Em resumo
A análise de despesas (spend analysis) é a avaliação sistemática das despesas de compras por fornecedores, categorias e áreas para identificar potenciais e riscos.
Índice
O que é Análise de despesas?
A análise de despesas cria transparência sobre aquilo em que uma empresa gasta dinheiro, junto de quem e por que vias. É geralmente o primeiro passo para a agregação da procura, a consolidação de fornecedores e as estratégias por categoria de compras nas compras estratégicas.
As fontes de dados são a contabilidade de fornecedores, as encomendas do sistema ERP, os cartões de compras e, se for caso disso, as despesas de deslocação. Os dados brutos são depurados, os fornecedores duplicados são fundidos e as despesas são atribuídas a uma classificação uniforme de categorias de compras. Depois, é possível responder a perguntas como: quantos fornecedores há por categoria de compras? Que parte do volume recai sobre o tail spend, ou seja, muitos pequenos fornecedores com reduzido volume de negócios? Qual é a percentagem de maverick buying, ou seja, compras feitas à margem do processo de compras acordado ou dos contratos existentes?
Para o MRO, a análise é especialmente reveladora, porque as necessidades de manutenção se repartem frequentemente por muitos fornecedores, pequenas encomendas e designações não uniformes. Mostra que peças de substituição e de desgaste são compradas várias vezes a distribuidores diferentes, onde faltam contratos-quadro e que fornecedores foram criados apenas para casos pontuais. Uma análise única desatualiza-se rapidamente; faz sentido uma atualização regular.
Na prática: manutenção e compras
Nas despesas MRO, compensa uma análise até ao nível da linha da fatura, já que os lançamentos agregados ocultam frequentemente o conteúdo real. Uma consulta dos fornecedores com poucas encomendas por ano mostra rapidamente onde existe potencial de agregação no tail spend.
Sinónimos e abreviaturas: spend analysis · análise da despesa · análise do volume de compras · spend cube · análise de gastos (BR)
Perguntas frequentes
Que dados são necessários para uma análise de despesas?
A base são os dados da contabilidade de fornecedores e as encomendas do sistema ERP, complementados por movimentos de cartões de compras e outras vias de pagamento. São úteis dados por linha com descrição do artigo, quantidade e preço, já que os simples totais de faturas dizem pouco sobre o conteúdo. Os dados mestre de fornecedores são previamente depurados e os duplicados fundidos.
O que é maverick buying?
Designa-se por maverick buying as compras realizadas à margem do processo de aprovisionamento acordado, por exemplo diretamente pelos departamentos sem encomenda, junto de fornecedores não aprovados ou fora dos contratos-quadro existentes. As consequências são preços mais altos, falta de transparência e riscos de compliance. A análise de despesas torna estas compras visíveis.
Como se classificam as despesas numa análise de despesas?
As despesas são atribuídas a uma classificação uniforme de categorias de compras, seja própria da empresa, seja uma norma de classificação habitual no setor. A base são as descrições dos artigos, o setor do fornecedor e as contas contabilísticas. A atribuição é feita em parte com base em regras, em parte manualmente, e deve ser revista regularmente para que as análises permaneçam comparáveis.
Que benefício tem uma análise de despesas para o MRO?
Mostra quantos fornecedores abastecem as necessidades de manutenção, que peças são compradas várias vezes a distribuidores diferentes e qual a percentagem de pequenas encomendas individuais. Daí resultam pistas para agregação, contratos-quadro, redução de fornecedores e melhor qualidade dos dados mestre das peças de substituição.