En resumen
Las compras operativas abarcan la tramitación continua de pedidos, desde la solicitud de pedido, el pedido y la recepción de mercancía hasta la verificación de facturas.
Contenido
¿Qué es Compras operativas?
Las compras operativas garantizan que los materiales y servicios necesarios estén disponibles en el momento adecuado, en la cantidad correcta y en las condiciones acordadas. Trabajan dentro del marco que fijan las compras estratégicas mediante la selección de proveedores, las estrategias por familia de productos y los contratos.
El proceso típico empieza con la solicitud de pedido de un departamento técnico, por ejemplo mantenimiento. Compras la revisa, pide ofertas si es necesario o utiliza contratos existentes, emite el pedido y supervisa la confirmación del pedido y la fecha de entrega. Tras la recepción de la mercancía sigue la verificación de la factura, normalmente como cotejo de pedido, recepción y factura. A ello se suman el seguimiento de plazos, las reclamaciones y el mantenimiento de datos maestros.
Los indicadores son, por ejemplo, el tiempo de ciclo por pedido, la proporción de pedidos a través de contratos o catálogos y los costes de proceso por pedido. Muchas empresas automatizan los procesos recurrentes para que las compras operativas puedan centrarse en los casos especiales. Precisamente en mantenimiento surgen muchos de estos casos especiales, porque las necesidades aparecen a corto plazo, en pequeñas cantidades y para piezas muy diversas. Unas reglas de aprobación claras y unos buenos datos maestros acortan aquí notablemente el tiempo de ciclo.
En la práctica: mantenimiento y compras
En los repuestos, una solicitud de pedido completa es lo que más tiempo ahorra: la referencia del fabricante, el fabricante, la cantidad, la urgencia y el lugar de uso deberían registrarse ya en la solicitud. Para los casos urgentes ayuda un proceso de emergencia acordado con límites de aprobación claros.
Sinónimos y abreviaturas: tramitación de pedidos · aprovisionamiento operativo · operational procurement · Purchase-to-Pay (P2P) · gestión operativa de compras
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre compras operativas y compras estratégicas?
Las compras estratégicas planifican a largo plazo: analizan mercados, seleccionan proveedores, desarrollan estrategias por familia de productos y negocian contratos marco. Las compras operativas aplican estas directrices en el día a día, tramitan pedidos concretos, hacen seguimiento de plazos y aclaran desviaciones. Ambas áreas están estrechamente entrelazadas.
¿Cómo es un proceso de pedido en compras operativas?
Al principio está la solicitud de pedido de un departamento técnico. Tras su revisión y aprobación, compras emite el pedido, en su caso tras solicitar ofertas o como pedido de entrega de un contrato. Siguen la confirmación del pedido, el seguimiento de plazos, la recepción de mercancía con su control y, por último, la verificación de la factura antes de autorizar el pago.
¿Qué significa el cotejo a tres bandas en la verificación de facturas?
En el cotejo a tres bandas se comparan entre sí el pedido, la contabilización de la recepción de mercancía y la factura. Si coinciden cantidad, precio y condiciones, la factura puede aprobarse. Las desviaciones se aclaran antes de pagar. El procedimiento evita pagos por posiciones no suministradas o mal facturadas.
¿Qué tareas tienen las compras operativas?
Entre sus tareas están la tramitación de solicitudes de pedido, la petición de ofertas para necesidades puntuales, la emisión de pedidos y pedidos de entrega, el seguimiento de plazos, la aclaración de desviaciones de entrega y de calidad, el apoyo en la verificación de facturas y el mantenimiento de los datos maestros de proveedores y materiales. Las necesidades recurrentes se tramitan cada vez más mediante catálogos o pedidos automatizados.