In breve
Gli acquisti operativi comprendono la gestione corrente degli ordini, dalla richiesta d'acquisto all'ordine e al ricevimento merci fino al controllo fatture.
Indice
Che cos’è Acquisti operativi?
Gli acquisti operativi fanno sì che materiali e servizi necessari siano disponibili al momento giusto, nella quantità giusta e alle condizioni concordate. Operano entro il quadro che gli acquisti strategici definiscono tramite selezione dei fornitori, strategie per gruppo merceologico e contratti.
Il flusso tipico inizia con la richiesta d'acquisto di un reparto, ad esempio la manutenzione. Gli acquisti la verificano, se necessario raccolgono offerte o utilizzano contratti esistenti, emettono l'ordine e sorvegliano conferma d'ordine e data di consegna. Dopo il ricevimento merci segue il controllo fatture, di solito come confronto tra ordine, entrata merci e fattura. Si aggiungono sollecito delle consegne, reclami e gestione dei dati anagrafici.
Indicatori sono ad esempio il tempo di attraversamento per ordine, la quota di ordini tramite contratti o cataloghi e i costi di processo per ordine. Molte aziende automatizzano i processi ricorrenti, affinché gli acquisti operativi possano concentrarsi sui casi particolari. Proprio nella manutenzione nascono molti di questi casi, perché i fabbisogni si presentano a breve termine, in piccole quantità e per pezzi molto diversi. Regole di approvazione chiare e buoni dati anagrafici riducono qui sensibilmente il tempo di attraversamento.
In pratica: manutenzione e acquisti
Per i ricambi, una richiesta d'acquisto completa fa risparmiare più tempo di ogni altra cosa: codice produttore, produttore, quantità, urgenza e luogo d'impiego dovrebbero essere già registrati nella richiesta. Per i casi urgenti è utile un processo d'emergenza concordato con limiti di approvazione chiari.
Sinonimi e abbreviazioni: gestione degli ordini · approvvigionamento operativo · operational procurement · purchase-to-pay (P2P)
Domande frequenti
Qual è la differenza tra acquisti operativi e acquisti strategici?
Gli acquisti strategici pianificano a lungo termine: analizzano i mercati, selezionano i fornitori, sviluppano strategie per gruppo merceologico e negoziano contratti quadro. Gli acquisti operativi attuano queste indicazioni nell'attività quotidiana, gestiscono i singoli ordini, seguono le scadenze e chiariscono le difformità. Le due aree sono strettamente interconnesse.
Come si svolge un processo d'ordine negli acquisti operativi?
All'inizio c'è la richiesta d'acquisto di un reparto. Dopo verifica e approvazione, gli acquisti emettono l'ordine, eventualmente dopo aver raccolto offerte o come richiamo da un contratto. Seguono conferma d'ordine, monitoraggio delle scadenze, ricevimento merci con controllo e infine il controllo fatture prima dell'autorizzazione al pagamento.
Che cosa significa three-way match nel controllo fatture?
Nel three-way match si confrontano ordine, registrazione dell'entrata merci e fattura. Se quantità, prezzo e condizioni coincidono, la fattura può essere approvata. Le difformità vengono chiarite prima del pagamento. La procedura evita pagamenti per posizioni non consegnate o fatturate in modo errato.
Quali compiti hanno gli acquisti operativi?
Tra i compiti rientrano la gestione delle richieste d'acquisto, la raccolta di offerte per fabbisogni singoli, l'emissione di ordini e richiami, il sollecito delle consegne, il chiarimento di difformità di consegna e qualità, il supporto al controllo fatture e la cura dei dati anagrafici di fornitori e materiali. I fabbisogni ricorrenti sono gestiti sempre più tramite cataloghi o richiami automatizzati.