Häufige Fragen

Sie senden uns die Teilenummer, die Modellbezeichnung oder eine Beschreibung des benötigten Teils, telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular. Wir ermitteln den Bedarf, holen Angebote von verschiedenen Lieferanten ein und klären technische Details. Danach erhalten Sie ein Angebot mit konkreten Optionen, Preisen und Lieferzeiten. Erst mit Ihrer Bestellung beauftragen wir den Lieferanten.

Mehr dazu: KontaktBeschaffungDie perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Website. Die Zentrale in Hamburg erreichen Sie unter +49 40 766189 0. Die Kontaktdaten unserer Standorte in den USA, in Mexiko, Brasilien, Argentinien, China und Portugal finden Sie auf der Kontaktseite.

Mehr dazu: KontaktStandorte

Industrieteile haben selten feste Listenpreise. Der Preis hängt von Spezifikation, Hersteller, Menge, Verfügbarkeit und Zielort ab und ändert sich mit der Marktlage. Deshalb ermitteln wir für jede Anfrage das wirtschaftlichste Angebot und nennen Ihnen Preis, Verfügbarkeit und Lieferzeit im Angebot.

Mehr dazu: Der wahre Grund, warum Top MRO Suppliers keine Preise online zeigenAnfrage (RFQ, Request for Quotation)

Sie erhalten konkrete Optionen mit Preisen und Lieferzeiten. Das kann das Originalteil sein oder, wenn Sie es zulassen, eine technisch gleichwertige Alternative. Nennen Sie uns Ihre Prioritäten wie Kosten, Lieferzeit oder Ökobilanz, dann berücksichtigen wir sie bei der Auswahl des Lieferanten.

Mehr dazu: BeschaffungAlternativteil (Äquivalenzteil)

Nein. Die Anfrage dient dazu, die Beschaffungswege und Optionen für ein Teil zu ermitteln. Ob Sie bestellen, entscheiden Sie auf Basis unseres Angebots. Erst mit Ihrer Bestellung beauftragen wir den Lieferanten.

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Das hängt vom Teil, vom Lieferanten und vom Zielort ab. Eine pauschale Angabe wäre deshalb nicht seriös. Die Lieferzeit nennen wir Ihnen im Angebot, zusammen mit Preis und Optionen. Ist Ihnen die Lieferzeit wichtiger als der Preis, sagen Sie es uns, dann berücksichtigen wir das bei der Lieferantenauswahl.

Mehr dazu: ErsatzteilmanagementFreitag, 16:40 Uhr: Die Linie steht. Was jetzt zählt

Nennen Sie in der Anfrage den Anlass und einen realistischen Zieltermin und unterscheiden Sie zwischen Stillstand, geplanter Wartung und Lagerauffüllung. So kann der passende Bezugsweg gewählt werden. Schreiben Sie außerdem, ob ein gleichwertiges Teil oder ein Nachfolgetyp erlaubt ist, denn das öffnet oft schnellere Wege.

Mehr dazu: Freitag, 16:40 Uhr: Die Linie steht. Was jetzt zähltStillstandskostenErsatzteilmanagement

Ja. Für Wartungsstillstände oder Lagerauffüllungen hilft eine Tabelle mit einer Zeile pro Position und den Angaben als Spalten, etwa Hersteller, vollständige Teilenummer und Menge. Nummerieren Sie die Positionen und benennen Sie Fotos mit derselben Nummer. So bleibt auch eine lange Liste übersichtlich, und Rückfragen lassen sich eindeutig zuordnen.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Ja. Der After Sales Service gehört zu unserem Ablauf, ebenso wie die technische Klärung vor der Bestellung. Platzierte Aufträge verfolgen wir laufend nach, und bei Fragen zu einem gelieferten Teil sind wir weiterhin Ihr Ansprechpartner.

