In breve
L’e-procurement è la gestione elettronica dei processi di acquisto, dalla ricerca dei fornitori e dalle gare fino a ordine e fattura.
Indice
Che cos’è Acquisti elettronici?
L’e-procurement riunisce gli strumenti digitali con cui le aziende acquistano. Ne fanno parte cataloghi elettronici, piattaforme di ordinazione, portali per gare e aste, portali fornitori e lo scambio elettronico di ordini e fatture. Si distingue spesso tra e-procurement operativo per la gestione degli ordini ed e-sourcing strategico per gare e selezione dei fornitori.
Nei sistemi basati su catalogo i richiedenti ordinano direttamente da assortimenti approvati con prezzi registrati; le approvazioni avvengono automaticamente secondo regole stabilite. Per i fabbisogni al di fuori del catalogo si usano richieste di offerta elettroniche. Dati anagrafici, ordini e fatture vengono scambiati tramite formati di dati standardizzati tra il sistema ERP dell’azienda e i sistemi dei fornitori.
Negli acquisti MRO l’e-procurement alleggerisce soprattutto gli ordini frequenti e di basso valore di parti C. I limiti emergono con i ricambi tecnici, che servono di rado, non sono a catalogo o richiedono un chiarimento tecnico. Per questi la richiesta di offerta strutturata con dati tecnici completi resta una componente importante del processo. È utile che tali richieste vengano registrate nello stesso sistema, così che fabbisogno, offerta e ordine siano documentati senza interruzioni.
In pratica: manutenzione e acquisti
Il presupposto per un e-procurement funzionante sono dati anagrafici di materiali e fornitori puliti. Prima di introdurre un catalogo andrebbero uniformati denominazioni degli articoli, codici produttore e categorie merceologiche, altrimenti i richiedenti non trovano le parti e ripiegano su ordini a testo libero.
Sinonimi e abbreviazioni: approvvigionamento elettronico · e-procurement · electronic procurement · e-sourcing · acquisti online
Domande frequenti
Qual è la differenza tra e-procurement ed e-sourcing?
L’e-sourcing comprende le fasi strategiche prima della stipula del contratto, cioè ricerca dei fornitori, gare elettroniche, confronto delle offerte e aste. L’e-procurement in senso stretto indica la gestione operativa successiva: ordini da catalogo, approvazioni, conferme d’ordine e fatture. In senso ampio l’e-procurement funge anche da termine generale per entrambi.
Quali vantaggi ha l’e-procurement?
Vantaggi tipici sono costi di processo per ordine più bassi, tempi di attraversamento più brevi, meno errori di inserimento, un migliore rispetto dei contratti quadro e una base dati trasparente per le analisi della spesa. I richiedenti ordinano autonomamente entro regole prestabilite, così che l’ufficio acquisti può concentrarsi maggiormente su trattative e sviluppo dei fornitori.
L’e-procurement è adatto ai ricambi?
Per parti standard ricorrenti come filtri, guarnizioni o parti normalizzate è molto adatto, perché si possono inserire a catalogo. Con ricambi rari, tecnicamente complessi o fuori produzione un catalogo raggiunge i suoi limiti. In questi casi si usano richieste di offerta elettroniche con codice produttore, dati di targa e foto, che consentono una verifica tecnica.