As compras estratégicas têm um lugar fixo em muitas empresas. Para o aço, o granulado de plástico ou os componentes eletrónicos existem estratégias por categoria de compras, análises de mercado e carteiras de fornecedores. Para as peças de substituição existe muitas vezes apenas uma coisa: o hábito. Encomenda-se ao fabricante ou ao distribuidor que a manutenção sempre conheceu.
No entanto, a área MRO tem mais potencial estratégico do que muitos pensam. O caminho até lá passa por sete erros de raciocínio que persistem em muitos departamentos de compras.
Compras estratégicas numa frase
As compras estratégicas definem como uma empresa adquire uma categoria a longo prazo: com que fornecedores, em que condições, com que risco e com que objetivo. As compras operacionais concretizam depois essa estratégia em encomendas concretas.
Uma ferramenta comprovada é a matriz de portefólio de Kraljic. Classifica as categorias segundo dois critérios: impacto no resultado e risco de abastecimento. Daqui resultam quatro quadrantes.
| Quadrante | Impacto no resultado | Risco de abastecimento | Exemplos MRO típicos |
|---|---|---|---|
| Artigos não críticos | baixo | baixo | Peças normalizadas, consumíveis |
| Artigos de alavancagem | alto | baixo | Rolamentos standard, lubrificantes em grandes quantidades |
| Artigos de estrangulamento | baixo | alto | Peças de substituição especiais, componentes descontinuados |
| Artigos estratégicos | alto | alto | Grandes componentes como redutores, cilindros, acionamentos |
Salta à vista: muitas peças de substituição caem no quadrante dos artigos de estrangulamento. O seu valor é baixo, o risco de falha é alto. Mas é precisamente este quadrante que as compras estratégicas muitas vezes descuram, porque os montantes parecem pequenos.
Erro 1: «As peças de substituição são um tema operacional.»
As peças de substituição são encomendadas quando algo avaria. Logo, segundo esta lógica, são assunto da manutenção e das compras operacionais. Em termos estratégicos, não há nada a fazer.
Não é verdade. Quem nunca olha para as suas peças de substituição de forma estratégica acaba com uma longa lista de fornecedores, condições pouco claras e nenhuma resposta à pergunta sobre o que acontece quando falta uma peça crítica. Uma estratégia MRO não tem de ser complicada. Mas deve existir.
Erro 2: «O objetivo é o melhor preço.»
Nas compras diretas, o preço é um indicador central. Nas peças de substituição é um entre muitos. Muitas vezes, mais importantes são:
- a disponibilidade em caso de emergência,
- os custos de processo por encomenda,
- a qualidade e a autenticidade da mercadoria,
- e os custos de uma paragem quando a peça falta.
Uma estratégia que só olha para o preço otimiza a menor rubrica de custos e ignora a maior.
Nas peças de substituição, as compras estratégicas não compram um artigo. Compram disponibilidade.
Erro 3: «O fabricante é a única fonte.»
Muitos compradores partem do princípio de que uma peça de substituição só se obtém junto do fabricante da máquina. Para peças realmente especiais, isso pode ser verdade. Mas grande parte dos componentes de uma máquina vem de fornecedores: motores, rolamentos, válvulas, sensores, módulos de comando. Estas peças estão muitas vezes também disponíveis diretamente no mercado, por vezes mais depressa, por vezes mais baratas.
Uma estratégia que tenha isto em conta distingue entre peças específicas da máquina e componentes comprados a terceiros, e escolhe para ambos o canal de aquisição adequado.
Erro 4: «Agrupar significa eliminar fabricantes.»
A consolidação de fornecedores é um objetivo clássico das compras estratégicas. No material direto, isso significa muitas vezes menos fabricantes e maiores volumes por fabricante. Nas peças de substituição, isso não funciona. Os fabricantes são impostos pelas instalações. Não pode decidir passar a montar apenas rolamentos de um fabricante se as máquinas foram concebidas de outra forma.
O que se pode agrupar é a interface. Um parceiro de aquisição multimarca reúne muitos fabricantes atrás de um único interlocutor. A diversidade das peças mantém-se, a diversidade de fornecedores do seu lado diminui.
Erro 5: «A necessidade de MRO não é planeável.»
Naturalmente, uma avaria não se pode prever. Mas grande parte da necessidade de MRO é, de facto, planeável:
- Peças de desgaste com intervalos de substituição conhecidos
- Material para paragens de manutenção planeadas
- Peças de substituição para modernizações de instalações
- Last time buys para componentes descontinuados
Quem separa esta parte planeável do resto pode tratá-la como material direto: com contratos-quadro, chamadas de entrega e negociações. Para o resto não planeado, são então necessários canais rápidos e fiáveis.
Erro 6: «Global sourcing significa comprar barato na Ásia.»
O global sourcing é muitas vezes equiparado à redução de custos através de países de baixos salários. Nas peças de substituição, trata-se de outra coisa: disponibilidade. Uma peça esgotada na Europa pode estar num distribuidor na América. Um componente que a rede de vendas europeia oferece com um prazo de entrega longo pode eventualmente obter-se mais cedo na Ásia. E fábricas na América Latina precisam muitas vezes de peças europeias que ninguém tem localmente.
O aprovisionamento global em MRO significa, portanto: saber onde está disponível cada peça e em que condições. E ter a capacidade de a adquirir aí com segurança.
Erro 7: «O risco está do lado do fornecedor.»