Mehr dazu: ErsatzteilmanagementKontakt

Mindestens die Teilenummer, die Modellbezeichnung oder eine Beschreibung des Teils. Je mehr Angaben vorliegen, desto gezielter können wir suchen: Hersteller, vollständige Teilenummer, Foto des Typenschilds, Seriennummer, Menge, Zieltermin und Lieferland. Eine Checkliste mit zwölf Angaben finden Sie in unserem Blog.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenHerstellerteilenummer (MPN)

Das Foto ist die beste Absicherung gegen Abschreibfehler. Es zeigt Hersteller, Teilenummer und oft weitere technische Daten auf einen Blick. Fotografieren Sie das Schild frontal, scharf und vollständig, ohne Spiegelung, und senden Sie das Bild in Originalauflösung. Ein Foto vom Teil ohne Typenschild führt dagegen meist zu Rückfragen.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenHerstellerteilenummer (MPN)

Gerade in der Automatisierungstechnik unterscheiden sich Varianten oft nur in den letzten Zeichen. Ein fehlendes Suffix kann eine andere Spannung, einen anderen Anschluss oder einen anderen Firmwarestand bedeuten. Geben Sie die Bestellnummer deshalb mit allen Zusätzen, Bindestrichen und Versionsangaben an.

Mehr dazu: Herstellerteilenummer (MPN)Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Schicken Sie trotzdem, was Sie haben: Fotos des Teils und der Einbausituation, Maße und die Anwendung. Technische Kerndaten sind dann der wichtigste Ersatz, bei Motoren etwa Leistung, Spannung und Drehzahl, bei Lagern die Abmessungen. Sagen Sie offen, was fehlt, dann können wir gezielt nachfragen.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenAbgekündigte Teile

Bei Motoren Leistung, Spannung, Frequenz, Drehzahl, Bauform und Wellendurchmesser. Bei Lagern Innen- und Außendurchmesser, Breite und Abdichtung. Bei Ventilen Funktion, Anschlussgröße, Betriebsdruck und Spulenspannung. Bei Sensoren Bauform, Schaltabstand, Ausgang und Anschluss. Bei Dichtungen Maße, Werkstoff, Medium und Temperatur.

Mehr dazu: ElektromotorWälzlagerMagnetventilDie perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Ein frontales Foto des Typenschilds, ein Übersichtsfoto und eine Nahaufnahme. Fotos der Einbausituation zeigen Bauform, Anschlüsse und Befestigung. Bei Maßen hilft ein Zollstock oder Messschieber im Bild, bei Steckern eine Aufnahme von vorn. Senden Sie die Bilder in Originalauflösung und nicht komprimiert über einen Messenger.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Ja. Braucht ein Teil bestimmte Nachweise, etwa ein Werkszeugnis, ein Ursprungszeugnis oder eine Konformitätserklärung, oder gibt es Vorgaben zu Verpackung und Kennzeichnung, gehören diese in die Anfrage. Wer sie erst nach der Bestellung nennt, riskiert Verzögerungen.

Mehr dazu: DIN EN 10204 (Prüfbescheinigungen)UrsprungszeugnisEU-Konformitätserklärung

Das Land bestimmt Einfuhrvorschriften und Dokumente und manchmal auch, welche Ausführung eines Teils zulässig ist. Fehlt es in der Anfrage, muss das Angebot später neu kalkuliert werden. Geben Sie deshalb Werk, Adresse und Land gleich mit an.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenZolltarifnummer (HS-Code)

Am besten eine Person, die technische Rückfragen beantworten kann. Oft ist das jemand aus der Instandhaltung und nicht der Einkauf. Eine Telefonnummer, die tagsüber erreichbar ist, spart häufig mehr Zeit als jede schriftliche Erklärung.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenInstandhaltung

MRO-Teile, also alle Teile, die Anlagen, Maschinen und Betriebe am Laufen halten: von Lagern, Dichtungen und Antriebskomponenten bis zu Ersatz- und Verschleißteilen. Dazu kommen C-Materialien und Direktmaterialien, von kleinen Schrauben bis zu großen CapEx-Industriegütern. Auch obsolete und abgekündigte Teile gehören dazu.

