En bref
Le purchase-to-pay (P2P) désigne le processus d’achat de bout en bout, de l’expression du besoin à la commande et à la réception jusqu’au paiement de la facture.
Sommaire
Purchase-to-pay : définition
Le processus purchase-to-pay relie les achats, le magasin et la comptabilité. Il commence par une demande d’achat, passe par la validation, la commande et l’accusé de réception de commande jusqu’à la réception des marchandises, et se termine par la vérification de la facture et le paiement. Le terme procure-to-pay est le plus souvent employé comme synonyme, mais parfois dans un sens plus large, incluant la sélection des fournisseurs et la gestion des contrats.
Un instrument de contrôle central est le rapprochement à trois voies : la commande, la réception et la facture sont contrôlées quant à la concordance de l’article, de la quantité et du prix avant la mise en paiement. Des indicateurs comme le délai de traitement par commande, la part des commandes passées sur catalogue ou contrat-cadre, le coût de processus par commande et la part de factures comportant des écarts montrent l’efficacité du processus. Plus les écarts doivent être traités manuellement, plus le paiement prend du temps et plus les coûts de processus sont élevés.
Dans le domaine MRO en particulier, avec ses nombreuses petites commandes, le coût du processus dépasse souvent la valeur de la marchandise. L’automatisation par les achats électroniques, les catalogues, les commandes d’appel et la facturation électronique réduit cet effort. En même temps, un processus P2P bien maîtrisé garantit que les commandes d’urgence restent traçables et ne sont pas traitées en contournant les achats.
En pratique : maintenance et achats
De nombreux écarts de facturation proviennent de commandes imprécises. Des désignations d’articles univoques avec la référence fabricant, des prix convenus et des adresses de livraison claires dans la commande facilitent le rapprochement ultérieur et accélèrent la validation.
Synonymes et abréviations: P2P · procure-to-pay · purchase to pay · processus de la commande au paiement
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre purchase-to-pay et procure-to-pay ?
Les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes. Lorsqu’on les distingue, le purchase-to-pay décrit le déroulement opérationnel de la commande au paiement, tandis que le procure-to-pay inclut en plus des étapes amont comme la planification des besoins, la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats. La délimitation applicable est généralement fixée par chaque entreprise dans sa description de processus.
Quelles étapes comprend le processus P2P ?
Les étapes typiques sont l’expression du besoin ou la demande d’achat, la validation, la commande auprès du fournisseur, l’accusé de réception de commande, la réception des marchandises avec contrôle, la réception de la facture, la vérification de la facture par rapprochement avec la commande et la réception, puis le paiement. Selon l’entreprise s’ajoutent des étapes comme la sélection des fournisseurs ou l’appel sur contrat-cadre.
Qu’est-ce qu’un rapprochement à trois voies ?
Lors du rapprochement à trois voies, la comptabilité compare la commande, l’enregistrement de la réception et la facture du fournisseur. Si les articles, les quantités et les prix concordent, la facture peut être validée. Les écarts, par exemple des livraisons partielles ou des différences de prix, sont clarifiés avant le paiement. On évite ainsi les doubles paiements et les paiements de marchandises non livrées.