En bref
Les achats opérationnels couvrent le traitement courant des commandes, de la demande d’achat à la commande, la réception et le contrôle des factures.
Sommaire
Achats opérationnels : définition
Les achats opérationnels veillent à ce que les matières et prestations nécessaires soient disponibles au bon moment, en bonne quantité et aux conditions convenues. Ils agissent dans le cadre fixé par les achats stratégiques à travers la sélection des fournisseurs, les stratégies par famille d’achat et les contrats.
Le déroulement type commence par la demande d’achat d’un service, par exemple la maintenance. Les achats la vérifient, demandent des offres si nécessaire ou utilisent des contrats existants, émettent la commande et suivent l’accusé de réception de commande et la date de livraison. Après la réception des marchandises vient le contrôle des factures, le plus souvent sous forme de rapprochement entre commande, réception et facture. S’y ajoutent la relance, les réclamations et la gestion des données de base.
Les indicateurs sont par exemple le délai de traitement par commande, la part des commandes passées via des contrats ou des catalogues et le coût de processus par commande. De nombreuses entreprises automatisent les processus récurrents afin que les achats opérationnels puissent se concentrer sur les cas particuliers. C’est précisément en maintenance que naissent nombre de ces cas particuliers, car les besoins surviennent à court terme, en petites quantités et pour des pièces très diverses. Des règles d’approbation claires et de bonnes données de base raccourcissent ici sensiblement le délai de traitement.
En pratique : maintenance et achats
Pour les pièces de rechange, c’est une demande d’achat complète qui fait gagner le plus de temps : la référence fabricant, le fabricant, la quantité, l’urgence et le lieu d’utilisation devraient déjà être saisis lors de la demande. Pour les urgences, une procédure d’urgence concertée avec des seuils d’approbation clairs est utile.
Synonymes et abréviations: approvisionnement opérationnel · traitement des commandes · operational procurement · purchase-to-pay (P2P) · achats courants
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre achats opérationnels et achats stratégiques ?
Les achats stratégiques planifient à long terme : ils analysent les marchés, sélectionnent les fournisseurs, élaborent des stratégies par famille d’achat et négocient des contrats-cadres. Les achats opérationnels mettent ces orientations en œuvre au quotidien, traitent les commandes individuelles, suivent les délais et règlent les écarts. Les deux domaines sont étroitement imbriqués.
Comment se déroule un processus de commande dans les achats opérationnels ?
Au départ se trouve la demande d’achat d’un service. Après vérification et approbation, les achats émettent la commande, le cas échéant après consultation ou sous forme d’appel sur un contrat. Suivent l’accusé de réception de commande, le suivi des délais, la réception des marchandises avec contrôle et enfin le contrôle de la facture avant la mise en paiement.
Que signifie le rapprochement à trois voies dans le contrôle des factures ?
Dans le rapprochement à trois voies, la commande, l’enregistrement de la réception et la facture sont comparés entre eux. Si la quantité, le prix et les conditions concordent, la facture peut être approuvée. Les écarts sont clarifiés avant le paiement. La procédure évite de payer des positions non livrées ou mal facturées.
Quelles sont les missions des achats opérationnels ?
Les missions comprennent le traitement des demandes d’achat, la consultation pour des besoins ponctuels, l’émission des commandes et des appels, le suivi des délais, le règlement des écarts de livraison et de qualité, le soutien au contrôle des factures ainsi que la gestion des données fournisseurs et articles. Les besoins récurrents sont de plus en plus traités via des catalogues ou des appels automatisés.