Mehr dazu: BeschaffungMRO (Maintenance, Repair and Operations)Verschleißteile

Ja. Wir holen für jedes Teil Angebote von verschiedenen Lieferanten ein, über Hersteller- und Ländergrenzen hinweg. Statt viele Lieferanten selbst zu koordinieren, arbeiten Sie mit einem Partner. Ihr Lieferantenstamm wird kleiner, und Teile verschiedener Lieferanten bündeln wir zu gemeinsamen Lieferungen.

Mehr dazu: Beschaffung auslagernLieferantenkonsolidierungGlobal Sourcing

Nein. KTB ist kein autorisierter Händler der auf der Website genannten Marken. Wir beschaffen Teile über unser weltweites Lieferantennetz. Hersteller und Teilenummer dienen dazu, das gesuchte Teil eindeutig zu identifizieren.

Mehr dazu: HerstellerBeschaffung

Senden Sie uns trotzdem Hersteller und Teilenummer. Die Produkt- und Herstellerseiten zeigen nur einen Ausschnitt dessen, was wir beschaffen. Wir durchsuchen unser weltweites Lieferantennetz und prüfen die Beschaffungswege, auch für schwer erhältliche Teile.

Mehr dazu: ProdukteHerstellerKontakt

Ja. Auch bei kleinen Bedarfen und C-Teilen holen wir Angebote von verschiedenen Lieferanten ein, sodass Sie einen echten Vergleich mehrerer Bezugsquellen erhalten. Das Spektrum reicht von kleinen Schrauben bis zu großen CapEx-Industriegütern.

Mehr dazu: C-Teile-ManagementBeschaffung auslagern

Ja. Für Direktmaterialien und Verschleißteile, die regelmäßig gebraucht werden, erstellen wir exakt abgestimmte Lieferprogramme. Das verringert den Aufwand für wiederkehrende Bestellungen und hilft, Ausfallzeiten zu vermeiden.

Mehr dazu: BeschaffungVerschleißteile

MRO steht für Maintenance, Repair and Operations, also Instandhaltung, Reparatur und Betrieb. Gemeint sind alle Teile und Materialien, die Anlagen, Maschinen und Betriebe am Laufen halten, aber nicht ins Endprodukt eingehen, etwa Lager, Dichtungen, Antriebskomponenten und Verschleißteile.

Mehr dazu: MRO (Maintenance, Repair and Operations)Was ist MRO? Die Teile, die erst auffallen, wenn sie fehlenMRO-Beschaffung

Ja. Neben Ersatzteilen beschafft KTB auch große CapEx-Industriegüter. Für solche Anschaffungen bieten wir angepasste Konzepte zur Zwischenfinanzierung an, um möglichst schnelle Lieferungen zu ermöglichen.

Mehr dazu: BeschaffungFinanzierung

Ja. Industrielle Automatisierungsteile gehören ebenso zu unserem Alltag wie Lager, Dichtungen und Antriebskomponenten. In der Produktliste finden Sie zum Beispiel Sensoren, Pumpen, Ventile, Zylinder und Elektromotoren. Entscheidend für die Suche ist die vollständige Teilenummer des Herstellers.

Mehr dazu: SPS (Speicherprogrammierbare Steuerung)FrequenzumrichterHydraulikpumpePneumatikzylinder

Ja. Obsolete, abgekündigte und schwer beschaffbare Teile zu finden, gehört zu unseren Kernstärken. Wir durchsuchen unser weltweites Lieferantennetz, suchen nach Restbeständen und prüfen alle Beschaffungswege. Ist das Original nicht mehr zu bekommen, suchen wir technisch gleichwertige Alternativen.

Mehr dazu: Abgekündigte TeileObsoleszenzObsoleszenzmanagement: Wenn der Hersteller „abgekündigt“ sagt

Eine Zusage vorab ist nicht möglich, denn die Verfügbarkeit hängt vom einzelnen Teil ab. Wir prüfen die Beschaffungswege weltweit und suchen auch nach technisch gleichwertigen Alternativen. Danach melden wir uns mit den gefundenen Optionen samt Preis und Lieferzeit, und Sie entscheiden.

