In breve
Con l'outsourcing degli acquisti un'azienda affida in modo stabile compiti di acquisto o intere categorie merceologiche a un fornitore di servizi esterno.
Indice
Che cos’è Outsourcing degli acquisti?
L'outsourcing degli acquisti, a livello internazionale procurement outsourcing, va da singole fasi di processo fino alla piena responsabilità per una categoria merceologica. Si esternalizzano ad esempio ricerca dei fornitori e raccolta delle offerte, gestione degli ordini, sollecito delle consegne, controllo qualità o la gestione del tail spend. Le decisioni strategiche e la sovranità sul budget restano di solito all'azienda committente.
Le ragioni sono capacità mancanti nel proprio ufficio acquisti, costi di processo elevati con molti piccoli ordini, accesso a conoscenza del mercato e reti di fornitori nonché l'accorpamento dei volumi. Strettamente correlato è il modello procurement as a service, in cui le prestazioni vengono richiamate in modo flessibile secondo necessità.
I presupposti per un buon outsourcing sono perimetri di prestazione chiaramente definiti, indicatori come tempo di attraversamento, puntualità di consegna e risparmio, modelli di compenso trasparenti e interfacce regolate con manutenzione, assicurazione qualità e contabilità. Importante è anche la pianificazione dell'uscita: dati, contatti dei fornitori e documentazione contrattuale dovrebbero essere documentati in modo che resti possibile cambiare fornitore di servizi o reinternalizzare negli acquisti propri. Allo stesso modo dovrebbe essere regolato chi detiene i contratti con i fornitori e chi risponde nei confronti dei fornitori.
In pratica: manutenzione e acquisti
Nell'ambito dei ricambi si esternalizza spesso per prima la parte difficile da pianificare: parti rare, fuori produzione o di altri produttori, per le quali la ricerca interna costa molto tempo. Il fabbisogno standard resta allora nel proprio sistema tramite cataloghi e contratti quadro.
Sinonimi e abbreviazioni: procurement outsourcing · esternalizzazione degli acquisti · procurement as a service · servizio acquisti esterno
Domande frequenti
Quali compiti d'acquisto si possono esternalizzare?
Si possono esternalizzare singole fasi del processo, come ricerca fornitori, raccolta di offerte, gestione degli ordini, sollecito delle consegne o verifica delle fatture, ma anche interi gruppi merceologici. Particolarmente spesso ciò riguarda fabbisogni indiretti, piccoli ordini e pezzi difficili da reperire. Le decisioni strategiche, la responsabilità di budget e la definizione dei requisiti restano di norma all'azienda committente, che governa la prestazione tramite indicatori.
Qual è la differenza tra outsourcing degli acquisti e procurement as a service?
Nel classico outsourcing degli acquisti un fornitore di servizi assume stabilmente compiti o gruppi merceologici definiti, spesso con un perimetro di prestazioni fisso e una durata contrattuale più lunga. Il procurement as a service punta maggiormente su un utilizzo flessibile: le prestazioni vengono richiamate secondo necessità e spesso fatturate per volume o per operazione. I confini sono sfumati e molti modelli combinano prestazioni di base fisse con moduli legati al fabbisogno.
Quali rischi comporta l'esternalizzazione degli acquisti?
Tra i rischi rientrano la perdita della propria conoscenza del mercato, la dipendenza dal fornitore di servizi e responsabilità poco chiare nei punti di interfaccia. Vanno regolati anche protezione dei dati, riservatezza dei dati dei fornitori e la questione della responsabilità nei confronti dei fornitori. Si può intervenire con descrizioni chiare delle prestazioni, indicatori misurabili, report regolari e una regolamentazione documentata del passaggio di consegne in caso di cambio.