In breve
Una richiesta di offerta (RFQ, Request for Quotation) invita i fornitori a presentare un'offerta di prezzo vincolante per articoli o servizi chiaramente specificati.
Indice
Che cos’è Richiesta di offerta?
La richiesta di offerta è il passaggio formale che precede l'ordine: gli acquisti descrivono il fabbisogno e chiedono a uno o più fornitori un'offerta su prezzo, tempi di consegna e condizioni. Va distinta dalla RFI (Request for Information), che raccoglie inizialmente solo informazioni su fornitori e soluzioni, e dalla RFP (Request for Proposal), in cui gli offerenti elaborano una propria proposta di soluzione per un problema descritto in modo più aperto.
Una buona richiesta tecnica contiene il codice produttore e il produttore, per i ricambi possibilmente i dati di targa o una foto, la quantità, la data desiderata, il luogo di consegna e i documenti richiesti, come certificati di controllo o dichiarazioni di conformità. Si aggiungono un termine per la presentazione dell'offerta e l'indicazione se sono ammesse alternative equivalenti.
Quanto più uniforme è la richiesta, tanto meglio si possono confrontare le offerte. Le differenze spesso non stanno nel prezzo unitario, ma nei tempi di consegna, nelle quantità minime, nei certificati, nella garanzia o nel fatto che venga offerto davvero il pezzo originale o una parte alternativa. Un confronto delle offerte dovrebbe mettere a confronto esplicitamente questi punti, affinché non venga aggiudicata un'offerta apparentemente conveniente ma incompleta.
In pratica: manutenzione e acquisti
Per i ricambi è consigliabile un modello fisso con campi obbligatori per codice produttore, targhetta identificativa, quantità, data desiderata e certificati necessari. I fornitori dovrebbero indicare espressamente se offrono pezzi originali o alternativi e se consegnano da magazzino o su ordinazione.
Sinonimi e abbreviazioni: richiesta di quotazione · richiesta di preventivo · Request for Quotation · RFQ · gara (forma semplificata)
Domande frequenti
Qual è la differenza tra RFI, RFQ e RFP?
Una RFI serve a sondare il mercato e raccoglie informazioni generali su offerenti e soluzioni. Una RFQ richiede un'offerta di prezzo concreta per un fabbisogno già chiaramente specificato. Una RFP si usa quando il fabbisogno è descritto solo come obiettivo o problema e gli offerenti devono presentare propri concetti di soluzione con il relativo prezzo.
Quali dati deve contenere una richiesta di offerta per ricambi?
Sono importanti produttore e codice produttore, in caso di designazione poco chiara i dati della targhetta identificativa o una foto, la quantità necessaria, la data desiderata e il luogo di consegna. A ciò si aggiungono i documenti richiesti, come certificati di fabbrica o dichiarazioni di conformità, e l'indicazione se sono ammesse parti alternative equivalenti.
Come si confrontano correttamente le offerte ricevute su una RFQ?
Oltre al prezzo unitario andrebbero confrontati tempi di consegna, quantità minime, supplementi, condizioni di pagamento, garanzia e certificati forniti. Decisivo è anche se viene offerto esattamente il pezzo richiesto o un'alternativa. Un modello di richiesta uniforme e un confronto in tabella facilitano notevolmente la valutazione.
A quanti fornitori conviene chiedere un'offerta?
Non esiste un numero fisso; dipende da valore, criticità e policy interna degli acquisti. Per i pezzi standard bastano spesso poche offerte di confronto, per valori elevati le policy ne richiedono spesso diverse. Per i pezzi prodotti solo dal costruttore originale la concorrenza è comunque limitata.