Mehr dazu: Abgekündigte TeileEnd of Life (EOL)

Ein Teil, das die technischen Anforderungen des Originals erfüllt, aber von einem anderen Hersteller oder aus einer anderen Baureihe stammen kann. Wir identifizieren solche Alternativen und klären die technischen Details mit Ihnen. Über den Einsatz in Ihrer Anlage entscheiden immer Sie.

Mehr dazu: Alternativteil (Äquivalenzteil)Abgekündigte Teile

Ja. Schreiben Sie, ob ein gleichwertiges Teil eines anderen Herstellers oder ein Nachfolgetyp angeboten werden darf und wer die Freigabe erteilt. Diese Angabe öffnet oft schnellere oder günstigere Wege. Fehlt sie, wissen wir nicht, ob wir einen Nachfolgetyp anbieten dürfen.

Mehr dazu: Die perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparenAlternativteil (Äquivalenzteil)

Obsoleszenzmanagement bedeutet, Abkündigungen von Bauteilen früh zu erkennen und den Ersatz zu planen, bevor eine Anlage stillsteht. Dazu gehört die Frage, wie ein Teil beschafft wird, wenn der Hersteller es nicht mehr liefert. Bei dieser Beschaffung unterstützt KTB Ihre Instandhaltung.

Mehr dazu: ObsoleszenzmanagementAbkündigung (PCN/PDN)Last Time Buy (LTB)

Teilenummer, Modellbezeichnung oder eine Beschreibung des Bauteils, am besten mit Foto des Typenschilds, Fotos der Einbausituation und Angaben zur Anwendung. Die Anwendung ist besonders wichtig, wenn Alternativen geprüft werden. Wenn Sie das genaue Teil nicht kennen, fragen Sie uns nach Alternativen.

Mehr dazu: Abgekündigte TeileDie perfekte Ersatzteilanfrage: 12 Angaben, die Tage sparen

Ja. Die Ware kommt in unser eigenes Zentrallager in Hamburg. Dort prüfen unsere Mitarbeiter Qualität und Quantität, bevor die Teile zu Ihnen gehen. Jedes Produkt wird gekennzeichnet, etikettiert und von erfahrenen Kontrolleuren freigegeben.

Mehr dazu: InspektionWareneingangskontrolleQualitätsprüfung

Technische Unklarheiten klären wir vor der Bereitstellung mit dem jeweiligen Hersteller, damit nur einwandfreie Teile weitergehen. Das senkt die Reklamationsrate für Kunden und Hersteller.

Mehr dazu: Inspektion

Unsere Exportverpackungen entsprechen internationalen Standards und schützen die Teile auf dem Weg zum Kunden. Für Holzverpackungen im internationalen Warenverkehr gilt der Standard ISPM 15. Vorgaben zu Verpackung oder Kennzeichnung nennen Sie am besten schon in der Anfrage.

Mehr dazu: Inspektion

Abweichungen werden erkannt, solange die Ware noch zentral bei uns liegt und nicht bereits bei Ihnen ist. Das verringert Reklamationen und die Arbeit in Ihrem Wareneingang. Sie erhalten nur vollständige und qualitätsgeprüfte Ware.

Mehr dazu: InspektionPre-Shipment Inspection (PSI)

Bei der Wareneingangsprüfung wird gelieferte Ware mit der Bestellung abgeglichen: Stimmen Teil, Menge und Zustand? Bei KTB findet sie im eigenen Zentrallager statt, bevor die Teile zu Ihnen gehen. Übernehmen Sie Hersteller, vollständige Teilenummer und Menge auch in Ihre Bestellung, dann kann Ihr eigener Wareneingang ebenso abgleichen.

Mehr dazu: WareneingangskontrolleInspektion

Sie übertragen Beschaffungsaufgaben an uns als externen Einkaufsdienstleister. Das umfasst Bedarfsermittlung, Lieferantenanfragen, die Auswahl des Lieferanten, die Nachverfolgung der Aufträge, die Prüfung im eigenen Zentrallager und die Lieferung. Die Entscheidung über jede Bestellung bleibt bei Ihnen.