As compras estratégicas avaliam os riscos dos fornecedores: solidez financeira, dependência, risco-país. Nas peças de substituição, porém, grande parte do risco está noutro sítio:
- em dados mestre em falta ou errados,
- em descontinuações não detetadas,
- em responsabilidades pouco claras entre compras e manutenção,
- em armazéns de peças de substituição cujo conteúdo ninguém conhece ao certo.
Estes riscos estão dentro de casa. Umas compras estratégicas que só olham para os fornecedores não os veem.
Como pode ser uma estratégia MRO
Uma estratégia de peças de substituição não tem de ser um documento extenso. Para começar, bastam cinco elementos:
- Segmentação: classifique as suas peças de substituição nos quatro quadrantes da matriz de portefólio. Envolva a manutenção.
- Canais de aquisição por quadrante: catálogos para artigos não críticos, contratos-quadro para artigos de alavancagem, canais múltiplos assegurados para artigos de estrangulamento, parcerias estreitas para artigos estratégicos.
- Carteira de fornecedores: defina que parceiros desempenham que papel. Um parceiro multimarca pode cobrir muitos artigos de estrangulamento e não críticos.
- Dados: faça da qualidade dos dados mestre um objetivo e não um pormenor.
- Indicadores: meça a disponibilidade, os custos de processo e as paragens, não apenas os preços de compra.
Compras e manutenção: uma equipa
A melhor estratégia falha se as compras e a manutenção trabalharem uma contra a outra. As compras veem custos, a manutenção vê riscos. Ambas as perspetivas estão certas. Uma estratégia MRO comum obriga ambas a sentarem-se à mesma mesa e cria um entendimento que evita muitos conflitos no dia a dia. Um começo prático é uma reunião conjunta por trimestre, em que se analisam as principais avarias, ruturas e experiências com fornecedores.
Os primeiros 90 dias
Quem quer construir uma estratégia MRO não tem de começar com um grande projeto. Um arranque realista em três meses: no primeiro mês, analisa as encomendas do ano anterior e segmenta os principais grupos de peças de substituição em conjunto com a manutenção. No segundo mês, define canais de aquisição para cada segmento e fala com os principais fornecedores. No terceiro mês, fixa indicadores e arranca com uma área-piloto. No fim, não terá uma estratégia perfeita, mas uma base sólida que pode alargar passo a passo.
Cenário típico: o novo diretor de compras
Um novo diretor de compras quer mostrar resultados depressa. Pega nas peças de substituição, porque aí vê muitos fornecedores e pouco controlo. Determina: a partir de agora, três propostas por encomenda e aprovação pelas compras. Ao fim de poucas semanas, a manutenção queixa-se. As encomendas urgentes demoram mais, peças especiais são encomendadas ao distribuidor errado, uma paragem prolonga-se por um dia.
A intenção estava certa, a ferramenta errada. Um processo adequado a artigos de alavancagem trava os artigos de estrangulamento. Se tivesse segmentado primeiro, teria definido regras próprias para cada quadrante e ganho a manutenção como aliada.
Onde entra a KTB
A KTB Europe atua desde 1976 como parceiro de aquisição para clientes industriais. Numa estratégia MRO, assumimos tipicamente o papel do parceiro multimarca: para peças de substituição de muitos fabricantes, para peças difíceis de obter e descontinuadas, para fábricas em diferentes países. O nosso objetivo é reduzir custos através de estratégias de aquisição otimizadas, sem pôr em risco a disponibilidade.
Saiba mais nas nossas páginas sobre otimização de custos e aquisição.
Conclusão
As compras estratégicas não terminam no material direto. Precisamente nas peças de substituição, onde valores pequenos acarretam grandes riscos, compensa um olhar estratégico. Quem conhece os sete erros de raciocínio pode evitá-los e transformar o hábito numa estratégia.
Quer discutir a sua estratégia MRO com um parceiro experiente? Escreva-nos através da página de contacto.
Perguntas frequentes
O que são compras estratégicas?
As compras estratégicas definem como uma empresa adquire as suas categorias a longo prazo. Incluem análises de mercado, seleção de fornecedores, conceção de contratos, avaliação de riscos e objetivos de custos e de segurança de abastecimento. As compras operacionais concretizam estas orientações em encomendas concretas. As compras estratégicas pensam em anos, as operacionais em dias e semanas.
Qual é a diferença entre compras estratégicas e compras operacionais?
As compras estratégicas desenvolvem estratégias por categoria, selecionam fornecedores, negociam contratos-quadro e avaliam riscos. As compras operacionais encomendam com base nisso, acompanham prazos de entrega e resolvem desvios. Ambas dependem uma da outra. Nas peças de substituição falta muitas vezes o nível estratégico, pelo que as compras operacionais trabalham sem orientações claras.
O que é a matriz de Kraljic?
A matriz de Kraljic é uma ferramenta de portefólio das compras estratégicas. Classifica as categorias segundo o impacto no resultado e o risco de abastecimento em quatro quadrantes: artigos não críticos, artigos de alavancagem, artigos de estrangulamento e artigos estratégicos. Para cada quadrante aplicam-se estratégias de aquisição diferentes. Muitas peças de substituição caem no quadrante dos artigos de estrangulamento, ou seja, baixo valor com risco elevado.
Como se desenvolve uma estratégia para peças de substituição?
Segmente as suas peças de substituição em conjunto com a manutenção segundo o valor e o risco de abastecimento. Defina para cada segmento os canais de aquisição adequados, por exemplo catálogos, contratos-quadro ou canais múltiplos assegurados. Defina o papel dos seus fornecedores, melhore os dados mestre e meça a disponibilidade, os custos de processo e as paragens em vez de apenas os preços.