In breve
La gestione del tail spend governa la parte della spesa d'acquisto distribuita su molti ordini piccoli e irregolari presso numerosi fornitori.
Indice
Che cos’è Gestione del tail spend?
Si definisce tail spend la lunga coda della distribuzione della spesa: a una grande quota di fornitori e ordini corrisponde solo una piccola quota del volume d'acquisto. Tipici sono acquisti una tantum, piccoli ordini senza contratto, ordini a fornitori occasionali e fabbisogni al di fuori dei cataloghi consolidati. Molte di queste operazioni aggirano gli acquisti strategici.
Il problema risiede meno nel volume che nei costi di processo e nella mancanza di trasparenza. Ogni ordine genera un onere per richiesta, approvazione, creazione dell'anagrafica fornitore, ricevimento merci e verifica della fattura, indipendentemente dal valore dell'ordine. A ciò si aggiungono rischi di compliance quando i fornitori non sono verificati.
La gestione del tail spend punta su analisi, accorpamento e processi semplificati: cataloghi per il fabbisogno standard, contratti quadro, carte acquisti, l'accorpamento presso pochi partner o l'esternalizzazione a un fornitore di servizi che si fa carico di molti fabbisogni singoli. Il presupposto è la trasparenza: solo un'analisi ripulita dei fornitori e degli ordini mostra quali fabbisogni si possono accorpare e quali casi singoli restano.
In pratica: manutenzione e acquisti
Nelle aziende di produzione gran parte del tail spend è costituita da ricambi e parti soggette a usura dei produttori più disparati. L'accorpamento conviene soprattutto dove finora i manutentori ordinano da soli e singolarmente presso molti distributori.
Sinonimi e abbreviazioni: tail spend management · tail spend · long tail spend · spesa di coda
Domande frequenti
Come si riconosce il tail spend nella propria azienda?
Il punto di partenza è un'analisi di tutti i fornitori e degli ordini per volume. Ordinando i fornitori per fatturato in modo decrescente, emerge di solito una lunga coda di molti fornitori con importi ridotti. Segnali sono inoltre fornitori occasionali, ordini senza contratto o catalogo e fatture senza ordine preventivo. Una pulizia delle anagrafiche fornitori duplicate rende il quadro molto più significativo.
Perché il tail spend genera costi elevati?
I costi nascono meno dalla spesa in sé che dalla gestione. Ogni piccolo ordine attraversa richiesta, approvazione, eventualmente creazione del fornitore, ricevimento merci e controllo fatture, con un onere simile a quello di un ordine grande. A ciò si aggiungono fornitori non verificati, sconti mancati e scarsa trasparenza. Con molte operazioni, i costi di processo possono superare il valore della merce.
Quali misure aiutano nella gestione del tail spend?
Si sono dimostrati efficaci cataloghi per articoli standard ricorrenti, contratti quadro con pochi fornitori preferiti e canali d'ordine semplificati per i piccoli fabbisogni, ad esempio carte acquisti con limiti chiari. Un'ulteriore leva è l'aggregazione di molti fabbisogni singoli presso un partner che procura anche articoli rari. È importante che per i richiedenti i nuovi canali siano più semplici dei precedenti ordini diretti.