Mehr dazu: Beschaffung auslagernBeschaffungsoutsourcing (Procurement Outsourcing)

Ja. C-Teile haben einen geringen Einzelwert, verursachen aber viele Positionen und Bestellungen. Wir übernehmen Anfragen, Lieferantenvergleich und Nachverfolgung für indirekte Materialien und C-Teile. Ihr Einkauf kann sich so auf strategische Themen konzentrieren.

Mehr dazu: C-Teile-ManagementIndirekter EinkaufBeschaffung auslagern

Sie bestellen bei einem Partner, sind aber nicht an eine Bezugsquelle gebunden. Für jedes Teil holen wir Angebote von verschiedenen Lieferanten ein und wählen nach Ihren Prioritäten aus: Kosten, Ökobilanz oder Lieferzeit. So verbinden Sie weniger Abstimmungsaufwand mit dem Vergleich mehrerer Angebote.

Mehr dazu: Single SourcingBeschaffung auslagern

Ersatzteilmanagement umfasst Planung, Bevorratung und Beschaffung von Ersatzteilen. KTB übernimmt die Beschaffung: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Nachverfolgung der Aufträge, Prüfung im Zentrallager und Lieferung. Planung und Bevorratung bleiben in Ihrer Hand.

Mehr dazu: ErsatzteilmanagementErsatzteilmanagementSicherheitsbestand

Durch eine effiziente Versorgung mit Ersatz- und Verschleißteilen: Wir suchen das passende Teil weltweit, klären technische Details und verfolgen Aufträge laufend nach. Für regelmäßig benötigte Teile erstellen wir abgestimmte Lieferprogramme. Ist ein Teil abgekündigt, suchen wir technisch gleichwertige Alternativen.

Mehr dazu: ErsatzteilmanagementStillstandskostenKritische Ersatzteile

Mit mehreren Hebeln: Konditionen mit Herstellern und Lieferanten, die Bündelung von Lieferanten und Bestellungen, weniger Reklamationen durch Prüfungen im KTB-Lager und ein kleinerer Lieferantenstamm. Diese Hebel wirken im Zusammenspiel und betrachten die Gesamtkosten der Beschaffung statt nur den Stückpreis.

Mehr dazu: KostenoptimierungTotal Cost of Ownership (TCO)Spend-Analyse

Ja. Wir holen Angebote ein und wählen den passenden Lieferanten nach Ihren Prioritäten aus, über jede Bestellung entscheiden aber Sie. Erst mit Ihrer Bestellung beauftragen wir den Lieferanten. Platzierte Aufträge verfolgen wir anschließend laufend nach.

Mehr dazu: Beschaffung auslagern

Ja. KTB erarbeitet individuelle Finanzierungskonzepte für den internationalen Handel, etwa Zwischenfinanzierungen, um Liquidität zu sichern und benötigte Teile verfügbar zu machen. Welche Lösung passt, hängt vom Einzelfall ab. Sprechen Sie uns dazu an.

Mehr dazu: FinanzierungKostenoptimierung

Ja. KTB beschafft weltweit und liefert international an Industriekunden, über Branchen- und Ländergrenzen hinweg. Die Export- und Zollabwicklung übernehmen wir als Teil der Beschaffung, damit das bestellte Teil zuverlässig an seinem Zielort ankommt.

Mehr dazu: BeschaffungStandorteAusfuhranmeldung

Der Hauptsitz ist in Hamburg. Weitere Standorte gibt es in Miami (USA), Monterrey (Mexiko), São Paulo (Brasilien), Córdoba (Argentinien), Shanghai (China) und Porto (Portugal), dazu eine Repräsentanz in Riad (Saudi-Arabien). So sind wir in sieben Zeitzonen für Sie erreichbar.

Mehr dazu: StandorteKontakt

Unser multilinguales Team mit Mitarbeitern aus 26 Nationen überbrückt Sprach- und Kulturbarrieren, im Gespräch mit Ihnen ebenso wie mit Lieferanten weltweit. Die Website gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Chinesisch.

