. Il valore della merce di tutte queste fatture messe insieme è inferiore allo stipendio della persona che le elabora.
Scenari simili li conosce quasi ogni azienda industriale. Mostrano che i costi degli acquisti indiretti non nascono solo nell’ufficio acquisti, ma nell’intera catena di processo fino alla contabilità.
Indicatori che dicono davvero qualcosa
Per gestire gli acquisti indiretti non serve un software complesso. Per iniziare bastano pochi semplici indicatori:
- numero di fornitori attivi nell’area indiretta, per categoria
- quota di ordini sotto una soglia di piccolo importo scelta da Lei
- quota di ordini a testo libero senza codice articolo
- tempo di attraversamento dalla segnalazione del fabbisogno all’ordine
- quota di ordini urgentigestiti al di fuori del processo normale
Misuri questi valori una prima volta come punto di partenza e poi a intervalli regolari. L’andamento è più significativo di qualsiasi valore singolo.
Strumenti digitali: che cosa aiuta e che cosa no
Piattaforme di acquisto, cataloghi elettronici e approvazioni automatizzate possono semplificare notevolmente gli acquisti indiretti. Aiutano però solo con fabbisogni standardizzabili. Per il ricambio raro di una vecchia macchina non esiste un catalogo. Qui servono persone in grado di identificare i componenti, conoscere i fornitori e valutare le alternative. Un piano realistico distingue quindi chiaramente tra ciò che viene digitalizzato e ciò che viene esternalizzato o gestito caso per caso.
Da dove iniziare? Un approccio pragmatico
Molti progetti negli acquisti indiretti falliscono perché partono troppo in grande. Una strada pragmatica: prenda una singola categoria, ad esempio i ricambi per un determinato gruppo di impianti. Per tre mesi registri chi ordina che cosa e da chi. Poi decida se questa categoria va raggruppata, inserita a catalogo o esternalizzata. L’esperienza di questo primo passo sostiene il progetto successivo. E fornisce gli argomenti necessari per convincere la direzione di stabilimento.
Chi deve sedere al tavolo?
Gli acquisti indiretti funzionano solo se acquisti e area tecnica collaborano. Gli acquisti portano metodo, contratti e conoscenza dei fornitori. La manutenzione porta la competenza tecnica e sa quali componenti sono davvero critici.
Un errore frequente è scavalcare la manutenzione per motivi di efficienza. I prezzi scendono, sì, ma i rischi di guasto aumentano. La strada migliore: regole comuni su quali ordini seguono un percorso standard e quali richiedono una verifica tecnica.
Dove aiuta un partner di approvvigionamento
Dal 1976 KTB Europe opera come partner di approvvigionamento per clienti industriali. Acquistiamo per manutenzione e ufficio acquisti dalla piccola vite al grande componente, presso più produttori e a livello internazionale. Per le aziende che vogliono alleggerire i propri acquisti indiretti ci occupiamo di richieste, ricerca dei fornitori e controllo della merce.
Maggiori dettagli sul modello nella nostra pagina dedicata all’ outsourcing degli acquisti. Come riduciamo i costi attraverso strategie di approvvigionamento lo descrive la nostra pagina sull’ ottimizzazione dei costi.
Conclusione
Gli acquisti indiretti non sono un tema secondario. Sono un luogo in cui tante piccole decisioni generano nel complesso costi elevati. Chi crea trasparenza, consolida i fornitori ed esternalizza in modo mirato i casi complessi riduce i costi. E di solito anche le seccature quotidiane.
Desidera sapere quali parti dei Suoi acquisti indiretti si possono esternalizzare? Ci scriva tramite la pagina dei contatti.
Domande frequenti
Che cosa si intende per acquisti indiretti?
Gli acquisti indiretti comprendono tutti i beni e servizi di cui un’azienda ha bisogno per la propria operatività, ma che non entrano nel prodotto venduto. Ne fanno parte componenti MRO, parti C, materiali di consumo, dispositivi di protezione, utensili e servizi come manutenzione o pulizie. Gli acquisti diretti reperiscono invece materie prime e componenti per la produzione.
Qual è la differenza tra acquisti diretti e indiretti?
Gli acquisti diretti reperiscono materiale che diventa parte del prodotto finito e sono di solito ben pianificabili. Gli acquisti indiretti reperiscono materiali e servizi per l’operatività. Hanno molti articoli, molti fornitori, ordini di piccolo valore e spesso fabbisogni non pianificabili. Per questo le leve stanno più nei costi di processo che nei prezzi unitari.
Che cos’è il tail spend?
Il tail spend indica le tante piccole spese presso molti fornitori che insieme rappresentano solo una piccola parte del volume di acquisto. Generano però gran parte delle pratiche d’ordine e delle fatture. Il tail spend nasce per lo più inosservato, perché i singoli ordini sembrano innocui. Raggruppamento e chiare indicazioni sui fornitori aiutano a gestirlo.
Come si possono ridurre i costi negli acquisti indiretti?
Le leve più efficaci sono la trasparenza su fornitori e ordini, il raggruppamento dei fabbisogni presso meno fornitori, contratti quadro per gli articoli ricorrenti e un’anagrafica articoli pulita. Casi singoli complessi, come ricambi rari o componenti per stabilimenti esteri, possono essere esternalizzati a un partner di approvvigionamento che si occupa di ricerca, confronto e controllo.