In breve
Il procurement as a service affida attività di acquisto a un fornitore di servizi esterno, che le svolge secondo necessità e spesso per categoria merceologica.
Indice
Che cos’è Procurement as a service?
Il procurement as a service è una forma di outsourcing degli acquisti. Un fornitore esterno si occupa di attività di acquisto operative o strategiche, ad esempio gestione delle richieste, ricerca dei fornitori, confronto delle offerte, gestione degli ordini o trattative. A differenza del classico outsourcing di interi reparti, il servizio viene spesso richiesto in modo flessibile e in base al volume. La gamma va dal supporto su singole richieste fino alla gestione di intere categorie merceologiche.
Campi d’impiego tipici sono i fabbisogni indiretti, il tail spend con molti piccoli fornitori, le parti difficili da reperire o le categorie per cui internamente mancano specialisti. I modelli di remunerazione vanno da canoni fissi a commissioni per pratica fino a compensi legati ai risultati. Le interfacce con sistema ERP, processo di approvazione e controllo delle fatture devono essere regolate chiaramente.
Per manutenzione e MRO il modello può compensare carenze di capacità negli acquisti e aprire l’accesso a reti di fornitori più ampie. Al tempo stesso l’azienda resta responsabile della definizione del fabbisogno, delle approvazioni tecniche e dei rischi legati ai fornitori. La dipendenza dal fornitore di servizi e la protezione dei dati sensibili andrebbero considerate nel contratto. Report regolari mostrano se gli obiettivi concordati vengono raggiunti.
In pratica: manutenzione e acquisti
Prima dell’affidamento andrebbe stabilito quali categorie merceologiche, soglie di valore e decisioni spettano al fornitore di servizi e quali restano interne. Indicatori chiari come tempo di gestione, puntualità delle consegne e risparmi ottenuti rendono misurabile la prestazione.
Sinonimi e abbreviazioni: acquisti in outsourcing · procurement outsourcing · servizio di approvvigionamento · managed procurement
Domande frequenti
Qual è la differenza tra procurement as a service e outsourcing degli acquisti?
L’outsourcing degli acquisti è il termine generale per l’esternalizzazione di attività di acquisto, spesso di lungo periodo e su larga scala. Il procurement as a service sottolinea un modello flessibile e basato sul servizio, in cui le prestazioni vengono richieste e fatturate in base a necessità, volume o categoria merceologica. Nella pratica i confini tra i due modelli sono sfumati.
Per quali aziende è adatto il procurement as a service?
Soprattutto per aziende con un piccolo team acquisti, un carico di approvvigionamento molto variabile o molti fabbisogni di basso valore presso numerosi fornitori. Ne può trarre vantaggio anche chi deve approvvigionare parti speciali richieste di rado senza sviluppare una propria conoscenza del mercato. È decisivo che fabbisogni e approvazioni restino definiti chiaramente all’interno.
Quali rischi comporta il procurement as a service?
Possibili rischi sono la dipendenza dal fornitore di servizi, la perdita della propria conoscenza del mercato, responsabilità poco chiare in caso di problemi di qualità o di fornitura e questioni di sicurezza dei dati. Si possono limitare con una descrizione chiara delle prestazioni, indicatori misurabili, obblighi di reportistica e possibilità di uscita regolate contrattualmente.