Mehr dazu: Über unsKontakt

Für Industriekunden aus vielen Branchen, darunter Stahl, Papier, Chemie, Petrochemie, Zement, Bergbau, Energie, Wasser, Lebensmittel, Getränke, Textil und Gesundheit. Dank branchenübergreifender Erfahrung kennen wir die technischen Anforderungen unterschiedlicher Industriezweige.

Mehr dazu: Über unsErsatzteilmanagement

Ja. Die Export- und Zollabwicklung gehört bei KTB zur Beschaffung. So erhalten Sie Teile auch aus anderen Ländern, ohne den Außenhandel selbst organisieren zu müssen. Geben Sie in der Anfrage das Lieferland an, denn es bestimmt Einfuhrvorschriften und Dokumente.

Mehr dazu: AusfuhranmeldungZolltarifnummer (HS-Code)EORI-Nummer

Ja. Mit eigenen Gesellschaften in den USA und in China sind wir auch in diesen Märkten vor Ort. KTB USA in Miami versorgt Kunden weltweit mit Ersatzteilen aus den USA, KTB China hat seinen Sitz in Shanghai.

Mehr dazu: StandorteGlobal Sourcing

KTB ist ein Familienunternehmen aus Hamburg, gegründet 1976 und heute in zweiter Generation geführt. Wir sind auf die weltweite Beschaffung von Ersatzteilen, MRO-Teilen und Industriekomponenten spezialisiert. Über 160 Mitarbeiter aus 26 Nationen arbeiten für Industriekunden aus vielen Branchen.

Mehr dazu: Über uns50 Jahre KTB – Mehr als ein Jubiläum. Eine Haltung.

Seit 1976. KTB wurde in Hamburg von Bringfried Kitzinger und drei Partnern als Import- und Exportunternehmen gegründet. Seit 1979 liegt der Schwerpunkt auf Ersatz- und Verschleißteilen sowie Maschinen- und Anlagenkomponenten. Heute wird das Familienunternehmen in zweiter Generation geführt.

Mehr dazu: Über uns50 Jahre KTB – Mehr als ein Jubiläum. Eine Haltung.

Mehr als 800 Kunden verschiedenster Branchen arbeiten mit KTB zusammen. Einige Kunden in verschiedenen Ländern wickeln ihre MRO-Beschaffung exklusiv über uns ab.

Mehr dazu: Über uns

Im KTB-Glossar erklären wir Fachbegriffe aus Beschaffung, Instandhaltung, Ersatzteilen und Außenhandel kurz und verständlich, von MRO über Obsoleszenz bis zur Wareneingangskontrolle. Zu jedem Begriff gibt es eine Kurzdefinition, ein Beispiel aus der Praxis und Antworten auf häufige Fragen.

Mehr dazu: GlossarMRO-Beschaffung

Mit dem Konverter rechnen Sie Einheiten um, zum Beispiel Temperaturen zwischen Grad Celsius, Grad Fahrenheit und Kelvin oder Längen zwischen Millimeter, Meter, Zoll und Fuß. Das hilft, wenn technische Daten aus verschiedenen Ländern zusammenkommen.

Mehr dazu: Konverter

Lieferanten erreichen über unser weltweites Netzwerk mehr Kunden und haben mit KTB einen lokal ansässigen, liquiden Partner. Das bringt mehr Zahlungssicherheit und weniger Aufwand mit Exportgeschäften. Unser multilinguales Team erleichtert die Verständigung, und viele Geschäftsbeziehungen bestehen seit Jahren.

Mehr dazu: Partner

Ja. KTB veröffentlicht regelmäßig Stellen in verschiedenen Bereichen des Groß- und Außenhandels, in der Hauptniederlassung in Hamburg und an den weltweiten Standorten. In Hamburg beginnen jedes Jahr neue Auszubildende. Aktuelle Angebote finden Sie auf der Karriereseite.

Mehr dazu: Karriere